Deze tutorial leidt je door het proces van het instellen van promoties met unieke vouchercodes. Deze codes geven 100% korting op een specifiek product. Deze functie is vooral handig bij samenwerkingen met externe partijen, zoals Groupon of Tuango, voor promotiecampagnes.
Voordat we beginnen: in tegenstelling tot andere promoties worden vouchercodes niet door het platform zelf gegenereerd. Je moet ze uploaden als CSV-bestand. Dit is ideaal voor gezamenlijke promotiecampagnes waarbij een externe partner de codes genereert, je de lijst bezorgt en vervolgens de vouchers namens jou op hun platform verkoopt.
Stap 1: stel je promotie in
Ga naar Producten > Promoties, klik op Promotie toevoegen, selecteer de optie Vouchers en vul het formulier in:
Naam: dit is zichtbaar voor je leden.
Prijs (incl. btw): geef de omzet aan die je per verkochte voucher ontvangt. Deze omzet komt niet van het platform, maar van de derde partij die verantwoordelijk is voor de verkoop van de vouchercodes. Deze waarde is belangrijk voor het berekenen van de marginale waarde in de payroll en rapporten van docenten. Buiten de berekening van de marginale waarde behandelen rapporten (waaronder het aankooprapport) deze promotie echter als een korting van 100%, ongeacht de opgegeven prijs.
Selecteer een product: in tegenstelling tot andere promoties kun je hier maar één product selecteren, en alleen uit de volgende categorieën: Passen, Webshopartikelen, Afsprakenpassen of Packs. Let op: deze promotie kan niet worden toegepast op abonnementen.
Vink “Actief” aan om de promotie te activeren.
Stel optioneel een vervaldatum in door het bijbehorende vakje aan te vinken en de gewenste datum te selecteren.
Schakel optioneel “Beperk hoeveel vouchers elk lid kan kopen” in en geef het maximale aantal op. Standaard staat dit uit.
Indien ingeschakeld, beperkt dit hoeveel vouchers elk lid kan gebruiken op bsport. Omdat de vouchers niet via bsport worden verspreid, zorg ervoor dat leden niet meer vouchers kunnen kopen dan ze kunnen gebruiken.
Schakel optioneel de optie “Kan alleen worden gebruikt bij 1e aankoop” in als je wilt dat alleen nieuwe leden van deze promotie profiteren.
Wanneer je de vouchers via een derde partij verspreidt, zorg dan dat de gebruiksvoorwaarden duidelijk worden uitgelegd aan de kopers: welk product ze krijgen en, indien van toepassing, de vervaldatum en het maximumaantal per lid.
Stap 2: upload unieke vouchercodes
Je kunt het bestand naar het aangegeven vak slepen, of op het vak klikken om een bestand te selecteren.
Zorg ervoor dat je bestand een CSV-bestand is.
Het bestand mag niet groter zijn dan 1 MB.
Plaats de vouchercodes in de eerste kolom, één per rij, zonder koptekst.
Er mogen geen dubbele codes voorkomen, noch binnen het bestand, noch in combinatie met andere bestaande promoties.
De codes mogen niet langer zijn dan 100 tekens.
Stap 3: gebruik de vouchers
Zodra een lid een voucher heeft verkregen, kan deze op het platform worden ingewisseld. Het lid kan de code gebruiken bij het online afrekenen van het winkelmandje, of een medewerker kan de code invoeren die het lid heeft opgegeven bij het afrekenen ter plekke.
Let op: in beide gevallen kan de voucher alleen worden gebruikt als er maar 1 artikel in het winkelmandje zit.
Stap 4: bewerk de promotiecampagne
De promotie kan op elk moment worden bewerkt. Als je je lijst met vouchercodes moet bijwerken, kun je een nieuw CSV-bestand uploaden en kiezen uit 2 update-methoden:
Toevoegen aan bestaande codes:
Deze optie weigert duplicaten. Als een code uit het nieuwe bestand al bestaat in de vorige lijst of in een andere promotie, verschijnt er een foutmelding.
Bestaande codes vervangen:
Deze optie beheert de codes op basis van hun status:
Codes in het nieuwe bestand die nog niet bestonden, worden aangemaakt.
Codes die zowel in het nieuwe bestand als in de vorige lijst voorkomen, behouden hun status “niet gebruikt”, “in afwachting van validatie” of “ingewisseld”.
Bestaande niet-gebruikte codes die niet in het nieuwe bestand voorkomen, worden verwijderd.
Bestaande codes met status in afwachting van validatie of ingewisseld die niet in het nieuwe bestand voorkomen, blijven behouden.
Stap 5: markeer vouchers als ingewisseld
Ons systeem zorgt ervoor dat elke voucher maar één keer kan worden toegepast. De derde partij die de vouchers verkoopt, weet echter niet welke vouchers al zijn gebruikt. Om deze partij op de hoogte te houden van het gebruik van de vouchers, is een handmatige actie van het studiopersoneel nodig. Bij Groupon heet dit proces “een coupon markeren als ingewisseld”. Zolang de voucher niet als ingewisseld is gemarkeerd bij Groupon:
Kan de klant om terugbetaling vragen op de site van Groupon, en Groupon zou dit accepteren.
Kan Groupon herinneringsmails sturen naar het lid om de voucher te gebruiken.
Het is daarom belangrijk om het gebruik van vouchers op Groupon bij te houden. Andere Groupon-achtige partners hebben mogelijk niet hetzelfde systeem nodig, in welk geval de volgende procedure niet noodzakelijk is.
Op de detailpagina van de promotie opent de knop “Bekijk vouchers” de lijst met vouchercodes en hun status: “Niet gebruikt”, “In afwachting van externe validatie” of “Gemarkeerd als ingewisseld”.
Gebruik het filter om alleen codes met status “In afwachting van externe validatie” weer te geven.
Deze status geeft aan dat de code op bsport is gebruikt, maar nog niet is gemarkeerd als ingewisseld bij de Groupon-achtige derde partij.
Klik op “Alles selecteren”.
Exporteer de selectie als CSV en gebruik dit bestand om de derde partij bij te werken.
Wijzig de status van de selectie naar “Gemarkeerd als ingewisseld”.
Indien nodig kun je het filter en de zoekbalk gebruiken om door de lijst te navigeren, en kun je codes één voor één selecteren in plaats van alles te selecteren.