Lees dit artikel eerst voordat je verdergaat.
Handmatige toegang stelt je in staat om in realtime de geldigheid van de toegang van leden te controleren en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde leden je studio betreden. De belangrijkste informatie over leden wordt snel weergegeven voor de receptionisten van je studio, zodat een vlotte doorstroming wordt gegarandeerd, zowel voor je leden als voor je personeel.
Configuratie van de scanner
Stap 1 - De scanner bestellen
Voordat je de toegang tot je studio kunt controleren, moet je de scanner(s) bestellen die worden gebruikt om de barcodes van leden in hun mobiele app te scannen.
Let op: scanners zijn niet inbegrepen bij de functionaliteit en de kosten moeten door de studio worden gedragen. Twee scannermodellen worden aanbevolen: Honeywell Genesis 7580g of Newland FM3056.
Wij raden deze scanners aan omdat we ze hebben getest en zeker weten dat ze goed werken met de functionaliteit. Dit zijn echter niet de enige compatibele scanners op de markt.
Als je een ander model wilt gebruiken, zorg er dan voor dat het aan de volgende vereisten voldoet:
Barcodes van schermen kunnen lezen
Via een USB-kabel op de receptie-pc kan worden aangesloten
Een snelle leesmodus ondersteunt (anders wordt er geen bezoek geregistreerd, maar alleen tekst weergegeven)
Na het scannen van een barcode het volgende formaat weergeeft: “A+nummer” (bijvoorbeeld A629658220923)
Houd er rekening mee dat als je een ander model kiest dan het aanbevolen model, wij de correcte werking van de functionaliteit niet kunnen garanderen.
Etape 2 - De scanner configureren
Volg de stappen in de volgende documentatie om de gekozen barcodescanner te configureren:
Controleer vervolgens of het juiste formaat wordt weergegeven.
Configuratie van het personeel
Zodra de functionaliteit beschikbaar is in je backoffice, ga je naar de pagina Personeel in Instellingen.
Stap 1 – Een receptionistenrol aanmaken
Als je nog geen rol voor de receptie hebt, klik dan op “Rol toevoegen” en geef deze een naam.
Als je al zo’n rol hebt, klik dan op het pictogram “Bewerken” bij die rol.
Wat betreft de rechten: geef minimaal toestemming voor “Toegangen controleren” in het navigatiemenu > Toegangscontrole.
Wij raden ook aan om de toestemming “Toegang tot bezoekgeschiedenis” te geven om het werk van receptionisten te vergemakkelijken.
Voor andere rechten kun je onze helpfiche over de details van personeelsrechten raadplegen en de rechten selecteren die het beste aansluiten bij wat je je receptionisten wilt toestaan.
Stap 2 – Een receptionistenaccount aanmaken
Elke receptionistenaccount kan bezoeken controleren vanaf een vaste locatie waar een scanner en receptiebalie zijn geïnstalleerd. Je kunt zoveel receptionistenaccounts aanmaken als je zones wilt controleren.
Je kunt bijvoorbeeld:
een receptionistenaccount aanmaken voor de hoofdingang van een van je studio’s,
een andere voor de ingang van een specifieke zone binnen die studio,
en nog een voor de hoofdingang van een andere studio.
Klik hiervoor op “Toegang toevoegen” en geef deze een naam. Voer het algemene e-mailadres en wachtwoord in dat zal worden gebruikt om in te loggen op de computer bij de ingang van de zone.
In de sectie Beperkingen voor docenten kun je, indien gewenst, beperkingen toepassen op bepaalde docenten (voor meer informatie zie onze helpfiche over hoe je de rechten van je personeelsaccounts kunt beperken).
In de sectie Toegangscontrole geef je aan voor welke zone deze toegang de bezoeken zal controleren.
Als de receptie zich bij de hoofdingang van de studio bevindt, selecteer dan de locatie/het adres van de studio en laat het veld Zaal leeg (als dit leeg is, worden standaard alle zalen geselecteerd).
Als de receptie zich bij de ingang van een specifieke zone in de studio bevindt, selecteer dan de locatie/het adres van de studio en de zaal of zalen die tot die zone behoren.
Klik vervolgens op Bevestigen. De receptionistenaccount wordt toegevoegd aan de lijst met personeelsaccounts.
Je kunt deze stap zo vaak herhalen als nodig is om alle benodigde receptionistenaccounts aan te maken.
Als je al een receptionistenaccount hebt of de selectie wilt wijzigen, klik dan op Geavanceerde instellingen en werk de selectie onder Toegangscontrole bij.
Let op: een receptionistenaccount zonder minimaal één geselecteerde locatie/adres kan geen toegangen controleren.
Toegangscontrole configureren
Nu de toegangscontrole is geactiveerd, bekijken we hoe je je backoffice correct configureert om de toegangsregels te definiëren.