(A) Choisissez le prochain numéro de facture en fonction de la séquence désirée.
(B) Définissez les termes de facturation (payable 30 jours, 2/10n30, etc...). Ces termes seront copiés sur chaque facture.
(C) Déterminez un gabarit de courriel pour les factures. Si vous utilisez les clés %nom%, %telephone%, %email%, elles seront remplacées par les informations du représentant lors de l'envoi. Les clés %client%, %immeuble%, %soumission%, %surface%, %projet%, %facture%, %commande%, %total%, seront remplacées par les informations du projet. La clé %balance% insère le solde dû de la facture.
(D) Cliquez sur Oui ou Non pour indiquer si vous voulez générer automatiquement une facture lorsqu'une soumission passe au statut Gagnée.
(E) Déterminez un gabarit de courriel de recouvrement pour les factures dûes. Les clés au point C sont également applicables à ce modèle afin d’insérer les informations relatives au client.
Au moment d'envoyé la facture il est possible d'ajouter le nombre de jour avant la relance. En dessous du trombone pour attacher des fichiers sur la page d'envoie de la facture
Un gabarit de courriel d'état de compte est également disponible. Les mêmes clés qu'au point C s'appliquent : %nom%, %telephone%, %email% seront remplacées par les informations du représentant, tandis que %client%, %immeuble%, %soumission%, %surface%, %projet%, %facture%, %commande%, %total% seront remplacées par les informations du projet.
(F) Définissez les comptes par défaut pour tous les éléments, matériaux et main-d'œuvre afin d'accélérer la saisie et uniformiser la comptabilité.
(G)Un compte permet d’associer chaque item facturé à une catégorie comptable (ex.: matériaux, services). Cela facilite la production de rapports financiers et l’exportation vers votre logiciel de comptabilité.
(H) Spécifiez, d’une part, les taux de taxes à appliquer, et d’autre part, les noms des taxes. Il est important de respecter l’ordre des taxes de ventes (TPS en premier, suivi de la TVQ au Québec).
Par exemple, à Taux taxe 1, il faut écrire 5.0 tandis qu’à Taux taxe 2, il faut écrire 9.975. Pour ce qui est du nom des taxes, il suffit d’inscrire soit TPS ou TVQ à la case appropriée. Par ailleurs, vous pouvez intégrer vos numéros de taxe à la suite du nom de la taxe concernée. Il est important de les indiquer ici afin de les voir apparaître sur vos soumissions et vos factures. Les taxes sont calculées ligne par ligne, selon les standards de l'industrie et comme dans QuickBooks.