Till att börja med behöver du aktivera funktionen att kunna hantera GDPR på den grupp du vill ge rättigheterna till. Detta gör du via Kontrollpanelen -> Roller.
Därefter väljer du den grupp som ska hantera detta och klickar på ikonen som ser ut som en penna och redigerar.
I rulllistan som heter Funktionalitet väljer du att kryssa i följande:

De typer av samtycken du vill använda läggs till under Kontrollpanelen > GDPR > Samtyckestyper. Dessa kommer sedan att visas som valbara på den webbsida som finns länkad i samtyckesmailet du kan skicka ut.
Exempel på olika samtycken kan exempelvis vara:

Via Kontrollpanelen > GDPR kan du anpassa e-postmeddelandet som skickas då du gör en begäran om samtycke. Ni ställer här in vilken e-post som samtyckesbegäran kommer ifrån och kan lägga in er logga, så kunden känner igen direkt vilket företag utskicket kommer ifrån. Utskicket går genom er server och Cirrus öppnar en dialog med den då ni startar utskicket. Se till att Care Of CRM är en betrodd avsändare hos er innan ni börjar med era utskick så att inte er server blockerar meddelanden från Cirrus. Uppgifterna gällande port och server kan ställas in på samma sätt som era andra e-postinställningar. Användarnamn och lösenord ställer ni också in på samma sätt som era andra e-postinställningar. 

Om du vill skicka ut en begäran om samtycke till flera kontakter samtidigt så gör du enligt följande:

Det som händer nu är att ett arbete startas i bakgrunden i Cirrus med att skicka ut förfrågningar till samtliga kontakter som du valt. Under tiden kan du fortsätta arbeta som vanligt!

I kontakter kan du också välja att göra filtreringar om du exempelvis vill ha fram alla kunder med delvis godkända samtycken.

Om din kontakt inte hittar e-postmeddelandet med samtyckesförfrågan går det bra att skicka om förfrågan. Det gör du genom att gå in på Kundkortet > Kontakter > Markera kontakten > Klicka på Mer uppgifter och välj fliken Samtycken. 

Har du fått in ett muntligt samtycke från din kund eller kontakt går det bra att gå in på kontaktpersonen och redigera samtycken. Där kan du ange källa, tidpunkt osv. 

Generellt kan man säga att inget svar på en samtyckesförfrågan räknas som ett nej. Har du en affärsrelation med kontakten så finns vissa undantag för om samtycke krävs enligt lag. Finns tex. fakturor eller order er emellan så slår Bokföringslagen högre än GDPR och inget samtycke krävs då för att du ska få lagra uppgifterna. 

Däremot när det gäller prospektering eller andra lösa relationer behöver du få in samtycket. 

För att rensa bort kontakter som nekat samtycke kan du göra ett urval av dessa under Kontaktervyn. Välj att filtrera på ”Samtycke är Nej” > Markera alla genom att klicka på det blå kugghjulet och därefter Ta bort. 

Finns det en order eller en faktura går det inte att radera kontakten. Vill ni ändå ta bort den så är ett råd att exportera ordrer och fakturor ut ur Cirrus. Därefter radera dessa i Cirrus och därefter kommer kontakterna gå att Anonymisera. 

Genom anonymisering tar du endast bort identiteten på en kontakt och tömmer t.ex. kopplade aktiviteter på beskrivningar, dock så kan aktivitetstyper och längden på aktiviteter sparas om det är ett viktigt mätetal. I kontrollpanelen finns inställningar som påverkar hur anonymiseringen ska gå till. Läs mer om hur du ställer in anonymiseringen här!

För att inte den raderade kontakten ska återskapas så behöver du radera kontakten i ditt affärssystem innan du raderar den från Cirrus. 

Enligt GDPR har en individ rätt att få reda på vad ett företag lagrat om en. Givetvis finns det stödet i Cirrus för att ni enkelt ska kunna få en överblick kring vad som finns knutet till varje enskild individ. Utdraget kan dels visas som en lista i Cirrus och du kan också exportera informationen som en CSV-fil. 

Öppna kundkortet som personen finns sparad på och välj fliken Kontakter. Håll muspekaren över det blå kugghjulet på personens rad och välj GDPR – Utdrag.

Listor innehåller kopplingar till olika individer och kan på olika sätt räknas som en personuppgift. Det är rekommenderat att i största möjliga mån ta bort listor i Cirrus övertid. Varje lista är utrustad med ett datumstöd.Det innebär att då tidpunkten för slutdatumet har passerat kommer användaren som skapade listan att få en notis som meddelar att den förfallit. I listvyn så kan du även sortera och visa alla förfallna listor genom att sätta fältet Förfallen till Ja och trycka på Sök. Då får då upp de listor där bäst före datum är tidigare än dagens datum.