In deze handleiding leest u over het gebruik en de mogelijkheden van het COVID- 19 board. Dit board is speciaal ontwikkeld voor het COVID-19 vervroegde uitstroom project: een goede samenwerking en coördinatie van zorg rondom patiënten bij wie het COVID-19 virus is vastgesteld en die na opname in het ziekenhuis thuis gaan herstellen. Het board helpt om alle betrokkenen continu goed op de hoogte te houden van de situatie van de patiënt en het te volgen beleid gemakkelijk onderling af te stemmen.

Wanneer wordt dit board ingezet?

Het COVID-19 board wordt in de regio Amsterdam ingezet wanneer een patiënt met het COVID-19 virus wordt ontslagen uit het ziekenhuis, om thuis verder te herstellen. Hier worden deze patiënten begeleid door de eigen huisarts, waar nodig met de inzet van thuiszorg. Het COVID-19 board wordt ingezet om deze samenwerking (communicatie, data-uitwisseling en monitoring) te ondersteunen. Daarnaast worden de patiënt en zijn eventuele informele zorgverlener(s) nauw betrokken. De patiënt kan namelijk zelf meetwaarden invoeren die direct inzichtelijk zijn voor alle betrokkenen.

Wie nemen er deel aan dit board?

Dit board richt zich op de samenwerking tussen het COVID Team uit het ziekenhuis, de huisarts, de Huisartsenpost Amsterdam en eventueel de thuiszorg. Daarnaast worden de patiënt en eventueel zijn informele zorgverlener(s) betrokken bij het board.

Hulp nodig?

Heeft u vragen over het gebruik van cBoards? Op onze supportpagina intercom.help/caresharing zijn veel verschillende handleidingen te vinden. Daarnaast zijn wij van maandag t/m vrijdag van 08:00 tot 17:30 te bereiken via 020 21 49 222 of klik voor live chat support op het chat-icoon in cBoards als u al ingelogd bent.

Deze handleiding bestaat uit de volgende onderdelen:

  1. Toevoegen patiënt & initiëren COVID-19 board

  2. Uitnodigen verschillende deelnemers

  3. Overdracht

  4. Instructies patiënt

  5. Archiveren COVID-19 board

1. Toevoegen patiënt & initiëren COVID-19 board

Wanneer de patiënt en de huisarts, minimaal 24 uur voor ontslag van de patiënt, zijn geïnformeerd over het feit dat de patiënt naar huis gaat, wordt de patiënt in cBoards gezet en wordt het COVID-19 board voor hem aangemaakt.

Stap 1. Log in in cBoards met uw gebruikersnaam en wachtwoord, of via de cBoards App.

NB. Wilt u graag meer informatie over het inloggen op uw desktop via uw mobiele apparaat of andersom? Bekijk dan één van onderstaande handleidingen of de instructievideo:

Inloggen desktop met behulp van QR-code mobiele App:

Inloggen mobiele App met behulp van QR-code desktop

Stap 2. Klik op ‘+ Patiënt’.

Stap 3. Klik op ‘Voeg nieuwe patiënt toe’.

Stap 4. Hier ziet u de naam van het team van uw ziekenhuis staan.

Stap 5. Vul het BSN van de patiënt in. Er wordt nu gecontroleerd of de patiënt al bekend is bij een Organisatieteam van een praktijk/zorginstelling in Caresharing. Wanneer dit niet het geval is, kunt u verder gaan met stap 6. Hier wordt u gevraagd de overige gegevens van de patiënt in te vullen.

Stap 6. Vul de overige gegevens van de patiënt in.

Stap 7. Klik op ‘Bewaar’.


De patiënt is nu toegevoegd aan cBoards en de bibliotheek met boards wordt

automatisch geopend.

Stap 8. Klik op het COVID-19 board.

Stap 9. Het is eventueel mogelijk om een subtitel toe te voegen aan het board. Klik op ‘Bewaar’.

Het COVID-19 board is nu aangemaakt voor deze patiënt. U komt nu automatisch in dit board terecht.

Stap 10. Door op de naam van de patiënt te klikken, opent er een overzicht met contactgegevens. Vul hier het telefoonnummer van de patiënt in en klik op ‘Bewaar’.

2. Uitnodigen verschillende deelnemers

Het is de bedoeling dat alle verschillende deelnemers uitgenodigd moeten worden voor het COVID-19 board. Het gaat hierbij om:

  • De patiënt en/of informele zorgverlener(s)

  • De huisartsenpraktijk

  • De Huisartsenpost Amsterdam

  • De thuiszorg, indien van toepassing

NB. Alle betrokkenen bij het board worden via de logging in de chat binnen het board op de hoogte gebracht van nieuwe uitnodigingen.

LET OP: Het is voor het uitnodigen van deelnemers bij het board van belang dat u toestemming heeft van de patiënt om zijn medische gegevens te delen.

Patiënt

Stap 1. Open het COVID-19 board van de patiënt.

Stap 2. Klik op ‘+’ rechtsboven.

Stap 3. Klik op ‘Patiënt’ en vervolgens op ‘Volgende stap’.

Stap 4. Voer het e-mailadres van de patiënt in. Klik op ‘Voeg toe aan deelnemerslijst’ als u het e-mailadres heeft ingevuld.

Stap 5. Klik vervolgens op ‘Voeg toe aan board’.

De patiënt zal nu worden toegevoegd aan het board of, indien de patiënt nog geen cBoards gebruikersaccount heeft, eerst een e-mail ontvangen met de instructies om een cBoards gebruikersaccount aan te maken, waarna hij deel kan nemen aan het board waarvoor u hem heeft uitgenodigd.

Informele zorgverlener(s)

Stap 1. Open het COVID-19 board van de patiënt.

Stap 2. Klik op ‘+’ rechtsboven.

Stap 3. Klik op ‘Informele zorg’ en vink aan dat u toestemming heeft van de patiënt om zijn gegevens te delen. Klik vervolgens op ‘Volgende stap’.

Stap 4. Voeg het e-mailadres van de informele zorgverlener in. Klik op ‘Voeg toe aan deelnemerslijst’ als u het e-mailadres heeft ingevuld.

Stap 5. Klik vervolgens op ‘Voeg toe aan board’.

De informele zorgverlener zal nu worden toegevoegd aan het board of, indien de informele zorgverlener nog geen cBoards gebruikersaccount heeft, eerst een e- mail ontvangen met de instructies om een cBoards gebruikersaccount aan te maken, waarna hij deel kan nemen aan het board waarvoor u hem heeft uitgenodigd.

NB. Wilt u meerdere informele zorgverleners toevoegen aan het board? Herhaal dan bovengenoemde stappen.

Huisartsenpraktijk

Stap 1. Open het COVID-19 board van de patiënt.

Stap 2. Klik op ‘+’ rechtsboven.

Stap 3. Klik op ‘Professionele zorg’ en vink aan dat u toestemming heeft van de patiënt om zijn gegevens te delen. Klik vervolgens op ‘Volgende stap’.

Stap 4. Zoek in het adresboek de huisartsenpraktijk op naam via de zoekbalk.

Stap 5. Vink de gewenste huisartsenpraktijk aan.


LET OP: zorg ervoor dat u altijd de huisartsenpraktijk aanvinkt, en niet een

individuele huisarts.

Stap 6. Klik op ‘Voeg toe aan board’.

NB. Weet u enkel de naam van de huisarts van de patiënt en niet de naam van de huisartsenpraktijk? Dan kunt u ook zoeken op de naam van de huisarts. U kunt nu zien in welke praktijk hij werkzaam is.

LET OP: zorg er nog steeds voor dat u de huisartsenpraktijk aanvinkt, en niet de individuele huisarts.

De huisartsenpraktijk zal een e-mail ontvangen met daarin uw uitnodiging om deel te nemen aan het board.

HAP

Stap 1. Open het COVID-19 board van de patiënt.

Stap 2. Klik op ‘+’ rechtsboven.

Stap 3. Klik op ‘Professionele zorg’ en vink aan dat u toestemming heeft van de patiënt om zijn gegevens te delen. Klik vervolgens op ‘Volgende stap’.

Stap 4. Zoek in het adresboek de HAP, onder de naam ‘Huisartsenpost Amsterdam – HPA Amsterdam’.

Stap 5. Vink de HAP aan.

Stap 6. Klik op ‘Voeg toe aan board’.

De HAP zal een e-mail ontvangen met daarin uw uitnodiging om deel te nemen aan het board.

Thuiszorg

Stap 1. Open het COVID-19 board van de patiënt.

Stap 2. Klik op ‘+’ rechtsboven.

Stap 3. Klik op ‘Professionele zorg’ en vink aan dat u toestemming heeft van de patiënt om zijn gegevens te delen. Klik vervolgens op ‘Volgende stap’.

Stap 4. Zoek in het adresboek naar het centrale team van de gewenste thuiszorginstelling.

Stap 5. Vink de juiste thuiszorginstelling aan.

Stap 6. Klik op ‘Voeg toe aan board’.

Het cliënt servicebureau of de sturende wijkteams zullen een e-mail ontvangen met daarin uw uitnodiging om deel te nemen aan het board. Vervolgens zullen zij ervoor zorgen dat het juiste wijkteam van de thuiszorginstelling in het board deel gaat nemen.

3. Overdracht

De overdrachtsdocumenten die bij het ontslag van de patiënt horen, worden geüpload via cBoards. Dit wordt gedaan op de dag van ontslag. Op deze manier wordt de overdracht voor zowel de huisarts als de thuiszorg inzichtelijk in cBoards.

Belangrijke gegevens

Stap 1. Open het COVID-19 board van de patiënt.

Stap 2. Open het tabblad ‘Overzicht’.

Stap 3. Vul hier de belangrijke gegevens in van de patiënt. Klik op het opslaan- icoontje om de gegevens op te slaan.

Medische overdracht

Stap 1. Open het COVID-19 board van de patiënt.

Stap 2. Klik op het tabblad ‘Ziekenhuis’.

Stap 3. Klik onder het kopje ‘Medische correspondentie (document)’ op ‘klik hier’.

Stap 4. Kies uit uw bestanden de ontslagbrief van de patiënt en klik op ‘open’.

Stap 5. Het is mogelijk om eventueel de naam en datum van de bijlage aan te passen. Klik vervolgens op ‘Bevestig’.

Het document is nu toegevoegd.

Stap 6. Onder het kopje ‘Medische correspondentie (vrije tekst)’ is het mogelijk om extra informatie rondom de patiënt toe te voegen. Klik op het kruisje om de aantekening te verwijderen en op het opslaan-icoontje om de aantekening op te slaan.

Overdracht thuiszorg

De verpleegkundige overdracht die via Point naar de thuiszorgorganisatie wordt gestuurd, kan, net als de medische overdracht in het board worden gezet.

4. Instructies patiënt

Voordat de patiënt wordt ontslagen uit het ziekenhuis, is het belangrijk dat de patiënt uitleg heeft gekregen over verschillende zaken omtrent het gebruik van cBoards. Zorg ervoor dat in elk geval de volgende zaken duidelijk zijn toegelicht.

  • Aanmaken cBoards account, het liefst via de mobiele App

  • Meegeven handleiding cBoards en handleiding zuurstofsaturatiemeter, daarnaast benoemen dat dit ook in het board staat

  • Eerste meetwaarden invullen

  • Laten zien hoe de zuurstofsaturatiemeter werkt via de cBoards mobiele App

5. Archiveren COVID-19 board

Nadat de patiënt volledig is hersteld, moet u het board archiveren. U wordt via de chat van het board door de huisarts op de hoogte gebracht wanneer de patiënt is hersteld, zodat u het board kunt archiveren.

Stap 1. Open het COVID-19 board van de desbetreffende patiënt.

Stap 2. Klik op het pijltje naar beneden rechtsboven in uw scherm.

Stap 3. Klik op ‘Archiveer board’ om het board te archiveren.

Stap 4. Klik op ‘Archief’.

Het board is nu gearchiveerd. Alle betrokkenen kunnen de medische gegevens van de patiënt niet meer inzien. Het is nog wel mogelijk om te communiceren in de chat van het board. Een gearchiveerd board kan altijd geactiveerd worden, waarna de medische gegevens weer voor alle betrokkenen zichtbaar zijn.

Heb je het antwoord gevonden?