Para qué sirve
Cuando registras un gasto por WhatsApp, enviando el comprobante (foto o PDF) para crear un reembolso, o rindiendo una transacción de tu tarjeta, podemos preguntarte en el mismo chat las columnas personalizadas que tu empresa usa para clasificar gastos.
Las columnas que marques se preguntan en la conversación y quedan guardadas en el documento.
Las que no marques no se preguntan y se siguen llenando después en Cardda.
Elegir cuáles se piden importa: si tu empresa tiene muchas columnas, preguntarlas todas haría la conversación larga e incómoda, y varias no tienen sentido para quien manda un comprobante desde el celular.
Quién puede configurarlo
Necesitas el permiso "Edición de columnas customizables y de las que se piden por WhatsApp", que por defecto tienen los roles Propietario y Administrador.
Con el permiso: puedes marcar y desmarcar columnas y guardar los cambios.
Sin el permiso: la pantalla se ve igual, pero en solo lectura — puedes revisar qué se te va a preguntar, sin poder cambiarlo.
Si necesitas el permiso, pídeselo a un administrador de tu empresa: se asigna desde Configuración › Roles y Permisos.
Dónde se configura
Ve a Configuración › WhatsApp. La pestaña está disponible para todos los miembros de la empresa. Ahí vas a ver dos sub-pestañas, una por cada flujo, porque se configuran por separado:
1. Reembolsos
Son las columnas que se piden al crear un reembolso desde un comprobante enviado por WhatsApp. Marca las que quieras que se pregunten.
2. Rendición de transacciones de tarjeta
Son las columnas que se piden al rendir una transacción de tu tarjeta Cardda por WhatsApp. Marca las que quieras que se pregunten.
Cómo guardar
Marca o desmarca las columnas que quieras. También puedes usar Seleccionar todas / Deseleccionar todas.
Abajo verás cuántos cambios sin guardar tienes.
Haz clic en Guardar.
Cada sub-pestaña se guarda por separado: los cambios de Reembolsos no afectan a Rendición de transacciones de tarjeta, ni al revés.
Aviso sobre columnas de más: si marcas más de 5 columnas te mostramos un aviso de que la conversación se hace más lenta. Es solo una recomendación, no un tope: puedes marcar las que necesites.
Otra forma: marcarlas al crear o editar una columna
No hace falta entrar a Configuración para esto. Cuando creas o editas una columna personalizada, desde el selector de columnas de Cuentas por pagar o de Transacciones, vas a ver una sección WhatsApp con dos casillas:
Pedir al crear reembolsos por WhatsApp
Pedir al rendir transacciones de tarjeta por WhatsApp
Es exactamente la misma configuración que la pantalla anterior, solo que para esa columna puntual. Normalmente vas a ver las dos casillas, porque una columna personalizada sirve para los dos flujos: no hay que crear una columna para reembolsos y otra para rendiciones. Marca cada casilla según dónde quieras que se pregunte.
Cómo saber qué columnas están marcadas
En el selector de columnas de tus tablas, las columnas que se piden por WhatsApp llevan un ícono de celular 📱 en naranja. Abajo del todo tienes el acceso directo "Configurar columnas que se piden llenar en WhatsApp →".
Qué pasa en la conversación de WhatsApp
Después de que confirmes los datos del comprobante (o la transacción que estás rindiendo), te preguntamos las columnas marcadas en un solo mensaje, no una por una:
Si la columna es de opciones, te mostramos las alternativas numeradas y respondes con el número o el nombre.
Si la columna es de texto libre, te pedimos el dato. Cuando ya lo leímos del comprobante (por ejemplo el N° de documento), te lo proponemos para que lo confirmes o lo corrijas.
Ninguna columna es obligatoria
Si no sabes un dato o prefieres saltarlo, responde "omitir" o "no sé": el reembolso o la rendición se crea igual, con esa columna vacía. Nunca vamos a trabar el registro de un gasto por una columna.
Después puedes completarla en Cardda, en la ficha del documento.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si mi empresa no configura nada? Todo sigue funcionando igual que antes. En reembolsos no se pregunta ninguna columna; en rendición de transacciones de tarjeta se siguen pidiendo todas las que aplican.
¿Por qué no veo ninguna columna en la pantalla? Porque tu empresa todavía no tiene columnas personalizadas para esa vista. Puedes crearlas desde el selector de columnas de Cuentas por pagar o de Transacciones.
¿Puedo pedir una columna en reembolsos pero no al rendir una transacción de tarjeta? Sí. Son dos configuraciones independientes, una por sub-pestaña.
¿Los cambios afectan a los gastos ya registrados? No. La configuración aplica desde el momento en que la guardas, para los gastos que se registren de ahí en adelante. Los documentos ya creados no cambian.
¿Cambia algo en la web de Cardda? No. Las columnas se siguen viendo y llenando en Cardda igual que siempre. Esta configuración solo decide qué se pregunta por WhatsApp.
¿Y el valor por defecto de una columna? Se sigue aplicando a las columnas que no se preguntaron. Si la columna sí se preguntó, lo que respondas tiene prioridad sobre el valor por defecto.
No tengo el permiso para cambiar esto, ¿qué hago? Pídele a un propietario o administrador de tu empresa que te asigne el permiso "Edición de columnas customizables y de las que se piden por WhatsApp" desde Configuración › Roles y Permisos, o que haga el cambio por ti.