"¿Ya salió mi pago?" es probablemente la pregunta que más recibes de tus proveedores. Y cada vez implica lo mismo: entrar a Cardda, buscar la factura, revisar en qué estado está y responder.
Cardda tiene un portal donde tu proveedor consulta eso solo. Entra con un código que le llega por correo, revisa sus documentos contigo y te escribe en cada factura. No necesita crear una cuenta ni contraseña, y no paga nada.
Acá te contamos qué ve, cómo darle acceso y cómo avisarle para que lo use.
Antes de empezar: revisa el correo de tu proveedor
Todo el acceso viaja por correo, y ese correo es el que abre el portal. Por eso conviene que sea el correcto.
Anda a Proveedores, abre la ficha del proveedor y entra a Detalles. Revisa en el bloque Notificaciones que tenga un correo cargado y que sea el correcto.
Si no tiene correo, Cardda te pedirá agregarlo en la ficha antes de poder escribirle.
Cómo le das acceso
Basta con escribirle el primer mensaje:
Entra a Cuentas por Pagar.
Abre un documento de ese proveedor.
Entra a la pestaña Chat con el proveedor.
Escribe tu mensaje y envíalo.
Ese primer mensaje crea el acceso y le envía a tu proveedor un correo con la invitación y su código.
Lo haces una sola vez por proveedor, no una vez por factura. Después, sus otros documentos contigo usan el mismo acceso, y cada uno tiene su propio chat.
Si el acceso se cortó, en esa misma pestaña aparece el botón Reactivar acceso. Para usarlo debes ser administrador o tener permiso para gestionar Cuentas por Pagar.
Qué ve tu proveedor, y qué no
Tu proveedor entra a una lista de documentos y puede cambiarla a una vista de tablero. En el menú tiene Documentos y Chats.
Arriba ve tres totales: Por cobrar, Cobrado este mes y Cobrado en total. Las otras monedas se muestran aparte.
El tablero tiene las columnas En revisión, Aprobados, Rechazados y Cobrados
Puede buscar por descripción y filtrar por:
Tipo de documento: Factura, Boleta de honorarios, Reembolso o Anticipo.
Estado del pago: Sin cobrar, Pago programado, Cobrado en parte, Cobrado o Anulado.
Fecha de emisión, vencimiento y cobro.
Lo que sí ve
Sus documentos contigo, con su monto y estado.
La fecha de pago programada, cuando el documento está aprobado y va en una nómina diferida ya inscrita en el banco.
La fecha en que se cobró, una vez pagado.
El PDF del documento, si Cardda lo tiene guardado.
Los chats de sus documentos.
Lo que no ve
Nada de tus otros proveedores.
Tus saldos ni el resto de tus cuentas por pagar.
El monto y la glosa de las transferencias, porque una nómina puede incluir otros pagos.
Tus campos internos de gestión y tus comentarios internos.
Las notas de crédito y los documentos eliminados.
El comprobante de la transferencia.
La retención de un documento delegado: ve solo el monto líquido.
Sobre los documentos rechazados: si rechazas una factura, tu proveedor lo ve en su portal. Conviene que le expliques el motivo en el chat de esa factura, para que no se entere solo por la pantalla.
Sobre la fecha de pago: la fecha programada es un plan, no una promesa. Si el pago todavía no está en una nómina diferida inscrita, el portal no muestra ninguna fecha.
Cómo funciona el chat
Cada documento tiene su propio chat, y tu proveedor puede responderte desde el portal.
Archivos: ambos pueden adjuntar hasta 5 archivos PDF, JPG o PNG por mensaje, de hasta 10 MB cada uno y 20 MB en total.
Guardar un archivo: desde Cardda puedes usar Guardar en documentos para dejarlo en la cuenta por pagar.
Largo: cada mensaje puede tener hasta 5.000 caracteres.
Avisos: cuando la otra parte escribe y no estás en el chat, te avisamos. Los mensajes seguidos se agrupan en un solo aviso.
Silenciar: con la campana del chat dejas de recibir avisos de esa conversación. Solo aplica para ti.
Desactivar: cierra el chat de ese documento para todos. No le quita el acceso al portal a tu proveedor. Con Activar lo vuelves a abrir. Para usarlos debes ser administrador o tener permiso para gestionar Cuentas por Pagar.
El chat viene activo por defecto en cada documento.
Qué correos le llegan a tu proveedor
Le escribes por primera vez. Asunto: "[Tu empresa] quiere conversar contigo sobre [documento]". Botón: Responder en el portal.
Le respondes. Asunto: "[Tu empresa] te respondió sobre [documento]". Botón: Responder en el portal.
Pide un código nuevo. Asunto: "Tu nuevo código de acceso al portal de [Tu empresa]". Botón: Ir al portal.
Entra con su correo. Asunto: "Tu código de acceso al portal de proveedores de Cardda". Botón: Ir al portal.
Si le envías archivos, el asunto cambia para decírselo.
[Imagen: reemplazar la captura actual por el correo nuevo de invitación.]
Avísale a tu proveedor
La mayoría de los proveedores no entra si solo recibe el correo: les llegó un mensaje de una plataforma que no conocen, con un código, y prefieren no arriesgarse.
Un mensaje tuyo cambia eso, porque viene de alguien con quien ya trabajan. Copia este texto y envíaselo por WhatsApp o correo el mismo día que le escribas por Cardda:
Hola [nombre]:
Te va a llegar un correo de Cardda con el asunto "[Tu empresa] quiere conversar contigo sobre [documento]" y un código de 8 dígitos. Cardda es la plataforma con la que gestionamos nuestros pagos.
Con ese código puedes entrar a un portal, revisar el estado de tus facturas con nosotros y escribirnos en cada una. No necesitas crear una cuenta ni pagar nada.
El código dura 72 horas. Si se vence, puedes pedir uno nuevo en la misma página.
Cualquier duda me avisas por acá, como siempre.
Preguntas frecuentes
Mi proveedor dice que no le llegó el correo
Revisa que tenga el correo correcto en su ficha y pídele que mire la carpeta de spam. También puede pedir un código nuevo desde la página del portal. Debe esperar 2 minutos entre un envío y otro, y puede pedir hasta 10 códigos al día.
¿Cuánto dura el código?
Es de 8 dígitos y sirve una sola vez. Dura 15 minutos si lo pide tu proveedor en el portal y 72 horas si llega con la invitación. Un código antiguo de 6 dígitos ya no sirve.
Puso el código mal varias veces
Al tercer error ese código deja de servir y debe pedir uno nuevo. Con 5 errores desde una misma conexión, el ingreso se bloquea por 3 horas y luego se libera solo.
¿Mi proveedor puede responderme desde el portal?
Sí. Puede escribirte y adjuntar archivos en el chat de cada documento.
¿Tengo que darle acceso en cada factura?
No. Es una vez por proveedor.
¿Puedo quitarle el acceso a un proveedor?
Por ahora no puedes hacerlo desde Cardda. Escríbenos por el chat y te ayudamos. El botón Desactivar solo cierra el chat de ese documento.
¿Mi proveedor tiene que pagar algo o crear una cuenta?
No. El acceso es gratis y no requiere cuenta ni contraseña.
¿Puede descargar el comprobante de pago?
Puede descargar el PDF del documento, si Cardda lo tiene guardado.
¿Puede ver lo que le pago a mis otros proveedores?
No. Solo ve sus propios documentos.