L'iter di attivazione di un servizio di domiciliazione rappresenta un processo strutturato che richiede particolare attenzione nella preparazione e presentazione della documentazione. La tempistica di attivazione, che può variare dalle 24 alle 48 ore lavorative, dipende principalmente dalla completezza e accuratezza della documentazione fornita.

La visura camerale aggiornata costituisce il documento fondamentale per l'avvio della pratica. Questo documento deve essere stato rilasciato dalla Camera di Commercio non oltre i sei mesi precedenti la richiesta di domiciliazione e deve riportare tutti i dati societari aggiornati, inclusi eventuali modifiche statutarie o variazioni nella compagine sociale.

Il documento d'identità del legale rappresentante deve essere in corso di validità e perfettamente leggibile. Nel caso di società con più rappresentanti legali, è necessario fornire i documenti di tutti i soggetti con poteri di rappresentanza. Per i cittadini extracomunitari, è richiesto anche il permesso di soggiorno in corso di validità.

L'indirizzo delle scritture contabili riveste particolare importanza fiscale. Questo dato deve essere comunicato con precisione poiché rappresenta il luogo fisico dove l'azienda conserva la propria documentazione contabile e fiscale, elemento fondamentale in caso di verifiche da parte delle autorità competenti.

Durante il processo di attivazione, viene predisposta la configurazione dei servizi di gestione della corrispondenza. Questo include la creazione di protocolli specifici per la ricezione, la catalogazione e l'inoltro dei documenti, nonché l'impostazione delle modalità di notifica preferite dal cliente.

Il logo aziendale sarà essere utilizzato per personalizzare le comunicazioni e la documentazione relativa al servizio. È consigliabile fornire il file in formato vettoriale o ad alta risoluzione per garantire la massima qualità nella riproduzione.

Prima dell'attivazione definitiva, vengono effettuati accurati controlli sulla documentazione presentata. Questi includono la verifica della corrispondenza tra i dati forniti e quelli presenti nei registri camerali, il controllo dell'autenticità dei documenti di identità e la validazione degli indirizzi forniti.

Una volta completata l'attivazione, è necessario procedere con le comunicazioni obbligatorie agli enti competenti. Questo include l'aggiornamento della sede legale presso la Camera di Commercio, la comunicazione all'Agenzia delle Entrate e, se necessario, ad altri enti di competenza. Questi passaggi saranno a carico del Cliente.

Il contratto di domiciliazione deve specificare in dettaglio tutti i servizi inclusi, le modalità di erogazione e le responsabilità delle parti. Particolare attenzione viene posta alle clausole relative alla gestione della corrispondenza sensibile e alla privacy dei dati aziendali.

La timeline di attivazione si articola generalmente nelle seguenti fasi:

- Verifica preliminare della documentazione: 2-4 ore lavorative

- Controllo approfondito e validazione: 4-8 ore lavorative

- Predisposizione del contratto: 2-4 ore lavorative

- Configurazione dei servizi: 4-6 ore lavorative

- Attivazione operativa: 2-4 ore lavorative

Supporto post-attivazione

Nelle prime settimane successive all'attivazione, viene fornito un supporto dedicato per garantire il corretto funzionamento di tutti i servizi. Questo include assistenza nella gestione delle prime comunicazioni, supporto nell'utilizzo di eventuali piattaforme digitali e risoluzione di qualsiasi problematica iniziale.