Internkontroll handler om å avdekke, delegere og utbedre feil og mangler man oppdager i sine interne HMS-runder. Det er en del av essensen i en internkontroll, og det er her Next Field brukes. 

Fra Arbeidstilsynets sider:

Next Field gir deg muligheten til å avdekke, logge og følge opp på HMS. Ikke bare gjennom dokumentasjon av avvik. Avvikene gir deg kontroll for hver observasjon, og sikrer at det ikke bare blir en avhukingsboks hvor du skriver "OK" , men at de faktisk blir fulgt opp og fikset. Rapporten kan enkelt tas ut og sendes til byggherre eller henges opp på HMS-tavlen din.

Prosjektstruktur

Vi anbefaler å lage egne prosjekter for internkontroll og HMS.
Et godt oppsett for prosjektnavn er å dele opp i nummer, navn og type: [prosjektnummer] - [prosjektnavn] - internkontroll
​

Eksempelvis: 180001 - Kongens gate - internkontroll

Da sikrer du at informasjonen som er knyttet til deres internkontroll er på ett sted, og er tilknyttet riktig prosjektnummer og/eller -navn.

I prosjektet inviterer du kun de som har ansvar for å gå internkontroll, samt de som skal utføre oppgavene som blir tildelt (f.eks. HMS-ansvarlig, baser, anleggsledere). Andre faggrupper kan også bli med på runden, men det holder fort med en eller to som bruker CHECKD Field for å logge observasjonene.

Tagsstruktur

Gode tagger er essensielt for å sortere ut og holde styr på de ulike type observasjonene og avvikene du oppdager i din internkontroll. Det kan deles opp i flere metoder, men vi foreslår disse to:

Metode 1: alt under samlende begreper
Hensikten her er å sortere basert på overliggende tagger. Denne metoden er mer samlende og kan ikke brytes ned i enkeltoppgaver, men den er også lett å implementere i prosjektet du bruker for andre befaringer.

Metode 2: dele opp for å skape enda bedre oppfølging
Her handler det om å få kontroll på alle de underliggende avvikene, og sortere dem på detaljnivå. 

Delegering og rutine på oppfølging
Det er viktig at oppgavene som er logget og skal utbedres sendes til de som er ansvarlige for å fikse dem.

Avsender og mottaker av kan da enkelt kommunisere seg i mellom via chatten i det aktuelle oppgaven, og man har da hele tiden kontroll på status underveis. Rutinen blir da som følgende:

Rapportering
Med filtersystemet fra app og web kan du ta ut ukentlige eller bi-ukentlige rapporter, og da ha kontinuerlige oversikt. Det er da lurt å navngi rapportene basert å ukenummer eller dato, slik at man skaper en bedre oversikt når man skal følge opp rapportene. I prosjektet har du også en logg over all interkontroll som er gjennomført i prosjektets levetid. 

Når rutinene kommer på plass over tid, vil mest sannsynlig også antallet observasjoner minke, da folk blir flinkere til å følge HMS-forskriftene deres.

Oppfølging
Det er viktig at dere som firma bygger opp en god struktur og kultur for hvordan deres ansatte melder inn avvik knyttet til HMS hos dere. Ved å bruke Next Field kan alle som har tilgang i det prosjektet observere og loggføre avvik, og sende dem inn til ansvarlig. Da sikrer dere bedre dekning utover de rundene i internkontrollen.
​
Arbeidstilsynets krav til HMS kan virke kompliserte, men det handler egentlig kun om å observere, logge, utføre og dokumentere. Det finnes ingen eller få gratis strukturer for å håndtere HMS, men det finnes gode veiledninger og gode verktøy. Next Field er et verktøy som hjelper dere med å dokumentere de avvikene dere finner på arbeidsplassen. 

Fra Arbeidstilsynet:

Her definerer man hva man logger (tags), hvem som går internkontroll i Next Field, og hvordan det logges. Selve handlingsplanen må man lage selv.

Les også mer om internkontroll på Arbeidstilsynets nettsider:

Var dette nyttig?