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Dica - Como importar e criar Agendas de visitas (Ordem de Serviços) em grande quantidade
Dica - Como importar e criar Agendas de visitas (Ordem de Serviços) em grande quantidade

Aprenda a realizar a criação de agendamentos em massa utilizando o Microsoft Excel.

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Escrito por Daniele Nadal
Atualizado há mais de uma semana

A funcionalidade de importação de OS é destinada principalmente à operações que exigem um planejamento mais restrito, o qual demanda a criação de diversos agendamentos de uma só vez.

O processo para utilizar essa funcionalidade é simples para quem tem conhecimento básico de Excel, basta baixar um template, preencher a planilha corretamente e reimportá-la ao sistema. 

  1. Baixando o template:

    Na tela de 'Ordens de Serviço', você pode clicar no ícone "Importar" e em seguida no botão "Download Template", aguarde o download e abra o arquivo no excel:

  2. Preenchendo as informações:

    Cada linha da planilha é referente a uma ordem de serviço (OS). Veja como preencher as colunas abaixo:

a) Título: O título é o nome da OS, sendo um campo opcional.

b) Cliente: Nesta coluna você deverá adicionar o nome do cliente/local de visita. O mesmo deve ser escrito exatamente como ele está cadastrado no sistema.

c) Segmento: Aqui você deverá adicionar o segmento do cliente que será realizada a OS.

d) Tipo de atividade: Neste campo, você poderá adicionar o Tipo de Atividade. É uma informação opcional. Caso não saiba como criar Tipos de Atividade, clique aqui


e) Data e Hora: Nesta coluna basta adicionar a data e hora de agendamento das visitas nos formatos DD/MM/AA ou DD-MM-AA e HH:MM. 


f) Equipe: Adicione a equipe pela qual o usuário estará realizando a OS.


g) Usuário: Adicione o usuário que irá receber o agendamento em seu aparelho mobile. Atenção, você deve adicionar o Nome e não o Login. 


h) Checklists: Adicione o/os checklist(s) a serem adicionados à OS. Caso queira adicionar mais de um checklist, basta usar um ponto e vírgula sem espaço como separador (;).

Atenção, o nome a ser usado é o 'Nome' e não o 'Nome no aplicativo'.


i) Observações: Neste campo é possível adicionar observações passadas ao usuário que deverá responder ao agendamento (por exemplo, algum material que deve ser levado ou algum detalhe importante para a realização da atividade agendada).


j) Prioridade: Selecione qual é a prioridade deste agendamento. Deixando em branco, a mesma será tratada como não prioritária. As outras possibilidades são "Prioridade Alta", "Prioridade Média" e "Prioridade Baixa".


k) Ativo: Preencher com "Sim" ou "Não". Agendamentos/OS ativas serão despachadas aos usuários responsáveis, enquanto as inativas permanecem no Portal Web até que alguém as ative, para então serem enviadas aos usuários responsáveis.

Importante: caso seja adicionado um espaço a mais ou um acento a mais, o sistema não irá reconhecer o cliente e a OS não será criada. Por isso a escrita deve estar igual a do cadastrado na web.


Dica: Para não errar na hora de adicionar essas informações que devem ser preenchidas exatamente como no sistema, tenha uma planilha de apoio com o nome de todos os clientes (pode ser exportado pelo portal web), segmentos, usuários, equipes e checklists. 

Por fim, basta reimportar a planilha preenchida no sistema e seus Agendamentos/OS e solicitar que os usuários confiram se receberam no aplicativo.

Caso tenha alguma dúvida ou dificuldade, não hesite em nos contatar para que possamos ajudá-lo(a)!

 

 

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