O que é Registro?
Os registros são a comprovação de visita realizada em determinado cliente sem um prévio agendamento, ou anexado a uma ordem de serviço. Basicamente são os dados preenchidos pelos usuários de campo.
A configuração dos registros consiste em situações como, check-in e check-out, fotos, localização e distância máxima do cliente, entre outros.
Configurações Gerais
Para configurar a maneira que os usuários de campo irão preencher os registros você deve ir no menu lateral, clicar em "Atividades" em seguida em "Registros" e no ícone de engranagem "Configurações". Após clique em "Configurações Gerais"
Definições de check-in e check-out:
Nesse item você deverá habilitar a necessidade, ou não, de check-in e check-out. Ou seja, a necessidade de validação da localização do usuário no momento em que fará o registro em determinado cliente.
Também é possível habilitar a necessidade de registrar fotos no check-in ou no check-out, ou em ambos.
Segurança:
Em momentos que o aparelho não consegue obter a localização seja por falha do GPS ou por desligamento, você pode habilitar a permissão de seguir com o registro mesmo sem a confirmação de localização do usuário no devido local.
Opções de geolocalização:
Nesse caso você pode permitir que o usuário não tenha trava de distancia máxima do endereço cadastrado no cliente, ou seja, "Não validar distância (check-in de qualquer lugar)".
Pode também, inserir um "Raio máximo padrão para check-in e check-out" sendo aplicado a todos os clientes, ou personalizar um raio máximo por cliente.
Funcionalidade adicionais:
Nesse item você pode definir se cada registro deverá ter um 'Objetivo' atrelado à ele, assim como um 'Seletor Opcional' e um 'Contato', de forma opcional ou obrigatória.
Caso necessário a sua conta pode habilitar leitor de código de barras nos registros assim como personalizar essa informação para que se encaixe melhor na sua realidade.
Preferências:
Caso prefira ter um checklist de acordo com a equipe ou segmento do usuário poderá habilitar a função "Desativar botão de "Adicionar checklists" no aplicativo" para que o usuário não tenha esse acesso e responda apenas os que forem direcionados.
Notificações:
É possível também definir se é necessário "Enviar notificação para o aplicativo quando o status do registro for alterado" ou não.
Seletor Opcional
Para criar o "Seletor Opcional" pode clicar em "Adicionar seletor opcional" e em seguida informar os nomes que os usuários deverão selecionar como opção. Este módulo pode ser parametrizado para seleção de algum produto, atividade, etc..
Caso não queira/precise utilizar este módulo, deixe-o em branco que automaticamente esta opção se ocultará no aplicativo.
Objetivos
Os "Objetivos" irão facilitar na divisão dos registros realizados pelos usuários de campo. Podendo ser divididos, por exemplo, em 'Venda'; 'Prospecção'; 'Relacionamento'. Assim mantendo uma divisão para posterior analise dos registros efetuados por cada usuário
Como criar ?
Para criar os Objetivos você pode clicar em "Adicionar Objetivo" e preencher os campos seguintes como:
Titulo:
Será o nome do seu objetivo/serviço. Deve ser de entendimento fácil para seu usuário de campo.
Descrição:
Se desejar, adicione uma breve descrição do objetivo para melhorar a compreensão do seu usuário de campo.
Obrigatoriedade:
Solicitação de assinatura: Os usuários terão que obrigatoriamente assinar o registro após o preenchimento antes da finalização.
Observação obrigatória: Se você selecionar esta opção, será solicitado uma observação para descrever o que aconteceu nesse registro.
Habilitar fotos: Caso selecionado o usuário tem a opção de registrar fotos para enviá-las junto ao registro.
Enviar e-mail:
Quando o registro for finalizado, você tem a opção de envio automático por e-mail de um resumo do registro feito.
Você pode enviar ao cliente, contato, usuário, permitir que o usuário informe o e-mail pelo aplicativo ou para outra pessoa que desejar basta adicionar o e-mail no campo 'Outros e-mails'.
Status
Os ''Status" apresentam a funcionalidade de classificar registros realizados conforme necessidade do gestor. Eles geralmente são utilizados para aprovar ou reprovar registros realizados em campo, podendo ainda alertar o usuário responsável pela realização do mesmo a respeito da situação de seu registro.
Como criar?
Para criar os Status pode clicar em "Adicionar Status" e em seguida preencher as informações de configurações de envio de e-mail e anexos.
Titulo:
Nome que dado ao status para ser identificado após o envio do usuário ou modificação do gestor.
Envio de e-mail sobre quaisquer atualizações feitas no status:
Pode ser inserido o e-mail do cliente, contato, usuário que realizou o registro ou usuário que alterou o status, assim como outro e-mail desejado.
Anexos:
Incuir ou não o PDF dos registros como anexo nos e-mails selecionadas ou informados na configuração acima.
Ícone do status:
Pode selecionar qual é o ícone que deseja para o status que está criando, que o relacione com o nome dado à ele.
Tornar esse status como padrão para entrada de novos registros:
Pelo menos um de seus status tem que estar com essa opção selecionada, para que quando o usuário finalizar o registro tenha um status definido, assim será o padrão que chegará na web, antes de ser modificado.
Caso tenha alguma dúvida ou dificuldade, não hesite em nos contatar para que possamos ajudá-lo(a)!