Registro - o que é e como configurar?

Os registros são a comprovação das visitas realizadas a um cliente, podendo ocorrer com ou sem agendamento prévio ou vinculadas a uma ordem de serviço.

Eles representam os dados preenchidos pelos usuários de campo durante a execução das atividades.

A configuração dos registros consiste em situações como, check-in e check-out, fotos, geolocalização e distância máxima do cliente, entre outros.

Para configurar como os usuários de campo irão preencher os registros, acesse o menu lateral, clique em "Registros", depois em "Lista" e, por fim, no ícone de engrenagem "Configurações".

Nessa configuração é possível definir as opções relacionadas à visualização e interação com a Caixa de entrada de registros no aplicativo.

É possível habilitar a visualização da Caixa de entrada e permitir que o usuário rejeite registros diretamente pelo aplicativo.

Nessa configuração é possível definir como os usuários de campo deverão realizar o check-in e o check-out durante o preenchimento dos registros.

O check-in e o check-out permitem validar a localização do usuário no momento da ação, garantindo maior controle sobre a execução das atividades em campo. Também é possível exigir o envio de fotos durante essas etapas.

Essa configuração permite definir o comportamento do aplicativo quando o aparelho não consegue obter a geolocalização do usuário durante o check-in ou check-out.

Quando habilitada, essa opção permite que o usuário continue realizando o registro mesmo sem a confirmação da localização, caso o dispositivo não consiga obter os dados de GPS.

Nessa configuração é possível definir como será realizada a validação da distância entre a localização do usuário e o endereço cadastrado do cliente durante o check-in e check-out.

É possível desativar a validação de distância, permitindo que o usuário realize o check-in de qualquer lugar, ou definir um raio máximo permitido para check-in e check-out. Esse raio pode ser configurado como um padrão aplicado a todos os clientes ou personalizado individualmente em cada cliente.

Nessa configuração é possível definir o formato do assunto dos e-mails enviados como comprovante de atividade dos registros.

É possível utilizar o padrão do sistema, que considera o nome do cliente, ou personalizar.

Nessa configuração é possível habilitar informações complementares que poderão ser utilizadas nos registros, como classificação da visita, resultado da visita e pessoa relacionada ao registro.

Nessa configuração é possível definir como os formulário serão disponibilizados para os usuários durante a execução dos registros.

É possível limitar a exibição dos formulário para que sejam apresentados apenas aqueles vinculados ao próprio registro e à classificação da visita, garantindo que o usuário visualize somente os formulário relacionados à atividade.

Também é possível desativar o botão de "Adicionar formulário" no aplicativo, impedindo que o usuário adicione formulário manualmente e permitindo que ele responda apenas os formulário direcionados.

Nessa configuração é possível definir se os usuários receberão uma notificação no aplicativo sempre que o status de um registro for alterado.

Os Status têm a função de classificar os registros realizados conforme a necessidade da operação.

Geralmente, são utilizados para aprovar ou reprovar registros feitos em campo, além de informar ao usuário responsável sobre a situação do seu registro.

Para criar um Status, acesse a categoria Status e clique em "Adicionar Status", no canto superior direito da página. Em seguida, preencha as configurações, como envio de e-mail e anexos.

Nome dado ao Status para identificação após o envio pelo usuário ou alteração pelo gestor.

Também é possível definir o comportamento do Status no fluxo dos registros, configurando-o como padrão para novos registros ou como status de encerramento.

Permite selecionar o ícone que será associado ao Status, facilitando sua identificação de acordo com o nome definido.

Permite definir quem receberá notificações por e-mail sempre que houver atualizações neste registro. É possível selecionar o cliente, pessoa, usuário que realizou o registro, usuário que alterou o registro ou o time, além de outros e-mails fixos.

Permite definir se o PDF dos registros será incluído como anexo nos e-mails enviados.

A Classificação de visita facilita a organização dos registros realizados pelos usuários de campo.

Ela permite categorizar os registros, por exemplo, em Venda, Prospecção ou Relacionamento, mantendo uma estrutura que auxilia na análise posterior das atividades realizadas por cada usuário.

Para criar uma Classificação de visita, acesse a categoria "Classificação da visita" e clique em "Adicionar Classificação da visita", no canto superior direito da página. Em seguida, preencha os campos solicitados.

Caso não queira ou não precise utilizar este módulo, deixe-o em branco. A opção será ocultada automaticamente no aplicativo.

Define o nome da Classificação de visita (ou serviço). Deve ser claro e de fácil entendimento para o usuário de campo.

Se desejar, adicione uma breve descrição da Classificação de visita para facilitar a compreensão do usuário de campo.

Permite definir quais informações serão obrigatórias no preenchimento do registro, como assinatura, observação e envio de fotos.

Permite definir quem receberá notificações por e-mail sempre que houver atualizações neste registro. É possível selecionar o cliente, pessoa, usuário que realizou o registro, usuário que alterou o registro ou o time, além de outros e-mails fixos.

O Resultado da visita permite classificar o desfecho de uma visita realizada pelos usuários de campo, facilitando a organização e análise dos registros.

É possível criar diferentes resultados conforme a necessidade da operação, como ‘cliente ausente’, ‘venda realizada’, ‘realizada com positivação’ ou ‘sem positivação’.

Para criar um Resultado da visita, acesse a categoria "Resultado da visita" e clique em "Adicionar resultado da visita", no canto superior direito da página. Em seguida, preencha o título e salve.

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