При первичной настройке CheckOffice очень важно соблюдать последовательность этапов наполнения сервиса.
Рекомендуемый порядок настройки сервиса при первом запуске:
Создание «Групп объектов»
Группы объектов созданы для разбивки объектов по территориальным или иным признакам.
Раздел «Управление» > Объекты проверок > вкладка Группы объектов
Нажмите на кнопку «+» в верхнем правом углу вкладки для добавления новой группы объектов.
Создание «Объектов проверок»
В данном подразделе отображается список всех созданных объектов проверки с возможностью быстрой навигации по фильтрам.
Раздел «Управление» > Объекты проверок
После создания групп объектов перейдите на вкладку «Объекты проверок» и нажмите кнопку «+», чтобы добавить новый объект:
Для создания объекта необходимо заполнить форму.
Вкладка Основная информация:
Название — укажите наименование
Адрес — после ввода адреса геометка адреса объекта будет зафиксирована на карте
Код — буквенное и/или числовое значение (поле необязательное)
Часовой пояс (с возможностью автоматического определения часового пояса по клику на «Определить по городу»)
Дополнительный функционал для объекта:
Не работает — можно указать, что объект временно не работает, и добавить комментарий о причине
Не отображать в списках — исключить объект из списка доступных объектов для назначения проверки
Зона ответственности:
Группы объектов — для привязки объекта к группам
Настройки:
Чек-лист по умолчанию — при создании проверки для данного объекта выбранный шаблон чек-листа будет автоматически назначен в поле «Шаблон чек-листа» (поле необязательное)
Пользователь по умолчанию — при создании проверки для данного объекта выбранный пользователь будет автоматически назначен в поле «Назначить пользователю» (поле необязательное)
Свойства:
Ответственный за объект — возможность прикрепить сотрудника к объекту. Позволяет экономить время при создании автозадач. Также «Ответственного за объект» можно выбрать среди фильтров — это поможет просматривать данные (например, статусы выполнения задач) только по тем объектам, за которые отвечает конкретный сотрудник
Дополнительно:
Телефон
Режим работы
Площадь
Высота потолков
Дополнительная информация — комментарии
Управляющий
Создание «Групп прав»
Данная опция позволяет создавать группы прав пользователей, гибко настраивая доступ к функционалу сервиса. Для добавления пользователя необходимо добавить как минимум одну группу прав.
Раздел «Управление» > Пользователи
В левой верхней части страницы расположены вкладки: Пользователи, Группы пользователей, Группы прав, Приглашения.
Перейдите в «Группы прав» и нажмите кнопку «+ Добавить группу».
Укажите название для группы прав (например, Менеджеры) и настройте права для данной группы при помощи переключателей.
После того как настроили права, нажмите кнопку «Добавить».
Создание «Пользователей»
Раздел «Управление» > Пользователи > вкладка Пользователи
Группы пользователей служат для категоризации и позволяют разбить пользователей на группы для удобства формирования дальнейших отчетов. Создание групп пользователей не обязательно.
Для создания новой группы перейдите в «Группы пользователей» и нажмите кнопку «+ Добавить группу».
Укажите название для группы и нажмите кнопку «Создать».
Перейдите на вкладку Пользователи. Список пользователей разбит на вкладки — роли:
Все — перечень всех пользователей
Администратор — пользователи, которые имеют доступ ко всему функционалу сервиса (без ограничений)
Пользователь — пользователи с привязкой к группам прав
Заблокирован — применяется в тех случаях, когда сотрудник на больничном, в отпуске или уволен
Для создания нового пользователя нажмите кнопку «+».
Для создания пользователя необходимо заполнить форму:
Вкладка Основные
ФИО
E-mail — электронная почта будет служить логином для входа в сервис
Телефон (поле необязательное)
Должность
Роль — Администратор/Пользователь/Заблокирован
Группы пользователей (поле необязательное)
Группа прав
Зона ответственности — настройте пользователю доступ к группам объектов и/или отдельным объектам проверок.
Внимание!При добавлении объектов проверок и их групп в «Зону ответственности» пользователя с ролью «Администратор» ему по-прежнему будут доступны все объекты проверок; «Зона ответственности» для пользователя с ролью «Администратор» определяет те объекты проверок, по которым ему будут поступать уведомленияДополнительно:
Запрет входа через веб-интерфейс — при включенной опции данный пользователь не будет иметь доступ к веб-версии сервиса
Аутентификация с Active Directory — если ваша компания использует сервис Active Directory, можно настроить интеграцию (Администрирование > Основные настройки > Включить LDAP аутентификацию)
Пароль — укажите пароль пользователя для входа в сервис
Примечание: в списке пользователей можно копировать пользователя — кнопка «:» в столбце Действия > Копировать. Копируется Роль, Группы пользователей и Группа прав
После создания карточки пользователя вы можете отправить ему приглашение на e-mail со ссылкой для входа в сервис. Перейдя по ссылке, пользователь самостоятельно назначит себе пароль для авторизации.
Более подробно о том, как еще можно отправлять приглашения: Приглашение пользователя.
Приглашения
Функция «Приглашение» упрощает процесс добавления пользователей в сервис: на почту пользователя поступает письмо со ссылкой для получения доступа к его учетной записи, затем он переходит по ссылке и самостоятельно устанавливает пароль для входа в сервис.
При создании приглашения таким способом в сервис автоматически добавляется новый пользователь.
Раздел «Управление» > Пользователи > вкладка Приглашения > кнопка «Пригласить пользователя»
Для того чтобы пригласить пользователя, необходимо заполнить форму:
E-mail — будет логином для входа в сервис
Роль — Администратор/Пользователь
Группы пользователей (поле необязательное)
Группа прав (поле необязательное)
Зона ответственности — выдаем пользователю доступ к определенным группам объектов или отдельным объектам проверок
Есть возможность пригласить сразу несколько пользователей по кнопке «Пригласить еще пользователя».
После заполнения данных нажмите кнопку «Добавить».
Создание «Шаблонов чек-листов»
Данный подраздел предназначен для создания и редактирования шаблонов чек-листов.
Перейти в него можно двумя способами:
1. Раздел «Проверки» > вкладка Шаблоны чек-листов > «+ Создать чек-лист»
или
2. Раздел «Управление» > Шаблоны чек-листов > вкладка Шаблоны чек-листов > «+ Создать чек-лист»
Здесь отображается полезная информация для каждого шаблона:
Название
Наименования групп шаблонов
Дата последнего использования
Дата и время последнего изменения шаблона
Пользователь, который последним вносил изменения
Количество использований
Действия, которые можно совершать с шаблонами чек-листов:
Предпросмотр — предварительный просмотр проверки по данному шаблону
Редактировать — переход в Конструктор чек-листов для редактирования. Альтернативное действие для перехода в Конструктор — кликнуть на строку с названием шаблона чек-листа
Параметры — редактирование параметров шаблона
Копировать — копирование шаблона чек-листа для создания нового на основе текущего
Изменить позицию — указание номера позиции шаблона в списке
Удалить — перенос шаблона в архив; если случайно удалили шаблон, его можно восстановить из архива
Чтобы перейти к действиям, нажмите на кнопку «:» в столбце Действия:
С помощью фильтров вы можете найти шаблоны чек-листов из определенных групп. См. подробности в статье: Фильтры.
Для создания шаблона чек-листа воспользуйтесь кнопкой «+ Создать чек-лист»
В открывшемся окне выберите способ создания шаблона чек-листа:
1. Доступно создание шаблона чек-листа вручную (описано ниже)
2. Вы можете добавить готовый шаблон чек-листа из Библиотеки.
Мы разработали крупнейшую Библиотеку готовых чек-листов в РФ и странах СНГ и предоставляем бесплатный доступ к ней для наших пользователей. Из Библиотеки можно добавлять в CheckOffice уже готовые чек-листы, редактировать их в Конструкторе и использовать в работе. После добавления шаблона чек-листа из Библиотеки он сразу же отобразится в списке шаблонов чек-листов
3. Также доступна генерация шаблона чек-листа с помощью искусственного интеллекта CheckOffice AI
Для создания шаблона чек-листа вручную требуется заполнить ряд полей:
Название
Добавить шаблон чек-листа в группы (поле необязательное)
Инструкция (поле необязательное)
Доступны следующие настройки:
Цвет иконки — позволяет присвоить шаблону чек-листа цветовой индикатор для удобства навигации в списке шаблонов
Линейное прохождение проверок — возможность включить запрет на переход к следующему пункту проверки без выполнения обязательных действий по предыдущему пункту. Здесь же можно активировать запрет на редактирование пунктов — если включено, при переходе к следующему пункту проверки редактировать предыдущие ответы будет запрещено
Параметры:
Разрешить загрузку изображений из галереи — включение данной опции позволит сотрудникам добавлять фотографии из галереи телефона. По умолчанию сотрудник может добавлять только «живые» фотографии, сделанные с камеры устройства в момент проверки
Прав на просмотр/проведение/назначение проверок по чек-листу — вы можете выбрать, какой Группе прав пользователей или конкретному Пользователю предоставить доступ на выполнение проверок по данному шаблону чек-листа. Остальные сотрудники не будут видеть в сервисе проверки, проведенные по данному шаблону чек-листа, не смогут проводить и назначать проверки с его использованием
Права на редактирование шаблона чек-листа — вы можете дать право определенным Пользователям или Группе прав пользователей редактировать созданный вами шаблон чек-листа. Данное право распространяется только на тех пользователей, в чьей группе прав есть право Управление шаблонами чек-листов
Обязательная геопозиция для начала и завершения проверки — включение функции добавляет в отчет геопозицию на момент начала и окончания проверки по данному шаблону чек-листа
После завершения настройки шаблона чек-листа нажмите кнопку «Создать», шаблон чек-листа появится в общем списке и откроется для формирования.
Для формирования шаблона чек-листа воспользуйтесь предложенными слева вариантами:
Структура
Раздел
Категория
Основные пункты — участвуют в формировании общей оценки по чек-листам, каждому пункту можно присвоить определенный вес в числовом значении (условная значимость пункта)
«Да / Нет / N/A»
«Шкала»
«Выбор из списка»
«Мультивыбор»
«Числовое поле»
«Чек-бокс»
«Дата и время»
Дополнительные пункты — нет участвуют в формировании общей оценки по чек-листам
«Фото»
«Текстовое поле»
«Информация»
«Подпись»
Для создания структуры чек-листа необходимо добавить как минимум:
Один раздел
Одну категорию
Один пункт
Примечание: Конструктор работает по принципу Drag-and-drop (перетаскивание), за счет чего работать в конструкторе действительно очень просто.
Возьмите нужный элемент и поместите его в любое место чек-листа, либо кликните по элементу два раза
Поздравляем, первичная настройка сервиса завершена ✨
Более подробно с настройкой Конструктора вы можете ознакомиться в данной статье: Конструктор чек-листов.