Auf einen Blick
Mit den Ausgaben-Gruppen bzw. Benefit-Gruppen können Admins die User Gruppen zuordnen.
Die Gruppen-Struktur vereinfacht den Genehmigungs- und Prüfungsprozess auf Circula.
Kostenstellen können Gruppen zugeordnet werden.
Was sind Gruppen?
Gruppen-Struktur in Circula
Gruppen erlauben Ihnen, Genehmigungs- und Prüfprozesse für die Organisationseinheiten Ihres Unternehmens festzulegen. Innerhalb von Gruppen können Sie Genehmiger und Buchhalter für spezifische Mitarbeitende bestimmen, was Ihnen eine effizientere Nutzung von Circula erlaubt.
Zudem können Sie jeder Gruppe eine Kostenstelle zuweisen. Kostenstellen legen Sie unter Einstellungen im Tab "Kostenstelle" an. Weiteres erfahren Sie hier.
Was bedeutet “User außerhalb der Gruppen”?
Bevor Sie Ihre erste Gruppe erstellen, werden Sie im Tab "Ausgaben-Gruppen" eine Kachel mit dem Namen "User außerhalb der Gruppen" finden. Wenn Sie diese Kachel anklicken, sehen Sie:
User (Mitarbeiter) welche noch keiner Gruppe zugeordnet wurden. Die Ausgaben dieser Mitarbeitenden werden außerhalb der Gruppen eingereicht.
User mit Genehmiger- und/oder Buchhalterrechten für das gesamte Unternehmen. Diese Genehmiger und Buchhalter können alle Ausgaben sehen, welche innerhalb und außerhalb der Gruppen eingereicht werden.
Unter "Genehmiger und Buchhalter" können Sie festlegen, welche User hierarchisch übergeordnete Rollen für das gesamte Unternehmen und somit alle Gruppen übernehmen.
Gruppenunabhängige Genehmiger und Buchhalter
Unter "Mitarbeiter" finden Sie alle User, die ihre Ausgaben in keiner spezifischen Gruppe einreichen, weil sie keiner hinzugefügt worden sind. Die Ausgaben dieser User werden ausschließlich in den To-Dos der Genehmiger und Buchhalter erscheinen, die ebenso außerhalb der Gruppen stehen.
Mitarbeitende in der Gruppe "User außerhalb der Gruppen"
Wie kann ich eine Gruppe erstellen?
Gruppen können nur von Admins erstellt und bearbeitet werden.
Tipp
Mehr zu den verschiedenen User-Rollen finden Sie hier.
Gehen Sie zu den "Ausgaben-Gruppen" unter "User Management" und klicken das gelbe Plus.
Neue Ausgaben-Gruppe erstellen
Geben Sie einen Gruppennamen ein und ordnen Sie der Gruppe eine Kostenstelle zu. Hierzu muss die jeweilige Kostenstelle bereits erstellt sein. Alle Ausgaben, die von den Mitarbeitenden in dieser Gruppe eingereicht werden, werden der ausgewählten Kostenstelle zugeordnet.
Gruppenname und Kostenstelle
Fügen Sie Genehmiger, Buchhalter und Einreicher hinzu.
User der Gruppe zuordnen
Klicken Sie auf "Erstellen".
Erstellen einer neuen Ausgaben-Gruppe
Tipp
User können entweder bei der Einladung zu Circula direkt in Ausgaben-Gruppen eingeteilt werden, oder aber zu einem späteren Zeitpunkt. Wir empfehlen die Zuordnung während der Einladung vorzunehmen.
Hinweis
Ein User kann nur in einer Ausgaben-Gruppe als Einreicher hinterlegt werden. Auf diese Art wird eine höhere Validität garantiert und Redundanzen vermieden.
Wenn Genehmiger oder Buchhalter innerhalb einer Gruppe ihre eigenen Ausgaben prüfen bzw. freigeben möchten, müssen sie innerhalb der Gruppe auch als Einreicher hinzugefügt werden.
Tipp
Je früher Sie sich um die Einteilung Ihrer User in den Ausgaben-Gruppen kümmern, desto besser. Die Gruppenlogik greift nur auf neu eingereichte Ausgaben und kann nicht rückwirkend angewandt werden.
Wie deaktiviere ich eine Gruppe?
Gehen Sie zu den "Ausgaben-Gruppen" unter "User Management".
Klicken Sie ganz rechts bei der Gruppe, welche Sie gern deaktivieren würden, auf die drei Punkte. Sie werden die Option "Deaktivieren" sehen. Klicken Sie diese.
Ausgaben-Gruppen deaktivieren
Deaktivierte Ausgaben-Gruppen können Sie jederzeit im Tab "Inaktiv" sehen.
Deaktivierte Ausgaben-Gruppen
Wichtig
Um eine Gruppe deaktivieren zu können, müssen alle Ausgaben exportiert, gelöscht oder als Entwurf gespeichert sein. Somit können keine bereits bearbeiteten und eingereichten Ausgaben verloren gehen.
Sobald Sie eine Gruppe deaktivieren, werden alle Einreicher, Genehmiger und Buchhalter, die zuvor dieser Gruppe zugeordnet waren, automatisch entfernt. Sollten diese User noch keinen anderen Gruppen zugeordnet sein, so befinden sie sich nun unter "Ausgaben-Gruppen" in "User außerhalb der Gruppen". Fügen Sie diese User einer passenden Gruppe hinzu, damit diese weiterhin erfolgreich Ausgaben einreichen können.
Wie reaktiviere ich eine Gruppe?
Gehen Sie zu den "Ausgaben-Gruppen" unter "User Management".
Klicken Sie auf das Tab "Inaktiv". Klicken Sie ganz rechts bei der Gruppe, welche Sie gern reaktivieren würden, auf die drei Punkte. Sie werden die Option "Aktivieren" sehen. Klicken Sie diese.
Ausgaben-Gruppen reaktivieren
Sie werden die Ausgaben-Gruppe im Tab "Aktiv" sehen. Allerdings werden reaktivierte Ausgaben-Gruppen weiterhin ohne zugeordnete Einreichende, Genehmiger und Buchhalter reaktiviert. Diese müssen Sie erneut hinzufügen, indem Sie auf die jeweilige Gruppe klicken und diese bearbeiten.
"Unsichtbare" To Dos
Wenn etwas an der Gruppen-Konfiguration verändert wird, kann es dazu kommen, dass eine Einreichung dem Genehmigenden oder dem Buchhaltenden nicht als To- Dos angezeigt wird.
Es werden immer die Einstellungen übernommen, die zum Zeitpunkt des Einreichens einer Ausgabe oder Reise vorlagen, wird also nachträglich die Zuständigkeit geändert, aktualisiert sich diese nicht.
In diesem Fall haben Sie drei Möglichkeiten:
Der Mitarbeitende kann die Ausgabe löschen (wenn sie bereits geprüft wurde) oder sie widerrufen (wenn sie noch nicht bearbeitet wurde) und erneut einreichen.
Sie können die gewünschten Genehmigende und/oder Buchhaltenden in der Ausgaben-Gruppe “User außerhalb der Gruppen" hinzufügen, sodass diese die Ausgaben sehen und sie genehmigen und/oder kontrollieren können. Danach können Sie sie wieder aus der Gruppe “User außerhalb der Gruppen" entfernen.
Die dritte Möglichkeit ist, dass Genehmigende bzw. Buchhaltende, die bereits in der Gruppe “User außerhalb der Gruppen" hinterlegt sind, die Ausgaben kontrollieren und genehmigen.
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
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