La importación de contactos en Clientify es un proceso clave para mantener una base de datos organizada y evitar la duplicidad de información. Para ello, es fundamental tener en cuenta varios aspectos que se explican a continuación.
Identificación de Contactos Duplicados o Existentes
Clientify identifica si un contacto ya existe a través de tres campos: Nombre completo, Teléfono y Correo electrónico. En el último paso del proceso de importación, puedes definir por cuál de estos campos deseas que el sistema realice la identificación o seleccionar una combinación de ellos.
Es importante considerar que no todas las bases de datos tienen información de todos ellos. En algunos casos, un contacto puede carecer de correo electrónico o teléfono. Por ello, identificar con anticipación el criterio adecuado evitará la duplicación de datos.
Formato de campos tipo Fecha
Uno de los errores más comunes en la importación de contactos está relacionado con los campos de fecha. Para prevenir inconvenientes, es recomendable usar siempre el formato tipo "Texto" y utilizar el mismo formato de fecha configurado en Clientify. Puedes revisar esta configuración en:
Configuraciones -> Mi Cuenta -> Datos regionales
Las opciones disponibles son DD/MM/AAAA o MM/DD/AAAA, y es fundamental evitar la mezcla de ambos formatos en un mismo archivo, ya que esto podría generar errores en la importación.
Formato del Campo Teléfono
Es imprescindible que los números de teléfono incluyan el indicativo del país con el símbolo "+". Por ejemplo: +57XXXXXXXXX. Si no se respeta este formato, los números no podrán ser importados. Si al editar tu archivo, no puedes añadir el símbolo '+' delante del número, verifica que el formato de la celda sea tipo "Texto".
Emparejamiento de Campos con la Base de Datos
Es esencial que cada campo del archivo de origen que desees importar, se relacione con su respectivo campo en Clientify. Si una columna del archivo no aparece asignada en la parte derecha de la vista, los datos no se guardarán en la plataforma.
Importación de Etiquetas
Si deseas importar múltiples etiquetas para un contacto, puedes indicarlas en una única columna y separarlas por comas o crear una columna para cada etiqueta y emparejar cada una de ellas con un campo diferente de etiqueta.
Importación de Campos Personalizados
Si estás importando campos personalizados con opciones desplegables, es muy importante que los datos coincidan de manera exacta con los configurados al crear el campo en Clientify, respetando mayúsculas y minúsculas y cualquier otro símbolo. Si los valores no coinciden, el sistema no reconocerá los datos como iguales y requerirá correcciones posteriores.
Nota Final
Antes de realizar la importación de contactos, verifica que todos los campos estén correctamente mapeados. Si en tu archivo existen campos personalizados que no están en Clientify por defecto, deberás crearlos manualmente antes de la importación. De lo contrario, tendrás que ignorar esas columnas.
Siguiendo estos consejos, podrás garantizar una importación de contactos exitosa y sin errores en Clientify.
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