厚生局により医療機関様を対象に実施される個別指導についてのお問い合わせについてご案内いたします。
個別指導関連のお問い合わせにつきまして、内容によっては弊社にて確認を行い回答をさせていただきますので、お早めにチャットサポートにてお問い合わせいただきますようお願いいたします。
1.電子カルテ運用管理規程の雛形（サンプル）提供について
弊社にて「電子カルテ運用管理規程」の雛型をご用意しております。
こちらはあくまでサンプルとなり、必ず医療機関様ごと運用に沿って「電子カルテ運用規程」を作成いただきますようお願いいたします。
▼こちらからダウンロード可能です
2.個別指導時に提出する書類における弊社での対応について
「医療情報システムの概況等（医科）」や「医療情報等のアクセス権限（医科）」など個別指導時に提出される書類について、弊社で回答可能な箇所については対応させていただきますが、提出される書類の内容によっては、回答までにお時間をいただく場合がございます。
詳細に確認を行った上での回答となるため、5営業日お時間をいただきますのでお早めにご依頼くださいますようお願いいたします。
3.よくあるお問い合わせについて（2023年12月時点）
個別指導の際に弊社へお問い合わせいただく事項を下記にまとめました。
個別指導時の資料作成にご活用ください。
（１）概要
設問 | 回答 |
システムの名称 | CLINICSカルテ |
システム会社名 | 株式会社メドレー |
システム管理者 医療情報システム安全管理責任者 機器管理者 運用責任者 安全管理者 個人情報保護責任者 監査責任者 |
医療機関様の運用に沿って記載をお願いします
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電子カルテシステムと連動しているシステムの名称 | CLINICSカルテサポートデスクにお問い合わせください |
単独運用しているシステムの名称 | 医療機関様の運用に沿って記載をお願いします
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（２）運用管理規程等
設問 | 回答 |
運用管理規程 | 医療機関様の運用に沿って記載をお願いします
雛形につきましては「1.電子カルテ運用管理規程の雛形（サンプル）提供について」をご確認ください |
運用マニュアル | 医療機関様の運用に沿って記載をお願いします |
ガイドラインへの対応状況 | 第６版に対応 （弊社からご提供している雛形の回答となります） |
アクセス権限の設定 | 設定している |
アクセスログ | 記録される |
アクセスログの記録される情報について | 以下が該当します ■ログイン時間 ■アクセス時間 ■操作した医療情報 |
利用する時刻情報 | 標準時刻と定期的に一致 |
不要なソフトウェアへの対策 | 医療機関様の運用に沿って記載をお願いします |
ＩｏＴ機器の利用 | 医療機関様の運用に沿って記載をお願いします |
利用者ＩＤの付与 | あり （人数等につきましては医療機関様の運用に沿って記載をお願いします） |
現在のシステムの利用者認証について | 以下の■が該当します ■二要素以上の認証あり（認証方法：複数選択可） ■ＩＤ・パスワード □ＩＣカード □生体認証 ■その他（Google認証システム） |
パスワードの設定 | あり |
パスワードの最低桁数 | ８桁〜１２桁 |
パスワードの有効期限の有無 | あり（有効期間２ヶ月） |
電子署名について | 実施していない |
電子署名を含む文書全体にタイムスタンプを付与 | 付与していない |
（３）電子保存の要件
設問 | 回答 |
記録の確定操作 | 以下の■が該当します □作成者に限定 ■その他でも可 識別情報の記録あり |
確定された記録について | 書き換えできない/消去できない |
更新履歴の保存 | あり |
更新前と更新後の内容を照合 | できる |
ネットワークを通じて医療機関の外部に保存する場合、通信の相手が正当であるか。 |
相互認証を実施している |
転送途中で改ざんされていないことの保証機能 | 運用管理規程で定めいている |
見読性 システム障害時 | 以下の■が該当します □システムの冗長化 ■代替的な見読化手段 □いずれもない |
バックアップサーバ | あり 設置場所：クラウドサーバ（ＡＷＳ) |
保存性 サーバ室の管理者 | 以下の■が該当します □院長 □システム管理者 □事務担当者 ■その他（クラウド型のため院内にサーバーなし） |
サーバ室の入室制限 | なし |
保存された情報がき損した場合 | 以下の■が該当します ■バックアップを用いてき損前の状態に戻せる □き損された範囲が容易に分かる □いずれもない |
データのバックアップ バックアップデータの保存場所 | クラウドサーバ（ＡＷＳ） |
診療データの保存期間 | 完結時から５年間 |
（４）診療録等を外部に保存する際の基準
設問 | 回答 |
契約者等への守秘について関連する事項やペナルティについて | 定めている （制定日につきましてはCLINICSカルテサポートデスクにお問い合わせください） |
受託する事業者の選定 | 以下の■が該当します ■事業者のセキュリティ対策状況を示す資料を確認している □選定に際して特段の資料の確認を行なっていない |
保存された情報を格納する機器等 | 以下の■が該当します ■国内法の適用を受ける □国内法の適用を受けない |
ご不明な点などございましたら、CLINICSカルテチャットサポートデスクまでお問い合わせ下さいませ。
チャットサポートデスクへは、受付一覧画面・カルテ入力画面左下の吹き出しアイコンを押していただき、「メッセージを送信」よりお問い合わせください。