Lors de la gestion d'un dossier en ligne, vous pouvez avoir besoin que les membres de votre équipe ou vous-même, passiez en revue une liste de contrôle des choses qui doivent être vérifiées ou complétées dans le cadre de vos procédures opérationnelles standard.
Exemple rapide :
Envoyer les fiches de paie du client au département de conformité.
Vérifier le numéro d'identification avec les données du CRM
Imprimer et classer le certificat d'activité du client
Ces actions, qui doivent être réalisées par vous ou votre équipe, peuvent être capturées à l'aide de la fonction Tâches de Clustdoc de deux manières différentes.
1. Attacher une tâche interne à votre procédure
Vous pouvez créer des tâches qui concernent l’ensemble du dossier. Ces tâches sont utiles pour suivre des actions transverses à effectuer au cours du traitement du dossier. Elles peuvent être assignées, datées et suivies. En appuyant sur une tâche vous pouvez accéder à trois onglets :
Description : pour détailler le contenu ou les instructions liées à la tâche
Notes : pour ajouter des commentaires internes relatifs au dossier
Activités : pour suivre les changements apportés au dossier.
Pour créer une tâche globale, rendez-vous dans la section “Tâche” de votre procédure.
2. Attacher une tâche interne à une étape spécifique de votre check-list
Vous avez également la possibilité de lister explicitement les tâches qui doivent être accomplies par vous ou votre équipe pour une étape spécifique de votre checklist d'onboarding. Elles peuvent être assignées, datées et suivies. Elles sont, elles aussi, visibles dans la section “Tâches” du dossier et comportent aussi les trois onglets :
Description : pour détailler le contenu ou les instructions liées à la tâche
Notes : pour ajouter des commentaires internes relatifs à l’élément de la checklist
Activités : pour suivre les changements apportés au dossier.
Pour créer une nouvelle tâche rattaché à une étape :
Allez dans votre procédure.
Faites défiler jusqu'à l'étape concernée
Cliquez sur le bouton "Modifier", puis ouvrez l'onglet "Tâches".
Ajoutez votre liste de tâches
Cocher et compléter une tâche sur les étapes de votre liste de contrôle
Une fois que vous avez dressé la liste de vos différentes tâches, votre équipe pourra marquer ces tâches comme achevées tout en examinant les informations soumises.
Quelle est la différence entre les statuts et les todos ?
Les étapes todos (traitées dans cet article) sont pour la plupart des tâches ou des procédures opérationnelles liées à une étape.
Par exemple : Approuvé par John, Révisé par Mona.
Les statuts des étapes (voir cet article) vous permettent de lister chronologiquement les étapes qui doivent se produire sur votre liste de contrôle des étapes. Ils vous permettent de comprendre où vous en êtes dans la procédure pour une étape donnée.
Par exemple : En attente de la revue de l'équipe X, Audit commencé.
Bien sûr, vous pouvez utiliser ces fonctionnalités comme vous le souhaitez, il s'agit juste de quelques conseils pour vous aider à comprendre comment ils fonctionnent habituellement.
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