Mit einer Reiserichtlinie haben Sie die Kontrolle darüber, was Ihre Reisenden buchen und wie viel sie für Reisen ausgeben. Als Admin können Sie daher Reiserichtlinien für verschiedene Projekte, Abteilungen oder Hierarchiestufen anlegen, um die unterschiedlichen Reiseoptionen und -ansprüche widerspiegeln zu können.

Was ist eine Reiserichtlinie?

Die Reiserichtlinie setzt sich aus zwei Teilen zusammen: Regeln und Präferenzen.

Regeln

Regeln definieren die oberen Grenzen von dem, was Mitarbeiter buchen dürfen (z. B. in welcher Kabinenklasse sie fliegen dürfen oder wie viel sie pro Nacht im Hotel ausgeben dürfen). Wenn während des Buchungsprozesses eine Regel missachtet wird, wird die Reiseoption mit „Außerhalb der Richtlinie“ markiert. Ein Reisender kann immer noch eine Buchung durchführen, die außerhalb der Richtlinie liegt, wird aber deswegen benachrichtigt und sieht den Grund dafür.

Präferenzen

Präferenzen sind „weicher“ als Regeln. Sie sind dazu da, Reiseoptionen auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzustimmen (z. B. ob bevorzugt umbuchbare oder stornierbare Flüge gebucht werden sollen), aber sie grenzen das Buchungsverhalten nicht so ein wie Regeln. Eine Abweichung von Präferenzen wird nicht mit „Außerhalb der Richtlinie“ markiert. Ein Reisender kann eine Buchung machen unabhängig davon, ob sie gemäß der Präferenzen ist.

Welche Regeln und Präferenzen kann ich in der Reiserichtlinie anlegen?

Um eine Reiserichtlinie anzulegen, gehen Sie zu „Firma“ > „Reiserichtlinie“ (https://my.comtravo.com/account/policy). Sie können mehrere Richtlinien anlegen. Für jeden Bereich (d. h. Flug, Hotel, Zug, Mietwagen) können Sie Regeln und Präferenzen pro Richtlinie definieren. Bitte beachten Sie, dass Sie für jede Richtlinie jeweils Regeln bzw. Präferenzen erneut definieren müssen.

Flüge

Als Regeln können Sie Folgendes festlegen:

  • die höchste Kabinenklasse, die erlaubt ist
  • das Budget pro einfachem Flug
  • weitere Kabinenklasse je nach Flugdauer

Sie können eine Standardregel und 3 weitere Regeln nach Flugdauer (z. B. dass eine höhere Kabinenklasse oder höheres Budget für Langstreckenflug gestattet ist) festlegen.

Als Präferenz können Sie festlegen

  • ob Flugtickets umbuchbar, stornierbar oder mit Aufgabegepäck sein sollen
  • welche Fluglinien bevorzugt oder vermieden werden sollen.

Hotels

Als Regeln können Sie Folgendes festlegen:

  • die höchste Sternekategorie, die für Hotels erlaubt sind
  • das Budget pro Zimmer und Nacht
  • weitere länderspezifische Budgetregeln.

Beim Budget können Sie einen weltweiten Standard sowie bestimmte Beträge pro Land definieren.

Als Präferenzen können Sie Folgendes auswählen:

  • das Minimum der Sternekategorie, die Hotels haben sollen
  • ob Hotels stornierbar, Frühstück oder WLAN enthalten sein sollen.

Züge

Als Regeln können Sie Folgendes festlegen:

  • die höchste erlaubte Klasse für Zugfahrten
  • das Budget für eine einfache Fahrt

Als Präferenzen können Sie definieren, ob Zugtickets stornierbar, flexibel oder inklusive Sitzplatzreservierung sein sollen.

Mietwagen

Als Regeln können Sie Folgendes festlegen:

  • die höchste erlaubte Fahrzeugklasse für Mietwagen
  • das Budget pro Miettag.

Als Präferenzen können Sie definieren

  • ob die Versicherung mit oder ohne Selbstbeteiligung sein soll
  • ob der Mietwagen über ein Navigationssystem verfügen soll
  • welche Anbieter bevorzugt oder vermieden werden sollen.

Wie wird die Reiserichtlinie bei der Buchung berücksichtigt?

Reiserichtlinien werden bei allen Buchungen per E-Mail und über das Online-Buchungs-Tool angewendet. Präferenzen werden verwendet, um voreingestellte Suchfilter im Online-Buchungs-Tool (z. B. um nach Hotels mit 2-4 Sternen oder umbuchbaren Flügen zu suchen) und die passenden Suchergebnisse entsprechend höher zu sortieren. Bei dem E-Mail-Kanal leiten die Präferenzen die Reiseexperten, um Ihnen die beste Option anzubieten.

Reiseoptionen, die eine Regel der Reiserichtlinie missachten, werden mit „Außerhalb der Richtlinie“ markiert – sowohl bei Buchung per E-Mail als auch über den Online-Kanal:

Online-Buchungs-Tool/MyComtravo

Suchergebnisse, die außerhalb der Richtlinie liegen, werden deutlich im Online-Buchungs-Tool markiert. Außerdem wird der Grund dafür angegeben, sodass Buchende andere Optionen finden können, die gemäß der Richtlinie sind.

E-Mail

In der Angebots-E-Mail werden Optionen, die gegen eine Regel verstoßen, mit „Außerhalb der Richtlinie“ inkl. des Grundes markiert.

Check-out

Während des Check-outs werden Buchungen, die außerhalb der Richtlinie liegen, inkl. Begründung markiert. Bitte beachten Sie, dass Nutzer trotzdem alle Optionen buchen können, auch wenn sie außerhalb der Richtlinie sind.

Benachrichtigungen:

Sie können Benachrichtigungen für Buchungen außerhalb der Richtlinie einstellen. Mehr erfahren

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