En mettant en place Cegid Conciliator sur vos dossiers, celui-ci va devenir
maître de la gestion de vos comptes auxiliaires en comptabilité. En effet, les factures étant déposées dans Cegid Conciliator, s'il n'a pas déjà traité le fournisseur, il créera un nouveau compte.
Vous n'aurez donc plus à vous soucier de la création de comptes auxiliaires dans votre logiciel de production comptable.
Paramétrage des comptes auxiliaires
Cegid Conciliator va créer, au fur et à mesure des factures traitées, les comptes tiers suivant le modèle que vous avez défini. Ce modèle doit être représentatif des habitudes de votre cabinet. Il se compose d'un préfixe (pour les fournisseurs souvent "F", "0", "401") et des premières lettres de la raison sociale.
Vous pouvez choisir le nombre de lettres de la raison sociale que vous souhaitez.
Par exemple, si le modèle choisi est F+7 lettres, EDF se codera "FELECTRI" (car la raison sociale est "Electricité de France).
Vous devez définir un modèle pour les fournisseurs et un modèle pour les clients.
Par exemple, F+7 lettres pour les fournisseurs et C+7 lettres pour les clients
Important : ce code est transverse à tout le cabinet et donc le même code tiers est utilisé pour le même fournisseur sur tous les dossiers.
Autre point important au démarrage : un certain nombre de vos comptes tiers existants vont être re-créés car Cegid Conciliator ne les a jamais rencontrés. Il faudra donc, au fur et à mesure, "translater" l'ancien compte que vous utilisiez vers le nouveau créé par Conciliator (opération à réaliser dans votre outil comptable)
Remarque
Conciliator identifie le fournisseur grâce à son SIREN (ou au SIREN de la maison mère).
Cas particuliers
Tiers différents avec lettres identiques
Si 2 tiers ont leur "n" premières lettres identiques, Conciliator remplace la dernière lettre par un chiffre afin d'éviter tout doublon de fournisseur.
Tiers de type "Particulier" (une personne physique)
Dans le cas d'un particulier, le SIREN n'existe pas. Cegid Conciliator utilise alors un fournisseur générique de la forme : "?_Particulier", le "?" étant remplacé par la première lettre du nom du particulier. Ceci permet d'éviter la multiplication des comptes tiers, notamment pour les ventes.
Tiers génériques
Pour des types d'achat récurrents, Cegid Conciliator va utiliser les tiers suivants :
"Restaurant_Fournisseur" = factures de restaurant pour lesquelles le SIREN n'est pas indiqué
"Carburant_Fournisseur" = factures de carburant pour lesquelles le SIREN n'est pas indiqué
"Parking_Fournisseur" = factures de parking
"Péage_Fournisseur" =factures de péages
"Trésorerie_Fournisseur" = factures émises par une trésorerie ou une commune ou communauté de commune difficile à identifier
Tiers étrangers
Tiers de l'UE pour gérer la TVA intracom :
Si Conciliator trouve sur la facture le N° de TVA intracom du tiers, il va pouvoir associer à la facture le tiers en question
S'il ne trouve pas le N° de TVA intracom du tiers, Conciliator utilise un tiers générique "Etranger_CEE_Fournisseur"
Tiers hors UE : Conciliator utilise un tiers générique "Etranger_Hors_CEE"
Gestion du tiers en fonction de la nature de la charge
Il est possible d’indiquer, au niveau du plan comptable (colonne "Compte tiers"), le code tiers centralisateur à appliquer pour une nature de charge spécifique.
Par exemple :
Compte 625700 Réception code tiers = FRESTAU
Compte 606100 Carburant code tiers = FCARBU