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¿Qué es y para qué se utiliza?
Las cuentas por defecto son cuentas contables que se necesitan configurar para que el sistema pueda generar las pólizas de forma automática (por ejemplo, compras, ventas, pagos, nómina). En otros sistemas las puedes conocer como plantillas.
Esto evita que tengas que capturar pólizas manualmente. Solo necesitas asegurarte de que las cuentas asignadas en esta sección estén bien configuradas.
Antes de iniciar asegúrate de contar con:
Catálogo de cuentas configurado
Utilizar únicamente subcuentas (último nivel) en la configuración
Conocer como registrar nuevas cuentas contables en caso de requerirse
¿Cómo funciona?
Una vez que hayas configurado tu catálogo de cuentas, ingresa al menú Configuración (engrane) → Contabilidad → Cuentas por defecto.
La pantalla muestra dos zonas:
Un menú lateral izquierdo con las categorías:
Póliza de Ingresos
Póliza de Egresos
Póliza de Nómina
Reportes Financieros
Pólizas Adicionales.
Sobre el menú, un indicador con porcentaje y barra de avance. Muestra cuánto falta por configurar para generar tus pólizas de forma automática.
Selecciona una categoría del menú lateral. Cada categoría abre secciones por concepto, cada una con su propio panel de campos y su propio botón Guardar cambios.
Paso a paso
¿Qué verás al entrar?
Contalink ya incluye una configuración sugerida, pero puedes ajustarla según las características de tu operación contable.
Pólizas de Ingresos
Desglose cuentas de clientes
Configura cómo el sistema genera las cuentas contables de tus clientes: con una sola cuenta contable para todos los clientes, o con una cuenta individual por cada RFC.
En el campo "Selecciona el tipo de proceso", elige una opción:
General: Mantiene un catálogo simplificado utiliza una cuenta contable para todos los clientes. Cada vez que se genera una póliza por ejemplo de ingresos, el sistema tomará la cuenta configurada en clientes para realizar la póliza.
Detallada: Corresponde al modo que crea una cuenta contable individual por cliente, asociándola a tu catálogo de clientes. El sistema creará una cuenta personalizada para cada cliente y cada proveedor tanto en tu catálogo de cuentas. Hay varias formas de hacer ésta configuración, te recomiendo ver detenidamente éste tutorial: Contabilidad por cliente y proveedor, antes de activar esta opción, si ésta es tu elección.
Al activar el botón de Generar cuentas contables de Clientes (opción Detallada) en automático, en el campo Tipo de aplicación te pedirá elegir a partir de cuándo deseas realizar esta activación:
Actualizar configuración en datos anteriores. Al aplicar ésta opción, cada cliente o proveedor que tengas creado en tus datos maestros, creará una cuenta contable con consecutivo único, y en el nombre se colocará la razón social tal cuál aparece en el CFDI del cliente o proveedor.
Aplicar configuración en nuevos registros de RFC. Al aplicar ésta opción, se comenzarán a crear cuentas contables solamente de los CFDIs de ingresos o egresos que se comiencen a descargar a partir de la fecha de configuración del botón de Generar cuentas contables aquí en cuentas por defecto. Esto es no se generarán para los datos maestros que fueron creados a partir de CFDIs ya descargados al momento de la configuración.
Selecciona una cuenta para asignar consecutivos a cuentas nuevas: Deberás colocar un número de cuenta de tu catálogo de cuentas que se tome como consecutivo inicial, para que a partir de éste, se comiencen a generar las cuentas en automático. Elige el último consecutivo que tienes registrado en tu catálogo para clientes o proveedores.
Por ejemplo, en mi catálogo el último consecutivo para clientes es la cuenta 105-01 Clientes nacionales, por lo cuál ese sería el que registraría en ésta configuración. Recuerda que en las configuraciones solo puedes elegir cuentas nivel subcuenta.
Por último da clic en GUARDAR CAMBIOS, se comenzarán a crear las cuentas de forma automática y a asociar con su dato maestro en clientes y proveedores.
🎯 Si requieres conservar el consecutivo para cada cliente o proveedor que tenías en tu anterior sistema, es necesario hacer una configuración previa antes de activar éstos botones. Revisa el tutorial Contabilidad por cliente y proveedor
Impuestos - Provisión
Configura las cuentas utilizadas para la provisión de impuestos de una factura, antes del cobro. Por ejemplo al hacer una provisión de una factura de ingresos, si ésta tiene impuesto IVA se registrará en automático el asiento con la cantidad del impuesto en la cuenta configurada en IVA trasladado no cobrado
Impuestos - Cobro
Configura las cuentas utilizadas para los impuestos registrados al recibir el cobro. Al cobrarse una factura (conciliarse o cobrarse en automático) se trasladara el impuesto a la cuenta configurada
Descuentos
Configurar las cuentas de descuentos sobre ventas o compras, el sistema al realizar la póliza si la factura trae descuento de aquí tomará la cuenta para hacer el registro.
Configuración avanzada
Configura reglas adicionales para la clasificación automática de facturas. El algoritmo utilizará primero esta configuración y, si no encuentra una coincidencia, tomará como referencia el historial de contabilización de la empresa.
Pólizas de Egresos
La estructura y los campos de esta categoría son idénticos a los de Póliza de Ingresos, sigue el mismo procedimiento descrito previamente. Podrás encontrar las secciones:
Desglose cuentas de proveedores
Impuestos - Provisión
Impuestos - Pago
Descuentos
Nómina
Los comprobantes de nómina NO es necesario clasificarlos (asignarles una etiqueta) para que el sistema sepa que cuenta utilizar. La configuración se realiza desde ésta sección. De acuerdo a los conceptos de percepciones y deducciones que aparezcan en el comprobante de Nómina, se abrirán espacios para configurar las cuentas correspondientes.
💡 Importante. El sistema abrirá una cuenta en ésta sección cada vez que encuentre un recibo con una percepción o deducción de un concepto nuevo.
Esto quiere decir que si por algún motivo en cada nómina utilizas un concepto diferente aunque esté asociado a la misma clave del sat, se abrirá un campo para configurar la cuenta.
Te recomendamos que al emitir y timbrar tu nómina utilices un mismo concepto estándar.
Reportes financieros
El sistema calcula de forma automática la utilidad o pérdida del ejercicio y lo muestra en algunos reportes como Estado de resultados o balance general. De aquí tomará la cuenta para mostrarlo en esos reportes.
Pólizas adicionales
Operaciones en dólares
Si el cobro o pago de una factura genera utilidad o pérdida cambiaria el sistema lo cálcula ya de forma automática, solo necesita saber a qué cuenta llevarlo.
Temas adicionales
Asientos no cuadrados. Se utilizará para cuando el sistema no sepa que cuenta utilizar. Puedes crear y configurar una cuenta de orden. Te servirá para auditar en el auxiliar de cuentas que todo se esté contabilizando correctamente.
No deducibles. Para los gastos no deducibles, por ahora solo hay un campo para el concepto no deducibles.
Modificación de cuentas por defecto
Por default el sistema te da una configuración previa, si usas el catálogo estándar del SAT la configuración es mucho más certera. Si usas un catálogo personalizado o migrado de otro sistema, el sistema autodeterminará la cuenta por defecto que le corresponde según el código agrupador configurado en las cuentas contables.
🎯 Es importante que realices una validación de cada sección para asegurarte que está correctamente configurada y que por lo tanto las pólizas se generarán de forma correcta desde el inicio.
Para hacer la validación o modificación de las cuentas por defecto sigue estos pasos:
Paso 1: Ingresa a la configuración de cuentas por defecto
Menú izquierdo → Configuración → Contabilidad → Cuentas por defecto
Paso 2: Revisa las cuentas configuradas en cada sección
Es importante que verifiques que cada cuenta corresponda con la que quieres utilizar para esa función específica.
Recuerda que las cuentas deben ser subcuentas (último nivel).
Si todas las cuentas están correctas, puedes continuar sin hacer cambios.
Mejores prácticas y recomendaciones
✅ Usa siempre subcuentas activas para cada campo.
✅ Selecciona el tipo de contabilidad por cliente-proveedor que mejor se adapte a tu negocio.
✅ Si realizaste algún cambio en una cuenta por defecto y ya existían pólizas con esa cuenta, es necesario descontabilizar masivamente y volver a contabilizar masivamente para que se refleje el cambio en las pólizas ya con la nueva cuenta configurada.