Introducción
Este artículo te explicará cómo puedes configurar las cuentas por defecto para la generación de tus pólizas contables, dividido en dos partes:
Guía rápida: Pasos básicos para completar el proceso en menos de 1 minuto.
Tutorial completo: Explicación detallada con contexto, ruta en el sistema, buenas prácticas y video de apoyo (3–4 minutos).
Escoge la opción que prefieras y cumple con tus obligaciones fiscales sin complicaciones.
Guía rápida
Ingresa al menú izquierdo: Configuración → Contabilidad → Cuentas por defecto.
En cada sección, ubica el campo que deseas configurar.
Escribe el nombre o número de la cuenta deseada (debe ser una subcuenta).
Si necesitas crear o modificar una cuenta, haz clic en el ícono de Editar.
Repite el proceso en cada categoría: General, Clientes, Impuestos, etc.
Tutorial completo
¿Qué son y para qué sirven las cuentas por defecto?
Las cuentas por defecto son configuraciones clave que indican al sistema qué cuentas contables utilizar al generar automáticamente tus pólizas (por ejemplo, compras, ventas, pagos, nómina).
Esto evita que tengas que capturar pólizas manualmente. Solo necesitas asegurarte de que las cuentas asignadas en esta sección estén bien configuradas.
🔹 Importante: Contalink ya incluye una configuración sugerida, pero puedes ajustarla según las características de tu operación contable.
Configuraciones previas
Tener un catálogo de cuentas activo y actualizado.
Utilizar únicamente subcuentas (niveles finales) en la configuración.
Paso 1: Ingresa a la configuración de cuentas por defecto
Ve a:
Menú izquierdo → Configuración → Contabilidad → Cuentas por defecto
Aquí encontrarás una vista con distintas secciones temáticas. Cada sección agrupa los campos contables que el sistema utiliza al generar pólizas específicas.
Paso 2: Revisa las cuentas configuradas en cada sección
En cada sección (General, Clientes y proveedores, Impuestos, Retenciones, Nómina, Descuentos, Resultado del ejercicio) verás las cuentas que el sistema ya trae preconfiguradas.
Es importante que verifiques que cada cuenta corresponda con la que quieres utilizar para esa función específica.
Recuerda que las cuentas deben ser subcuentas (último nivel).
Si todas las cuentas están correctas, puedes continuar sin hacer cambios.
Paso 3: Modifica o asigna nuevas cuentas si es necesario
Si no estás de acuerdo con alguna cuenta o quieres usar una diferente, posiciona el cursor dentro del recuadro donde aparece el nombre de la subcuenta, elimina el texto que está ahí y escribe la nueva subcuenta que deseas asignar.
Si la cuenta no está en tu catálogo, da clic en el ícono Editar (✏️) para crearla sin salir de esta pantalla.
📌 Ejemplo práctico:
Si necesitas cambiar la cuenta asignada en “Asientos no cuadrados” porque quieres que afecte la cuenta de “No deducibles” en lugar de la que aparece, simplemente posiciona el cursor dentro del recuadro de “Asientos no cuadrados”, elimina la cuenta que aparece y escribe el nombre o número de la subcuenta de “No deducibles” que deseas utilizar. Así el sistema aplicará la nueva configuración sin problema.
Posiciona tu cursor dentro del recuadro donde aparece el nombre de la cuenta.
Borra el texto actual.
Escribe el nombre o número de la subcuenta que deseas asignar.
Selecciónalo y listo, el sistema aplicará automáticamente el cambio sin necesidad de guardar.
Paso 4: Configuración especial: Clientes y proveedores
¿Por qué es importante esta configuración?
Esta configuración permite que las pólizas se generen correctamente con las cuentas contables asignadas a cada cliente o proveedor, ya sea de forma general o personalizada. Así tendrás un mejor control contable y evitarás errores en el registro de operaciones.
CONTALINK te ofrece dos formas de trabajar:
Agrupada:
Una opción más simple y práctica, ideal para empresas que no requieren tanto detalle. Toda la información se concentra en una cuenta general para clientes y otra para proveedores.Detallada por RFC:
Una opción más precisa, pensada para quienes necesitan un seguimiento individual por cada cliente o proveedor. Aquí se genera una cuenta contable única para cada RFC.
Al subir por primera vez tu catálogo de cuentas, CONTALINK hace una revisión automática:
Detecta si ya existen cuentas contables asociadas a tus clientes o proveedores.
Verifica qué RFCs ya están registrados en tus catálogos.
Si encuentra coincidencias, asocia la cuenta de forma automática para evitar duplicados y mantener tu catálogo limpio.
Contabilidad por Cliente-Proveedor Agrupada
Esta opción utiliza cuentas generales para todos los clientes y otra para todos los proveedores. Es ideal si no necesitas desglose por RFC.
Para aplicarla sigue estos pasos:
Ve a Configuración → Contabilidad → Catálogo de cuentas.
Activa la vista tipo árbol y revisa tus cuentas generales.
Luego entra a Configuración → Contabilidad → Cuentas por defecto.
Selecciona una cuenta para:
Clientes
Proveedores
CONTALINK usará esas cuentas cada vez que se generen pólizas de terceros.
Contabilidad por Cliente-Proveedor Detallada
Esta opción asigna una cuenta contable específica para cada RFC, permitiéndote hacer análisis detallados por cliente o proveedor.
Para aplicarla sigue estos pasos:
Ve a Configuración → Contabilidad → Cuentas por defecto.
Activa las opciones:
GENERAR CUENTAS CONTABLES POR CLIENTE EN AUTOMÁTICO
GENERAR CUENTAS CONTABLES POR PROVEEDOR EN AUTOMÁTICO
Elige si quieres:
Retroactiva: se crean cuentas para RFCs ya registrados.
Solo nuevos RFCs: se crean cuentas solo para nuevos registros.
Define la cuenta base desde donde comenzará la numeración automática (se sugiere seleccionar la última cuenta de tu catálogo).
CONTALINK usará esas cuentas personalizadas cada vez que se generen pólizas de terceros.
¿Cómo desactivar esta configuración?
Ve a Configuración → Contabilidad → Cuentas por defecto.
Desactiva la opción de creación automática por RFC para clientes, proveedores o ambos.
Mejores prácticas y recomendaciones
✅ Usa siempre subcuentas activas para cada campo.
✅ Confirma con tu área contable las cuentas correctas para cada función.
✅ Selecciona el tipo de contabilidad por cliente-proveedor que mejor se adapte a tu negocio.
⚠️ Evita asignar la misma cuenta para funciones incompatibles.
🔁 Revisa esta configuración regularmente para mantener la precisión.
¿Tienes dudas adicionales?
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