Basierend auf Projekt und Content Typ lassen sich individuelle Erstellungs- und Freigabe-Prozesse (Workflows) als Checklisten mit Aufgaben definieren.

Ein Workflow legt fest, welchen Status ein Content durchläuft und welche Aufgaben innerhalb eines Status abgearbeitet werden müssen. Die jeweiligen Aufgaben können an bestimmte Personen oder Personengruppen gekoppelt werden. Ebenso kann festgelegt werden, ob eine Aufgabe verbindlich ist, oder ob sie ausgelassen werden kann.

An die Erfüllung der Aufgaben gekoppelte Automatismen helfen insbesondere den Content Managern, den Fortschritt der Content Pipeline zu sichern: So kann festgelegt werden, dass ein Content in den nächsten Status eintritt, sobald die innerhalb des Status definierte Aufgabenliste oder die letzte Aufgabe erledigt ist.

Einen schnellen Überblick verschaffen diese beiden Videos, Details sind dem weiteren Verlauf dieses Artikels zu entnehmen.

Einrichtung:

Anwendung:

1.) Einrichten eines Workflows

Die Definition und Verwaltung von Workflows geschieht unter:

Verwaltung > System > Content > Workflows

Anlegen eines neuen Workflows

WICHTIG: Pro Projekt und und Content-Typ kann jeweils nur ein Workflow definiert werden. Außerdem lässt ein Workflow Contents unberührt, die vor seiner Definition angelegt wurden.

Schritt 1: Details

Bei der Workflow Definition werden folgende Eingaben erwartet:

  1. Workflow Name

  2. Projekt

  3. Content Typen, für die dieser Workflow gelten soll

  4. Content Status, die in diesem Workflow durchlaufen werden sollen

  5. Primärer Veröffentlichungsstatus, gemeint ist hier der Veröffentlichungsstatus, der den Erstellungsprozess abschließt.

  6. Beschreibung (optional)

In seiner minimalsten Konfiguration definiert ein Workflow nur die Status, die ein Content dieses Projektes durchlaufen.

Schritt 2: Checklisten & Einstellungen

In diesem Schritt werden die Reihenfolge der Status (Drag&Drop) festgelegt, sowie die Aufgaben innerhalb der Status definiert. Auch die Reihenfolge der Aufgaben lässt sich per Drag&Drop ändern:

Außerdem wird hier festgelegt werden, ob:

a.) Automatisch in den nächsten Status gewechselt werden soll, wenn die letzte oder alle Aufgaben innerhalb eines Status erledigt wurden.

b.) Alle Benutzer bei Status-Änderung benachrichtigt werden sollen.

Optionale Einstellungen

Sobald eine Aufgabe angelegt wurde, ergeben sich folgende Optionen:

Überspringen einer Aufgabe

Die Aufgabe muss nicht erledigt werden, damit die nächste Aufgabe abgearbeitet werden kann. Das >> Symbol erscheint grün, sobald diese Option aktiviert wurde.

Feedback Aufgabe

Dieser Aufgabentyp löst automatisch eine Feedbackschleife aus. Änderungswünsche werden solange automatisch als neue Aufgaben angelegt, bis Einvernehmen erzielt wurde und zur nächsten Aufgabe bzw. Status gewechselt werden kann.

Löschen einer Aufgabe aus dem Workflow

Fälligkeit einer Aufgabe automatisieren

Ab der zweiten Aufgabe eines Workflows besteht die Möglichkeit, das Fälligkeitsdatum automatisch setzen zu lassen. Dieses ist dann abhängig von dem Zeitpunkt, an dem die vorhergegangene Aufgabe erledigt wurde.

Weitere Einstellungen:

  1. Automatisierung der Statusänderung. Funktioniert nur, wenn der nächste Status nicht "Veröffentlicht" bedeutet, da in diesem Fall URL, Kosten und Veröffentlichungsdatum hinterlegt werden müssen.

  2. Benachrichtigungseinstellungen für alle Benutzer

Schritt 3: Zuordnung von Benutzern

Anschließend können den Aufgaben bestimmte Personen oder Personengruppen zugewiesen werden, nur diese können dann eine Aufgabe als erledigt markieren.

a.) Aufgabe einem bestimmten Benutzer zuweisen:

b.) Aufgabe einer Benutzergruppe zuweisen:

Benutzergruppen werden definiert unter:

Verwaltung > System > Administration > Benutzergruppen

WICHTIG: Dieser Beitrag beschreibt, wie Benutzer einer oder mehreren Gruppen zugewiesen werden.

Wird eine Aufgabe an eine bestimmte Person oder Benutzergruppe gekoppelt, kann durch den strengen Modus festgelegt werden, ob diese Aufgabe nur von dieser Gruppe oder Person erledigt werden kann. Wird diese Auswahl nicht getroffen, kann jeder am Projekt beteiligte Benutzer diese Aufgabe erledigen.


2.) Workflow Anwendung

Grundsätzlich kann beim Anlegen eines Contents entschieden werden, ob der vorausgewählte Workflow angewendet werden soll. Dazu bitte an das untere Ende der Maske "Content erstellen" scrollen:

Wird der Workflow entfernt, stehen wieder sämtliche Status und Fälligkeitsdaten zur Verfügung:

Diese Option steht auch beim Verschieben einer Content Idee zur Verfügung:

WICHTIG: Wurde einmal ein Workflow zugewiesen, kann dieser nachträglich nicht mehr geändert werden, auch nicht durch Änderung des Content Typs.

ACHTUNG: Contents mit Workflows werden bei Statusänderungen per Bulk Action in der Content Pipeline ignoriert!

Enthält ein Workflow Aufgaben, werden diese innerhalb des Contents durch Klick auf den Status sichtbar.

Die Übersicht liefert eine Darstellung des gesamten Workflows, sowie Informationen darüber, welche Aufgaben bereits von wem erledigt wurden. Indem die Checkbox gesetzt wird, gilt eine Aufgabe als erledigt und wird grün. Die orangefarbene Aufgabe ist die aktuelle:

  1. Abgeschlossener Status (grün)

  2. Aktueller Status (Haken gesetzt))

  3. Aufgabe wurde zwar Benutzer CH zugeordnet, jedoch von Benutzer DP erledigt, da der "strenge Modus" nicht gesetzt wurde und die Aufgabe von einem beliebigen Nutzer erledigt werden darf.

  4. Aufgabe wurde von einem Benutzer der Gruppe SEO erledigt

  5. Aufgabe kann übersprungen werden, da Doppelpfeil >> grün markiert

  6. Feedback-Aufgabe

  7. Kommentarfunktion

2.1 Status

Im abgebildeten Beispiel befindet sich der Content aktuell "In Produktion" und es muss ein Autor zugewiesen werden. Ein Wechsel des Status kann entweder durch Erledigung aller Aufgaben innerhalb des Status geschehen oder durch Klick auf den nächsten Status. Letzteres funktioniert aber nur, wenn alle Aufgaben innerhalb des aktuellen Status optional sind und übersprungen werden können (5.) - es können natürlich auch Status ohne Aufgaben existieren! Ein Rücksprung in bereits abgeschlossene Status (grün) ist in jedem Fall möglich.

2.2 Aufgaben

Aufgaben verfügen über eine Reihe zusätzlicher Funktionen:

a.) Kommentare

Jede Aufgabe kann kommentiert werden und so entstehen Konversationen unter den dieser Aufgabe zugeordneten Benutzern. Ein Klick auf das entsprechende Symbol öffnet die Kommentarfunktion:

Sämtliche Kommentare werden im Verlauf dargstellt:

Alle der Aufgabe zugeordneten Benutzer bekommen bei neuen Kommentaren eine Benachrichtigung per "in App" und je nach Einstellung eine E-Mail Benachrichtigung.

Benutzer, die nicht dieser Aufgabe zugeordnet sind, können in den Kommentaren mit "@"erwähnt werden:

Sie erhalten sodann eine Benachrichtigung über die Erwähnung ihrer Person und können so darauf reagieren. Im weiteren Verlauf werden immer alle Konversationsteilnehmer über neue Kommentare informiert.

b.) Feedback Schleife

Wird eine Feedback-Schleife innerhalb einer entsprechenden Aufgabe gestartet, wird

jeder Änderungswunsch als neue Aufgabe angelegt.

Anschließend lässt sich der Änderungswunsch als Kommentar hinterlegen und die Benutzerzuweisung der Aufgabe vornehmen.

Anschließend erscheint eine neue Aufgabe mit dem Änderungswunsch im Kommentar und dem Aufgabentitel "Feedback #". Sie wird vor derjenigen Aufgabe eingereiht, in der die Feedback Schleife gestartet wurde:

Sind alle Feedback-Aufgaben erledigt, kann auch die ursprüngliche Aufgabe abgeschlossen werden.

Feedback-Schleifen können bei allen offenen Aufgaben innerhalb des aktiven Status gestartet werden.

c.) Fälligkeitsdatum Automatisierung

In dem folgenden Beispiel wurde das Fälligkeitsdatum für die offene Aufgabe automatisch gesetzt, da initial definiert wurde, dass diese Aufgabe einen Tag nach Abschluss der vorherigen Aufgabe fällig ist.

ACHTUNG: Autoren und Beobachter können nur die Aufgaben sehen, denen sie zugeordnet sind:

2.2.1 Aufgabenänderungen

Aufgaben können je nach Rechte-Umfang des Benutzers im laufenden Prozess verändert, hinzugefügt oder sogar gelöscht werden. Standardmäßig ist dieses Recht an Admins und Manager vergeben:

Verfügt ein Benutzer über das genannte Recht, kann er:

a,) Aufgaben löschen

Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn die aktuelle Aufgabe den Fortschritt durch den ihr zugewiesenen Benutzer blockiert:

b.) zusätzliche Aufgaben setzen

Dies hat nur Auswirkung auf den aktuellen Content, die Option erscheint, bei Mouseover über den aktuellen Status.

Der Aufgabe Benutzer zuordnen und das Fälligkeitsdatum setzen:

WICHTIG: Sollte eine Aufgabe einem Benutzer zugeordnet worden sein, der noch keinen Zugriff auf den Content hat, so wird dieser automatisch als Abonnent angelegt.

c.) bestehende Aufgaben als optional kennzeichnen

Vor allem dann hilfreich, wenn die aktuelle Aufgabe den Fortschritt durch den ihr zugewiesenen Benutzer blockiert. Geschieht durch Klick auf >> und die Farbe wechselt zu Grün:

d.) den Titel bestehender Aufgaben ändern

Der Klick auf den Titel öffnet das Eingabe Feld:

e.) die Fälligkeit bestehender Aufgaben ändern

Dies ist auch möglich, wenn das Fälligkeitsdatum automatisiert gesetzt wurde.

2.3 E-Mail Benachrichtigungen

Im laufenden Betrieb werden folgende Benachrichtigungen verschickt:

  1. Tägliche E-Mail über heute fällige Workflow Aufgaben

  2. Wenn der Nutzer als nächstes an der Reihe ist

  3. Neuer Kommentar in einer Workflow Aufgabe

  4. Neue Erwähnung in einer Workflow Aufgabe

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