Découvrez comment utiliser Copilot Audit pour automatiser la vérification de vos factures à travers un exemple concret.
Préparation des documents
Pour cet exemple, nous allons utiliser deux documents de test :
Facture d'achat.pdf : Une facture fournisseur
Facture de vente.pdf : Une facture client
Ils sont tous deux disponibles au téléchargement en bas de page.
1. Import des documents
Dans l'onglet "Copilot Audit", cliquez sur "Documents"
Cliquez sur "Télécharger des Documents"
Sélectionnez les deux fichiers PDF
Attendez la confirmation de l'import
Préparation des données Excel
Copier ce tableau avec les informations à vérifier :
Montant | Date | Numéro de facture |
3500 | 27/11/2024 | 1 |
500 | 01/12/2024 | 1 |
Processus de correspondance
1. Sélection des données
Cliquez sur "Correspondance de Documents" dans l'onglet Copilot Audit
Sélectionnez la plage de cellules contenant votre tableau (incluant les en-têtes)
Cliquez sur "Suivant"
2. Choix des documents
Dans la liste des documents, cochez :
Facture d'achat.pdf
Facture de vente.pdf
Cliquez sur "Suivant"
3. Configuration des colonnes
Par défaut, Copilot Audit propose des colonnes de sortie juste après vos données :
Colonne D pour les résultats du Montant
Colonne E pour les résultats de la Date
Colonne F pour les résultats du Numéro de facture
Vous pouvez modifier ces colonnes si nécessaire.
4. Lancement de l'analyse
Cliquez sur "Exécuter"
Copilot Audit va :
Analyser chaque document
Rechercher les informations correspondantes
Insérer les résultats dans les colonnes spécifiées
Lecture des résultats
Les résultats sont affichés avec un code couleur intuitif :
🟢 Vert : L'information a été trouvée et correspond exactement
🟠 Orange : Une correspondance possible a été trouvée mais nécessite une vérification
🔴 Rouge : Aucune correspondance n'a été trouvée
La dernière colonne (en bleu) indique le nom du document source, vous permettant de retrouver facilement l'origine de chaque information.
Conseils pratiques
Assurez-vous que les en-têtes de colonnes sont clairement libellés
Vérifiez que vos documents PDF sont bien lisibles (pas de scans de mauvaise qualité)
Pour de meilleurs résultats, utilisez des documents de structure similaire
En cas de doute sur une correspondance, cliquez sur la cellule pour voir le document source