Met het kantoorprogramma van Crafter digitaliseer je eenvoudig je papieren werkbonnen. Je maakt gemakkelijk werkbonnen aan en koppelt ze daarna aan een medewerker. De medewerker heeft via zijn app alle informatie van de werkbon bij de hand, zoals documenten, foto's, werkhistorie en mee te nemen artikelen. Zodra de werkbon door de medewerker is ingevuld, is hij direct zichtbaar op kantoor. Meteen na het afronden van de werkzaamheden kun je dus de factuur versturen.

Om een werkbon toe te voegen, klik je op de oranje + knop in de menubalk. Je kunt ook een werkbon toevoegen door op een lege plek in de agenda te klikken, in dat geval worden de gekozen medewerker, datum en tijd meteen overgenomen.

Er verschijnt nu een popup waarmee je de werkbon kunt toevoegen. Afhankelijk van de functies die je aan hebt staan zie je meer of minder velden.

In de bovenste velden kun je de geadresseerde kiezen: de opdrachtgever, locatie van het werk, eventueel object en de contactpersoon op locatie. Gebruik de velden om een reeds toegevoegde te zoeken/selecteren. Wil je een nieuwe toevoegen? Klik dan op het donkerblauwe + om een nieuwe toe te voegen.

Als je gebruik maakt van de project management module (die je in Instellingen > Functies kunt aanzetten), kun je de werkbon koppelen aan een project. Hier geldt weer dat je in het veld een bestaand project kunt selecteren, of door middel van het donkerblauwe plusje een nieuwe kunt aanmaken.

Als je gebruik maakt van diensttypes (die je in Instellingen > Functies kunt aanzetten), kun je de werkbon koppelen aan een type dienst. Voorbeelden van type diensten zijn: nieuwbouw, renovatie, aanleg, onderhoud, reparatie, etc. Hiermee kun je later de werkbon filteren.

Typ vervolgens in het grote veld een omschrijving in van de uit te voeren opdracht.

Kies nu hoe je de werkbon wil inplannen. Hierin heb je twee keuzes:

De werkvoorraad is een lijst / bak die zich rechts van de agenda bevindt. Dit is een soort buffer met opdrachten die je nog moet inplannen. Als je kiest voor Toevoegen aan de werkvoorraad, kun je een richtdatum opgeven en een verwachte duur. De opdracht wordt dan o.b.v. de richtdatum in de betreffende week in de werkvoorraad geplaatst.

Als je kiest voor Direct inplannen in de agenda, verschijnen velden om een datum, begin- en eindtijd en een medewerker te kiezen, waar je de opdracht direct bij in kunt plannen.

Klik vervolgens op Toevoegen om de werkbon toe te voegen.

Zodra je de werkbon hebt toegevoegd opent de werkbon. Deze zal er ongeveer zo uit zien:

Bovenaan de werkbon bevindt zich de statusbalk. Hier kun je in een oogopslag zien welke status de werkbon heeft. De status gaat van Aangemaakt > Gepland > In uitvoering > Onvoltooid > Voltooid > Gecontroleerd.

Onder de statusbalk vind je wat tabjes, hiermee kun je wisselen tussen werkbon, afspraken, documenten, foto’s en checklists.

Links op het scherm bevindt zich de werkbon die je zojuist hebt toegevoegd. Als je over verschillende onderdelen van het scherm beweegt (zoals over taken of materialen) zie je dat de achtergrond grijs wordt. Dit betekent dat je er op kunt klikken om hier extra gegevens in te vullen.

Rechts van de werkbon bevindt zich de tijdlijn. Hier kun je alle (status)wijzigingen van de werkbon terugvinden. Ook kun je hier notities- of acties toevoegen. Acties zijn dingen die je nog moet doen waar je een herinnering voor wil maken, en die je kunt toewijzen aan jezelf of je collega’s. Een voorbeeld van een actie is het doen van een bestelling of het bellen van een klant.

Ook is het mogelijk om direct e-mails te versturen vanuit de tijdlijn. Als je klikt op Stuur e-mail kun je zelf een mailtje typen maar eventueel ook een vast sjabloon selecteren, die je in de bedrijfsinstellingen kunt toevoegen. Als je gebruik maakt van de extra inkomende e-mail module, zullen zelfs de reacties die jouw klant op de mail verstuurt in de tijdlijn van de werkbon terecht komen!

Klik nu op het tabblad Afspraken. Hier zie je de afspraak die je zojuist hebt toegevoegd:

Als je er met je muis overheen beweegt zie je dat je de velden weer kunt aanklikken om deze te bewerken of extra afspraken toe te voegen. Door middel van afspraken kun je de opdracht bij meerdere mensen tegelijk of over meerdere dagen inplannen.

Verder heb je nog het tabblad documenten, waar je documenten kunt toevoegen die de medewerker moet gebruiken bij het uitvoeren van de opdracht. Onder het tabblad foto’s kun je door de medewerker gemaakte foto’s inzien en bij checklists vind je door de medewerker ingevulde formulieren terug.

Zodra de werkbon door de buitendienst medewerker is ingevuld, krijgt deze de status voltooid of onvoltooid. Deze status is afhankelijk van hoe de medewerker de werkbon afrond, mochten er nog werkzaamheden benodigd zijn, dan kan de werkbon op onvoltooid worden gezet, zodat je een vervolgafspraak kunt inplannen.

Wanneer de werkbon voltooid is kun je de werkbon als planner controleren. Mochten er dingen niet goed zijn kun je deze nog aanpassen. Zodra je op Gecontroleerd klikt, is de werkbon niet meer aan te passen.

(Om een geplande werkbon op voltooid te krijgen open je de werkbon, ga je naar het afspraken tabblad, en verander je de afspraak status naar voltooid)

Als je ook gebruik maakt van de facturatie module, kun je ook in een handomdraai de werkbon factureren. Klik dan in de gecontroleerde werkbon op Factureer. Je ziet dat er nu een factuur wordt aangemaakt met de op de werkbon ingevulde artikelen en uren.

Lees ons volgende artikel om te leren hoe je met Crafter kunt plannen.