Project aanmaken

❗Deze uitleg is alleen van toepassing als de project module aan staat. De project module kun je aanzetten via het functies-menu in de instellingen.

Om een project aan te maken moet je eerst naar de projecten-lijst gaan. Klik hiervoor op het menu Activiteiten en vervolgens op Projecten. Nu je in de projecten-lijst bent, klik je op de oranje + knop in de menu balk.

Er verschijnt nu een popup waarmee je het project kunt aanmaken. Vul hier tenminste een projectnaam, project type en opdrachtgever in. Met project types kun je de projecten onderverdelen, bijvoorbeeld in nieuwbouw, onderhoud of reparatie. Hoe je project types kunt wijzigen vind je hier.

Selecteer vervolgens de afreken methode. Hiermee kun je aangeven hoe het project moet worden afgerekend. Hier heb je de volgende opties:

  • Vaste prijs: alleen de vaste prijs wordt gefactureerd;

  • Vaste prijs + meerwerk: de vaste prijs wordt gefactureerd plus eventueel meerwerk;

  • Nacalculatie / regie: alle gemaakte kosten op de werkbonnen wordt gefactureerd.

Na het selecteren van de afreken methode kun je nog eventueel de totaalprijs van het project invullen. Dit kun je gebruiken in het geval je werkt met de vaste prijs. Indien je een offerte in een project converteert zul je zien dat hier de totaalprijs van de offerte wordt getoond.

Nadat je op Toevoegen hebt geklikt, zul je zien dat je in de project pagina terecht komt.

Project pagina

In de project pagina houd je overzicht over het project. Met de statusbalk zie je in een oogopslag in welke status het project zich bevindt. Nu is deze status nog Aangemaakt, maar zodra je hier een werkbon aan toevoegt verandert de status naar Onder handen.

Om het project te wijzigen klik je op het potloodje bij de details.

Voortgang

In de voortgangsbalk zie je de voortgang van het project. Hier wordt automatisch bijgehouden hoeveel uren er geregistreerd zijn op de bij het project behorende werkbonnen en of dit in lijn ligt met de gecalculeerde uren.

Bij Begroot/Gepland/Geregistreerd zie of de uren van de werkbonnen in lijn liggen met je begroting. Indien je project ontstaan is vanuit een offerte, zullen de waardes automatisch uit de offerte worden gehaald. Desgewenst kun je de begrote waardes nog aanpassen door op het potloodje te klikken.

Bij Projectdata kan je de begin- en einddatum terugvinden, net als de standaard start-, eind- en pauze tijd en de vaste buitendienst medewerkers op het project. Wanneer je een werkbon aanmaakt worden deze tijden standaard ingevuld. Plannen buiten deze tijden is niet mogelijk, dus optimaliseer deze indien nodig.

Budget

Bij Budget kan je begrotingen toevoegen voor arbeid (uren), artikelen (Materialen), materieel (uren van Materieel) & derden (onderaannemer uren). Ook zie je hier overzichtelijk hoeveel je al verbruikt hebt en wat je als meerwerk gerekend hebt.

Marge

Indien je hebt gekozen voor een vaste prijs, of vaste prijs + meerwerk, kan je hier de marges zien die je momenteel op het project hebt.

Facturatie

Bij Facturatie kan je jouw gekozen betaalmethode inzien en wijzigen. Ook zie je wat je in totaal gaat factureren (o.b.v. jouw werkbonnen of vaste prijs) en wat je al hebt gefactureerd (werkbonnen met deze status of een gedeelte van de vaste prijs).

Werkbonnen toevoegen

Als je binnen de project pagina op de oranje + knop klikt, zul je zien dat het werkbon toevoeg venster verschijnt. Je kunt er voor kiezen om één of meerdere werkbonnen aan een project toe te voegen. Veel bedrijven gebruiken deze functionaliteit om op deze manier deelleveringen of milestones te definiëren.

Document toevoegen

In het tabblad Documenten kun je bijlages toevoegen die met dit project te maken hebben. Deze documenten zijn niet in te zien door de buitendienst medewerker. Pas als je ze toevoegt aan een werkbon zal de buitendienst medewerker het document zien. Op deze manier kun je de document functie op projectniveau ook gebruiken voor contracten en inkoopfacturen.

Een deel- of termijnfactuur maken

Als je ook gebruik maakt van de facturatie module, kun je ook in een handomdraai de projecten factureren. Om een deel- of termijnfactuur aan te maken, klik je binnen de projectpagina op de knop Factureren. Er verschijnt vervolgens een popup waarin je kunt aangeven hoeveel je wil factureren. In dit veld kun je een bedrag invullen (bijvoorbeeld bij een vaste aanbetaling) of een percentage (bijvoorbeeld bij 50% termijnbetaling). Zodra je op Factureer klikt, zul je zien dat er een factuur ontstaat met daarop het gekozen bedrag.

Meerdere project werkbonnen factureren

De bij het project behorende werkbonnen factureren werkt anders. Hiervoor ga je naar het Werkbonnen-tabblad binnen de project pagina. Open de werkbonnen en zorg er voor dat deze de status ‘Gecontroleerd’ hebben.

Zodra de werkbonnen de status ‘Gecontroleerd’ hebben, kun je deze in de werkbonnen lijst binnen het project aanvinken. Als je dat doet zul je zien dat er rechtsboven aan de pagina de knop ‘Werkbonnen factureren’ verschijnt. Zodra je dit hebt gedaan kan je kiezen om een sectie per werkbon te creëeren of alle werkbonnen samen te voegen op 1 factuur. Wanneer je jouw keuze hebt gemaakt zie je dat er een factuur ontstaat met daarop de artikelen van de werkbonnen. Ook zie je dat deze netjes per werkbon zijn gesplitst.

Heb je het antwoord gevonden?