Deze uitleg is alleen van toepassing als de offerte module aan staat. De offerte module kun je aanzetten via het functies-menu in de instellingen.

Om een offerte aan te maken moet je eerst naar de offerte-lijst gaan. Klik hiervoor op het menu Activiteiten en vervolgens op Offertes. Nu je in de offerte-lijst bent, klik je op de oranje + knop in de menu balk.

Er opent nu een nieuwe offerte:

Klik op Ontvanger. In het veld dat verschijnt kun je een reeds toegevoegde opdrachtgever selecteren of een nieuwe toevoegen. Dit doe je door in het veld te typen. Klik op Opslaan.

Vervolgens kun je de offerte details toevoegen, zoals een projectnaam, project type, de locatie van het werk en de verantwoordelijke van de offerte. Als je deze velden reeds invult, kun je straks makkelijker de offerte omzetten in een project.

Door te klikken op de lege offerte regel, verschijnen de velden waarmee je producten op de offerte kunt toevoegen. De offertes bestaan uit secties. Elke sectie bestaat uit een titel, omschrijving en de artikelen. Door het toevoegen van meerdere secties kun je de offerte opdelen. In het geval van de nieuwbouw van een serre kun je dit bijvoorbeeld in de volgende secties opdelen: Fundering, Muren, Kozijnen, Glas, Dakwerk, Afbouw, etc. Per sectie kun je dan weer een eigen begeleidende tekst toevoegen en de bijbehorende artikelen.

Artikelen voeg je toe door de regels in te geven. Hier geef je een aantal, eenheid, productnaam en stuksprijs in. Je kunt ook artikelen (zoals materialen, uurtarieven en werkpakketten) selecteren die je reeds aan het systeem hebt toegevoegd. Dit doe je door op het pijltje te klikken die zich in het omschrijving-veld bevindt. Je zult zien dat er een zoekveld verschijnt waarin je naar bestaande producten kunt zoeken.

Het pakket beschikt ook over een mogelijkheid om te werken met vaste combinatie producten of eenheden. Dit noemen we werkpakketten. Met een werkpakket kun je in een keer de artikelen en uren toevoegen die horen bij het hoofdartikel.

Voorbeeld: om één vierkante meter terras aan te leggen heb je 9 grijze tegels nodig, 0,2 kuub zand en 30 minuten aan manuren.

In dit geval maak je een werkpakket aan met de naam ‘Terrastegels per m2’. Vervolgens voeg je er de 9 grijze tegels, 0,2 kuub zand en 0,5 manuren aan toe met de bijbehorende prijzen. Ook kun je nog eventueel een opslagtarief toevoegen. Het werkpakket krijgt een totaalprijs wat in dit geval de prijs per vierkante meter is.

Vervolgens kun je op de offerte het werkpakket ‘Terrastegels per m2’ selecteren en geef je bij aantal het aantal m2 in dat je aan tegels wil leggen. In de achtergrond worden automatisch de bijbehorende regels toegevoegd.

Een werkpakket kun je toevoegen via Instellingen > Stamgegevens > Werkpakketten.

Als je offerte klaar is, klik je op verzenden. De status van de offerte verandert naar openstaand. Ook kun je nu de PDF downloaden om hem per mail te verzenden. Mocht je de offerte nog willen wijzigen, klik dan op de knop om deze te heropenen.

In de tijdlijn kun je net als bij een werkbon notities- en acties toevoegen en e-mails versturen. Op deze manier kun je alle informatie omtrent het verkoopproces noteren. Door middel van een actie vergeet je bijvoorbeeld niet meer de prospect na te bellen.

Als de offerte niet door gaat, zet je hem op verloren. Zet hem op gewonnen zodra de offerte akkoord is.

Zodra de offerte gewonnen is, kun je hem converteren naar een project zodat je de werkzaamheden kunt inplannen, of hem kunt factureren. Dit doe je door te klikken op ‘Maak project’. In het venster wat verschijnt kun je de project gegevens toevoegen. Zodra je op Toevoegen klikt, zal de projectpagina worden getoond.

Lees het volgende artikel om te leren hoe je projecten kunt beheren.