Voor de e-mails die verstuurd worden vanuit het pakket kun je ook sjablonen aanmaken. Dit doe je als volgt:
Ga naar Instellingen
Ga naar Bedrijfsgegevens
Open het E-mail-tabblad
Klik rechtsonder bij E-mail sjablonen op Toevoegen. Je ziet nu het volgende venster:
Geef het sjabloon een naam. Met deze naam kun je zelf in de omgeving het sjabloon selecteren. Selecteer vervolgens het soort sjabloon. Hierin heb je een aantal keuzes:
Kopie werkbon
Onderaannemer
Factuur
Overige (dit gebruik je voor sjablonen die je vanuit de tijdlijn van de werkbon wil versturen)
Geef het sjabloon vervolgens een onderwerp en typ vervolgens een standaard bericht.
Door middel van het veld 'Selecteer tag' kun je in het onderwerp- of bericht-veld een tag toevoegen die verwijst naar de werkelijke data uit de gekoppelde werkbon.
Een voorbeeld van zo'n tag is {werkbon.nummer}. Als je vervolgens een mail stuurt die bij deze werkbon hoort, zet het systeem automatisch op deze plek het werkbon nummer neer.
Om een tag te plaatsen, zet je eerst je muiscursor op de goede plek waar je de tag wil hebben. Vervolgens klik je op het Selecteer tag-veld en kies je de gewenste tag uit het lijstje. Als je hier op klikt zie je dat de tag wordt geplaatst op de plek waar jij hem wil hebben.
De tag {werkbon.link}
Deze tag werkt alleen bij het Onderaannemer-sjabloon. Als je een onderaannemer met de e-mail functie uitnodigt voor zijn opdracht, wordt voor hem een specifieke link naar zijn werkbon aangemaakt. Met deze link kan de onderaannemer via het internet een simpele werkbon invullen.