In dit artikel leer je hoe je kunt werken met de contractbeheer functie. Deze functie is ontwikkeld zodat je volgens een cyclus automatisch terugkerende werkbonnen kunt laten aanmaken. De werkbonnen worden dan geplaatst in de juist week in de werkvoorraad zodat je ze gemakkelijk kunt inplannen.

Cyclus aanmaken

Allereerst zul je een cyclus moeten aanmaken. Dit doe je in Instellingen > Extra modules > Contractcyclussen. Klik op toevoegen. Je ziet het volgende venster:

  • Allereerst geef je de cyclus een naam.

  • Kies vervolgens de interval. Kies bijvoorbeeld voor 'Half jaarlijks'.

  • Vervolgens geef je in de regel bij het veld omschrijving aan wat er moet gebeuren. Ook kun je uit te voeren taken toevoegen en kun je een duur aangeven voor hoeveel tijd het uitvoeren van de opdracht kost.

Bij de cyclus zijn een aantal opties mogelijk:

Meerdere periodes aanmaken: Door middel van het toevoegen van meerdere regels aan de cyclus, kun je meerdere periodes toevoegen. Uitgaande van het voorbeeld waarbij je een cyclus toevoegt met een interval van een half jaar, bepaal je dus door het toevoegen van twee periode-regels de werkzaamheden voor twee half jaren. Dit kun je gebruiken als je bijvoorbeeld in het eerste half jaar klein onderhoud gaat uitvoeren, en in het tweede half jaar groot onderhoud. Ook kan je er voor kiezen om een periode over te slaan, in dat geval vink je het vakje bij werkzaamheden uit. Zie hieronder het voorbeeld:

Periodes vastzetten op vooraf bekende weeknummers: Mocht je vooraf al weten in welke weken je welke werkzaamheden gaat uitvoeren, kun je kiezen voor de interval 'Eigen weeknummer keuze'. In dit geval kun je per periode zelf een weeknummer kiezen waarin de werkzaamheden plaats vinden.

Contract toevoegen

Ga naar de gewenste locatie-, sublocatie of object waar je het contract wil toevoegen. en open het tabblad Contracten. Je ziet het volgende venster:

Klik op het + knopje rechts in de contacten-tabel. Nu verschijnt het volgende venster waarin je het contract kunt instellen. Feitelijk koppel je hiermee de eerder gemaakte cyclus aan de locatie:

  • Als eerste kies je de opdrachtgever die bij het contract hoort;

  • De werklocatie en eventuele sublocatie/object zijn al vooraf ingevuld;

  • Geef het contract een startdatum. Dit is het moment waarvan het systeem werkbonnen gaan aanmaken. Geef dus altijd een datum op die op vandaag of in de toekomst ligt. Als je de datum wil typen gebruik dan het volgende format: 16/05/2019 voor 16 mei 2019.

  • Selecteer de cyclus die bij dit contract hoort;

  • Bij herhalingen kun je aangeven of je het contract voor een vastgestelde aantal keer wil laten herhalen (kies is dat geval voor Per periode) of dat je hem automatisch wil laten doorlopen totdat je hem stopt. Meestal wordt gekozen voor de laatste optie (doorlopend);

  • Als je in het vorige veld gekozen hebt dat het contract voor een vastgestelde aantal keer moet worden herhaald, geef je in dit veld aan hoe vaak. Als je in het vorige veld hebt gekozen voor doorlopend, wordt niets met dit veld gedaan;

  • Met de startperiode kun je kiezen in welke periode van de cyclus het contract wordt gestart. Dit is handig als je gebruik maakt voor groot- en klein onderhoud, en toevallig in het laatste half jaar al groot onderhoud hebt gedaan. Dan wil je niet dat het systeem als eerste een werkbon aanmaakt voor groot onderhoud;

  • Bij aanmaak moment kies je wanneer de werkbonnen worden aangemaakt. Hier kun je kiezen om de bonnen meteen voor het hele jaar aan te maken, of pas op de plandatum. Ook kun je kiezen dat de volgende werkbon pas wordt aangemaakt zodra de huidige werkbon is uitgevoerd;

  • Met de uitvoerdag geef je aan op welke voorkeursdag de werkbonnen moeten worden uitgevoerd. Op basis van deze dag wordt de richtdatum bepaald die de werkbonnen in de werkvoorraad krijgen;

  • Klik vervolgens op Opslaan.

Je ziet nu dat het contract is toegevoegd en er automatisch werkbonnen zijn aangemaakt. In dit voorbeeld heb ik gebruik gemaakt van mijn eerder toegevoegde 'Glasbewassing Pand A' cyclus. Je ziet dat er alleen voor dit jaar bonnen zijn aangemaakt, omdat ik gekozen heb voor de aanmaak-moment optie 'meteen voor het hele jaar'. Dit betekent dat op 1 januari om 0:00 uur 's nachts automatisch de bonnen voor het komende jaar worden aangemaakt. De bonnen staan nu met de status 'in te plannen' in de juiste week van de werkvoorraad:

Contract wijzigen, stopzetten of verwijderen

Je kunt het contract wijzigen door op de contractregel te klikken in de pagina waar je deze hebt toegevoegd. In het menu wat volgt kun je ook het contract (tijdelijk) stopzetten. Door te klikken op het prullenbakje kun je het contract met bijbehorende werkbonnen verwijderen.

Heb je het antwoord gevonden?