Hoe werkt de koppeling?
Met de koppeling worden debiteuren vanuit iMUIS ingeladen in Crafter, zodat je bij deze klanten werkbonnen kunt aanmaken. Ook worden artikelen vanuit iMUIS in Crafter ingelezen. Vervolgens kun je gecontroleerde werkbonnen met een druk op de knop naar iMUIS toesturen, zodat je ze daar kunt factureren en je boekhouding op orde kunt maken.
Debiteuren
Van debiteuren worden in Crafter opdrachtgevers, werklocaties en contactpersonen aangemaakt. Bij de opdrachtgevers worden de volgende velden overgenomen: Klantnummer, Bedrijfsnaam, Algemeen telefoonnummer.
De volgende gegevens worden overgenomen als werklocatie in Crafter: Straat, Huisnummer, Huisnummer toevoeging, Postcode, Plaats, Land.
En de volgende gegevens worden overgenomen als contactpersoon in Crafter: Aanhef, Voorletters (in het voornaam veld), Achternaam, Vast telefoonnummer, Mobiel nummer, E-mail contactpersoon.
Artikelen
Van artikelen worden in Crafter materialen aangemaakt. Hierbij worden de volgende gegevens overgenomen: Nummer (artikelnummer), Omschrijving (naam), Verkoopprijs, Eenheid, BTW.
Als BTW worden de opties ‘H’ omgezet in 21% en ‘L’ in 9%, ‘G’ en ‘V’ in 0%.
iMUIS is leidend
De artikelen en stamgegevens in iMUIS zijn leidend. Dit betekent dus dat wanneer je een artikel of opdrachtgever in Crafter verwijdert, je deze ook handmatig in iMUIS moet verwijderen, anders wordt ie opnieuw geïmporteerd in Crafter.
Het betekent ook dat als je een artikel of stamgegeven in Crafter wil wijzigen, je dit niet in Crafter maar in iMUIS moet doen. Aanpassingen die je aan stamgegevens of artikelen in Crafter doet die vanuit iMUIS zijn geïmporteerd, worden na wijzigen in Crafter weer gecorrigeerd met de waarde zoals deze in iMUIS staat.
Als je in Crafter materialen of opdrachtgevers toevoegt, worden deze dus ook niet naar iMUIS gestuurd. De koppeling werkt op deze gebieden dus alleen één kant op, van iMUIS naar Crafter.
Werkbonnen als factuur aanmaken in iMUIS
Met de koppeling kun je werkbonnen omzetten naar een factuur in iMUIS. Dit werkt in Crafter als volgt:
Open een gecontroleerde werkbon in Crafter
Klik op de knop factureer om de werkbon te factureren
Klik nu op de synchronisatie-knop in de menubalk
Van de werkbon wordt nu in iMUIS een verkooporder aangemaakt
De verkooporder kun je vervolgens in iMUIS factureren!
Je kunt ook meerdere werkbonnen op te factureren zetten en dan een keer op de synchronisatie-knop klikken. Op dat moment worden in een keer alle verkooporders in iMUIS aangemaakt. Zorg er voor dat alvorens je een werkbon in Crafter op gecontroleerd zet, je een paar dingen checkt:
Zorg er voor dat bij alle tijden op de werkbon het juiste uurtarief is gekoppeld. Zonder gekoppeld uurtarief kunnen de uren niet in iMUIS op de verkooporder worden gezet.
Ook worden alleen tijdregels met de tijdsoort werktijd in iMUIS op de verkooporder gezet. Geregistreerde reistijden en pauze tijden worden niet overgenomen.
Tip: zorg er voor dat je de materialen op de werkbon hebt aangevinkt die je wil overnemen naar iMUIS. Alleen aan gevinkte (gebruikte) materialen worden in iMUIS op de verkooporder gezet.
Hoe komen de gegevens op de verkooporder in iMUIS terecht?
Er wordt in iMUIS altijd één regel aangemaakt op de verkooporder. Dit is verplicht.
Op de verkooporder worden de materialen en uren geplaatst. Als er op dezelfde dag meerdere tijdregels op de werkbon in Crafter zijn geplaatst, worden deze op de verkooporder in iMUIS geconverteerd naar één uurregel.
Als je in de instellingen van de koppeling de optie ‘Exporteer details in omschrijving veld’ hebt aangevinkt, wordt op de verkooporder in het omschrijving veld de type dienst, omschrijving en de ingevulde werkzaamheden van de werkbon gezet.
Synchroniseer-knop
Om gegevens vanuit iMUIS in Crafter in te lezen of gegevens vanuit Crafter op sturen naar iMUIS moet je klikken op de synchroniseer-knop in de menubalk. Deze knop vind je naast je naam aan de rechterzijde van de balk. Zodra je hier op klikt start de synchronisatie en binnen enkele minuten zijn de gegevens dan over en weer gestuurd.
De koppeling instellen
Koppeling aanzetten
Om de koppeling te kunnen instellen moet deze aan staan binnen jouw Crafter omgeving. Is dit nog niet het geval, neem dan contact op met onze support om dit voor je in orde te maken. De koppeling kost €10,- per maand.
Koppeling instellen
De koppeling stel je als volgt in:
Open het kantoorprogramma
Ga naar de instellingen
Klik in het linker instellingen-menu op Bedrijfsgegevens
Open het tabblad 'iMUIS'
Je ziet nu de volgende velden:
Hier heb je de volgende instellingen:
Er wordt gevraagd om de volgende gegevens in te vullen:
API sleutel: Voer hier de volgende code in: fahhftresuiklsjergfwblkbvsxctewwldkjfdhfjfeuykabf
Omgevingscode: Deze kun je vinden in je iMUIS omgeving.
Artikelgroep: Als je buitendienst medewerker op de werkbon een nieuw artikel toevoegt, die nog niet in iMUIS bekend is, hebben we het nummer van de artikelgroep nodig zodat we dit nieuwe artikel alsnog op de verkooporder kunnen plaatsen.
Magazijn: Zie de opmerking bij ‘artikelgroep’ hierboven. Hetzelfde geldt hier voor magazijn.
Exporteer details in omschrijving veld: Als je deze optie aanvinkt, wordt er in het omschrijving veld van de verkooporder ook de type dienst, plan omschrijving en werkomschrijving ingevuld.
Debiteurennummer: Als je via Crafter een werkbon hebt aangemaakt bij een in Crafter aangemaakte opdrachtgever (die nog niet in iMUIS staat), kan er geen verkooporder in iMUIS worden aangemaakt, omdat de bijbehorende debiteur dus niet in iMUIS bestaat. Om toch de verkooporder in iMUIS aan te kunnen maken, vul je in dit veld het debiteurennummer in van een standaard debiteur, waarbij dan de verkooporder wordt geplaatst en je in iMUIS de debiteur van deze verkooporder kunt aanpassen/toewijzen naar de juiste debiteur.
Verplichte instellingen
Dan zijn er nog een aantal velden die verplicht moeten worden ingevuld. Zonder deze velden kunnen we geen verkooporders aanmaken in iMUIS:
Leveringsconditie: Vul hier je iMUIS voorkeursleveringsconditie in
Opdrachtwijze: Vul hier je iMUIS voorkeursopdrachtwijze in
Verzendwijze: Vul hier je iMUIS voorkeursverzendwijze in
Ordersoort: Vul hier je iMUIS voorkeursordersoort in
Het is belangrijk dat je in de velden in Crafter precies dezelfde waardes typt als dat je in de velden in iMUIS hebt staan. Je vindt de waardes in iMUIS op de volgende plek:
De koppeling opstarten
Nadat je alle velden goed hebt ingevuld klik je op de grote donkerblauwe Opslaan knop rechtsboven het scherm. Klik vervolgens op de synchronisatie-knop in de menubalk om het inladen van gegevens te starten.
We wensen je veel werkplezier met de koppeling met iMUIS!