Hoe werkt de koppeling?

Stamgegevens vanuit Unit4 naar Crafter

Met de koppeling worden stamgegevens vanuit Unit4 ingeladen in Crafter. Het gaat daarbij om debiteuren en werkadressen, projecten en artikelen. Er worden alleen actieve stamgegevens ingeladen.

Debiteuren

Van debiteuren worden in Crafter opdrachtgevers, werklocaties en contactpersonen aangemaakt. Bij de opdrachtgevers worden de volgende velden overgenomen: Klantnummer, Bedrijfsnaam, Zoekcode, Algemeen telefoonnummer.

Ook wordt het hoofdadres uit Unit4 overgenomen en in Crafter gekoppeld aan de opdrachtgever. Hierbij worden de volgende gegevens overgenomen: Straat, Huisnummer, Postcode, Plaats.

En de volgende gegevens worden overgenomen als contactpersoon in Crafter: Achternaam, Telefoon nummer en E-mail adres van de contactpersoon.

Werkadressen

Losse werkadressen die je in Unit4 aan de debiteur hebt gekoppeld, worden ook in Crafter ingeladen als werklocatie. Deze worden in Crafter gekoppeld aan de opdrachtgever.

De volgende gegevens worden overgenomen als werklocatie in Crafter:

Straat, Huisnummer, Postcode, Plaats.

De naam van het bij het werkadres behorende debiteur wordt in Crafter getoond in het Naam-veld van de werklocatie.

De werklocatie krijgt in Crafter een nummer. Dit is een combinatie van het klantnummer van de debiteur + het adresnummer.

Projecten

Ook actieve projecten worden vanuit Unit4 in Crafter ingeladen. Hierbij worden de volgende gegevens overgenomen: Projectnummer, Zoekcode, Projectnaam, Project type, Opdrachtgever. De projecten krijgen in Crafter de status aangemaakt.

Artikelen

Ook artikelen worden vanuit Unit4 in Crafter ingeladen. Hierbij worden de volgende gegevens overgenomen: Naam, Artikelnummer, Eenheid, Verkoopprijs, BTW.

Unit4 is leidend

De artikelen en stamgegevens in Unit4 zijn leidend. Dit betekent dus dat wanneer je een artikel of opdrachtgever in Crafter verwijdert, je deze ook handmatig in Unit4 moet verwijderen, anders wordt ie opnieuw geïmporteerd in Crafter.

Het betekent ook dat als je een artikel of stamgegeven in Crafter wil wijzigen, je dit niet in Crafter maar in Unit4 moet doen. Aanpassingen die je aan stamgegevens of artikelen in Crafter doet die vanuit Unit4 zijn geïmporteerd, worden na wijzigen in Crafter weer gecorrigeerd met de waarde zoals deze in Unit4 staat.

Als je in Crafter artikelen of opdrachtgevers toevoegt, worden deze dus ook niet naar Unit4 gestuurd. De koppeling werkt op deze gebieden dus alleen één kant op, van Unit4 naar Crafter.

Synchronisatie

De stamgegevens worden eens per nacht automatisch gesynchroniseerd. Je hoeft hier dus niets voor te doen.

Werkbonnen als factuur aanmaken in Unit4

Met de koppeling kun je werkbonnen omzetten naar een factuur in Unit4. Dit werkt alleen bij werkbonnen die je hebt aangemaakt bij opdrachtgevers die vanuit Unit4 in Crafter zijn ingeladen. Dus als je een werkbon hebt toegevoegd bij een in Crafter aangemaakte opdrachtgever, wordt er geen factuur aangemaakt in Unit4.

Het versturen van werkbonnen naar Unit4 werkt als volgt:

  1. Open een voltooide werkbon in Crafter

  2. Klik op de knop gecontroleerd om de werkbon op gecontroleerd te zetten

  3. Van de werkbon wordt nu in Unit4 een factuur aangemaakt, die je daar direct kunt versturen!

De gecontroleerde werkbonnen worden automatisch eens per minuut naar Unit4 gestuurd. Zorg er voor dat alvorens je een werkbon in Crafter op gecontroleerd zet, je een paar dingen checkt:

  • Zorg er voor dat bij alle tijden op de werkbon het juiste uurtarief is gekoppeld. Zonder gekoppeld uurtarief kunnen de uren niet in Unit4 op de factuur worden gezet.

  • Zorg er voor dat de artikelen aan de juiste artikelgroep zijn gekoppeld, en de artikelgroepen het juiste grootboekrekening bevatten. Deze vul je in je artikelgroepen in in het veld ‘code’.

  • Ook worden alleen tijdregels met de tijdsoort werktijd in Unit4 op de verkooporder gezet. Geregistreerde reistijden en pauze tijden worden niet overgenomen.

  • Tip: zorg er voor dat je de artikelen op de werkbon hebt aangevinkt die je wil overnemen naar Unit4. Alleen aan gevinkte (gebruikte) materialen worden in Unit4 op de factuur gezet.

De koppeling instellen

Koppeling aanzetten

Om de koppeling te kunnen instellen moet deze aan staan binnen jouw Crafter omgeving. Is dit nog niet het geval, neem dan contact op met onze support om dit voor je in orde te maken. De koppeling kost €10,- per maand.

De koppeling instellen

Je kunt nu de koppeling instellen. Ga hiervoor naar het instellingen-menu Bedrijfsgegevens en open het tabblad ‘Unit4 Multivers’. Er wordt gevraagd om de volgende gegevens in te vullen:

  • Administratienaam: Vul hier het nummer van je administratie in, meestal begint dit met MVL0000

  • Klik daarna op de grote oranje knop ‘Koppel met Unit4 Multivers’

  • Je wordt nu doorverwezen naar een internet pagina van Unit4, waarop je voor de koppeling benodigde gegevens moet invullen

  • Volg de stappen op deze pagina om de koppeling te leggen.

Zodra je dit hebt gedaan, start de eerste import van de stamgegevens!

Benodigde instellingen voor projecten

Als je gebruik wil maken van het importeren van projecten vanuit Unit4 in Crafter, moet je in Crafter project types toevoegen die overeenkomen met de project types die je in Unit4 hebt. Ga hiervoor naar Instellingen > Stamgegevens > Projecten en klik op Toevoegen. Vul vervolgens in het naam-veld de naam in van de project types zoals deze in Unit4 staan. Zorg ervoor dat ze exact dezelfde naam hebben.

Benodigde instellingen voor het exporteren van werkbonnen naar facturen in Unit4

Als je gebruik wil maken van het exporteren van werkbonnen naar Unit4 als factuur, zijn er een aantal aanvullende zaken die je moet instellen. Om artikelen over te nemen op de facturen moet je het volgende instellen:

  • Maak in Crafter artikelgroepen aan die overeenkomen met de grootboekrekeningen in Unit4. Ga hiervoor naar Instellingen > Stamgegevens > Artikelgroepen en klik op Toevoegen. In het veld ‘code’ vul je dan het grootboekrekening nummer in.

  • Koppel vervolgens de artikelgroepen aan de in Unit4 ingeladen artikelen.

Om op de werkbon ingevulde uren te kunnen overnemen op de factuur in Unit4, moet je het volgende instellen:

  • Maak in Crafter een uurtarief aan. Ga hiervoor naar Instellingen > Stamgegevens > Uurtarieven en klik op Toevoegen. Geef het uurtarief een naam.

  • Ga vervolgens naar Instellingen > Bedrijfsgegevens > Overige en selecteer het zojuist aangemaakte uurtarief in het veld ‘standaard uurtarief’. Klik vervolgens op opslaan. Met deze instelling wordt standaard aan alle uurregels dit uurtarief gekoppeld.

  • Vervolgens ga je naar Instellingen > Bedrijfsgegevens > Unit4 Multivers en vul je in het veld ‘Grootboekrekening code voor uurtarieven’ en vul je het grootboekrekening nummer uit Unit4 in die je wil gebruiken voor de uurtarieven. Klik vervolgens weer op opslaan.

Als je nu de werkbonnen op gecontroleerd zet, worden de artikelen en uren goed overgenomen naar de factuur in Unit4!

Gegevens handmatig inladen

In een heel enkel geval kan het voorkomen dat de synchronisatie fout is gegaan en daardoor bepaalde nieuwe stamgegevens niet zijn ingeladen. Mocht dit voorkomen, dan kan het zijn dat in de koppelingsinstellingen (Instellingen > Bedrijfsgegevens > tabblad Unit4 Multivers) de laatste import tijd langer dan 24 uur achter loopt. Dit betekent dat de import is vastgelopen.

Om de import alsnog goed uit te kunnen voeren, hebben we een aantal handmatige knoppen ingebouwd waarmee je alsnog je gegevens kunt inladen. Je kunt eens per dag op deze knoppen klikken.

Dus mocht de import onverhoopt zijn vastgelopen, dan kun je gedurende de dag alsnog verder door op de handmatige synchronisatie knoppen te klikken. Let er wel op dat het handmatig synchroniseren van de stamgegevens ±30 minuten in beslag neemt.

We wensen je veel werkplezier met de koppeling met Unit4 Multivers!

Heb je het antwoord gevonden?