In Crafter is het mogelijk om je eigen PDF layouts in te stellen, zodat de werkbonnen, offertes, orders en facturen die je via het pakket opmaakt er in jouw huisstijl uitzien. Op die manier kun je de PDF downloads helemaal personaliseren.

Waar stel ik dit in?

Open de instellingen van het Crafter Dashboard door in de menubalk op je naam te klikken. Ga vervolgens naar bedrijfsgegevens en klik op het tabje 'PDF layouts'.

Om dit tabje te kunnen zien heb je de 'Instelbare layouts' module nodig. Deze is standaard inbegrepen bij het Professional en Enterprise pakket, maar is een losse module voor het Essentials pakket.

Hoe maak ik een eigen layout?

Open Microsoft Word en maak hierin de door jou gewenste layout, of open een bestaand document (bijvoorbeeld een bestaande offerte) die je in Word hebt gemaakt.

Op de plekken waar je in het document wil dat gegevens vanuit het pakket worden geplaatst, plaats je zogenaamde {tags}. Deze tags refereren naar de data die je in het pakket hebt ingevoerd.

Voorbeeld

Als je bijvoorbeeld de tag {opdrachtgever.bedrijfsnaam} plaatst in je Word document, en je download de werkbon met deze layout, wordt de tekst van de tag vervangen met de naam van de opdrachtgever van de gedownloade werkbon.

Welke tags kun je gebruiken?

Er zijn tags aangemaakt voor alle velden van de werkbon, offerte, order en factuur. Om een uitleg per tag te vinden, ga dan naar Instellingen > Bedrijfsgegevens > PDF Layouts > klik op Download legenda.

Tabellen of prijstabellen

Om op je layout een lijst te tonen met (gebruikte) artikelen, uren, geoffreerde of gefactureerde producten, moet je een tabel aanmaken. Dit doe je heel eenvoudig door in je Word document een tabel toe te voegen.

De tabel kun je dan zelf de gewenste stijl, grootte, kleur, etc. geven. Aan de tabel voeg je 2 regels toe. In de eerste regel typ je zelf de namen van de kolommen. In de tweede regel zet je vervolgens de tags die corresponderen met de gegevens die je hier wil tonen.

Je hoeft alleen één regel met tags toe te voegen. Bij het downloaden van de layout vanuit Crafter herkent het pakket deze regel en zal deze bij meerdere items automatisch herhalen. Hieronder een voorbeeld:

Aantal

Artikel

Artikelnummer

{artikel.aantal}

{artikel.naam}

{artikel.nummer}

Document instellingen

Stijl van het document

Het document kun je in Word helemaal de stijl geven zoals jij dat wenst. Dit kun je doen door middel van een afwijkend lettertype, tekstgrootte, tekstkleur, dikte, etc. Ook de tekst van de tags kun je een gewenste stijl geven.

Pagina nummers

Als je gebruik wil maken van pagina nummers, zet deze dan in de footer (voettekst) van je Word document. Dit werkt alleen als je gebruik maakt van de automatische pagina nummering functie in Word en niet als je de nummers er zelf in typt. Crafter moet namelijk de nummers zelf kunnen ophogen als het document langer is.

Pagina's bepalen

Om aan te geven dat de volgende gegevens op een volgende pagina moeten vallen, voeg je de tag {volgende.pagina} toe. Alle gegevens die onder deze tag vallen, komen dan op een volgende pagina te staan.

Voorbeeld layouts

Om je op weg te helpen, vind je hieronder een aantal voorbeeld layouts. Op deze layouts hebben we al {tags} gezet, zodat je kunt zien waar je deze zoals voor kunt gebruiken.

  • Voorbeeld werkbon

  • Voorbeeld offerte

  • Voorbeeld factuur

Je layout instellen in het pakket

Nu je je layout hebt gemaakt, zul je deze in het pakket moeten toevoegen. Dit doe je als volgt:

  1. Open het kantoorprogramma van Crafter

  2. Ga naar de instellingen door op je naam te klikken in de menubalk

  3. In het menu bedrijfsgegevens klik je op 'PDF layouts'

  4. Klik nu op Toevoegen. Je ziet het volgende venster:

Hier vul je het volgende in:

  • Geef de PDF layout een naam

  • Kies het document type, bijvoorbeeld een werkbon, offerte, order of factuur

  • Klik op 'Bestand uploaden' om je ontworpen Word layout te selecteren

  • Klik daarna op opslaan en je layout is toegevoegd!

De layout testen

Nadat je layout is ingesteld zul je hem moeten testen om te kijken of hij er helemaal zo uit ziet zoals jij dat wil. Dit doe je door in het pakket een document waarvan je de layout hebt toegevoegd (bijvoorbeeld een werkbon) te openen en te klikken op 'Download als PDF'. Als je gedownloade bestand opent, zie je jouw layout.

Mochten er nog foutjes in zitten, ga dan terug naar het instellingen menu, open de layout en klik op de knop 'Huidige bestand downloaden'. Hiermee download je het door Crafter geconverteerde bestand die je weer in Word kunt aanpassen.

Meerdere layouts instellen

Je kunt voor de type documenten (werkbon, offerte, order, factuur) meerdere layouts instellen. Op deze manier kun je bijvoorbeeld bij een werkbon een andere layout maken voor een servicebon, en weer een andere voor een onderhoudsbon. Als je meer dan één layout hebt ingesteld, verschijnt op het document in het pakket (bijvoorbeeld de werkbon) een veld waarmee je je gewenste layout kunt kiezen:

Heb je het antwoord gevonden?