Alle hoofd onderdelen die je in het pakket aanmaakt, zoals klanten, projecten, werkbonnen, offertes, orders, facturen en bestellingen, krijgen automatisch een nummer toegewezen. Je kunt deze nummerreeksen aanpassen zodat ze passen binnen jouw methodiek of aansluiten op jouw huidige nummers
Als je bijvoorbeeld gedurende het jaar begint met Crafter, en je hebt al 495 werkbonnen gemaakt, kun je het werkbon nummer laten starten bij nummer 496. Op deze manier houd je een sluitende nummer administratie.
Conceptnummers
Alle documenten die je als concept kunt aanmaken (zoals een offerte, bestelling of factuur) krijgen op het moment dat je ze aanmaakt een concept nummer. Pas als je het document definitief verstuurt, krijgt deze het laatst beschikbare opvolgende nummer toegewezen. Op die manier heb je een sluitende nummer administratie.
Concept nummerreeksen kun je niet wijzigen. De reeks begint altijd bij #1 en telt automatisch omhoog.
Definitieve nummers instellen
Bij Crafter maken we bij definitieve nummers standaard gebruik van de volgende methodiek:
Bij klanten, projecten en werkbonnen: W001284 (waar de W staat voor Werkbon)
Bij offertes, orders en facturen: 2021-1284.
Anders dan bij concept nummers kun je de opbouw van de definitieve nummers wél aanpassen naar de door jou gewenste methodiek. Ga hiervoor in de instellingen binnen bedrijfsgegevens menu naar het tabblad nummeringen.
Om de opbouw van de nummeringen aan te passen, moet je gebruik maken van zogenaamde {tags}. Als je klikt op de legenda knop, krijg je een overzicht te zien van alle mogelijke tags.
Nummerreeksen per jaar
Als je wil dat jouw nummerreeksen beginnen met het jaartal, gebruik dan de tag {jaar}. Deze tag geeft automatisch het juiste jaar weer. Dus als je op 1 januari een nieuw document aanmaakt, krijgt deze automatisch het nummer van het nieuwe jaar.
Als je kiest voor de tag {nummer_per_jaar} krijgt het document een opvolgend volgnummer, die automatisch op 1 januari wordt gerest. Dus als het volgnummer op 31 december aangeeft dat je 1284 werkbonnen hebt toegevoegd, start het volgnummer op 1 januari weer op 0001.
Dit kan echter alleen als je tegelijkertijd gebruik maakt van de {jaar} tag, aangezien de nummers anders niet uniek zijn.
Maand benoemen in de nummerreeks
In je nummerreeksen kun je ook de maand benoemen. Hier heb je de volgende opties voor:
Als je de maand wil noemen in je nummer, bijvoorbeeld: 2020-september-15, stel je het als volgt in: {jaar}-{maand}-{nummer_per_maand}
Als je de maand afgekort wil noemen in je nummer, bijvoorbeeld: 2020-sept-15, stel je het als volgt in: {jaar}-{maand_afgekort}-{nummer_per_maand}
Als je de maand als cijfer wil noemen in je nummer, bijvoorbeeld: 2020-09-15, stel je dit als volgt in: {jaar}-{maand_nummer}-{nummer_per_maand}
Nummerreeksen op basis van hoeveelheid
Als je wil dat jouw nummerreeksen alleen de hoeveelheid tellen, bijvoorbeeld zoals we dat standaard bij werkbonnen doen, gebruik je de tag {nummer}. Dit nummer telt oneindig door.
Aantal digits per nummer
Optioneel kun je ook aangeven uit hoeveel digits het {nummer_per_jaar} of het oneindige {nummer} bestaat. Dit doe je door achter de tag een cijfer in te vullen uit hoeveel digits het nummer bestaat. Bijvoorbeeld: {nummer_per_jaar:4}. In dit geval krijg je bijvoorbeeld het nummer '0001', want dit bestaat uit 4 digits.
Tekst voor je nummerreeks
Je kunt in de nummerreeks uiteraard ook tekst zetten. Zo kun je je nummer voor een offerte laten beginnen met een O, OFF, Offerte. Je typt dan ‘OFF-{jaar}-{nummer_per_jaar}’, en krijgt dan: OFF-2020-1284.
Nummerreeks laten aansluiten op je oude systeem
Het is mogelijk om de nummerreeks vanaf een bepaald punt te laten beginnen. Dit kan handig zijn als je net bent overgestapt op Crafter, en je al een bestaande nummerreeks in je oude systeem gebruikt. Bijvoorbeeld: {nummer, start:123} zorgt er voor dat dit nummer vanaf getal 123 zal tellen.