In Crafter is het mogelijk om periodieke werkzaamheden automatisch te laten aanmaken. Om dit te doen maak je contracten aan. Open het kantoorprogramma van Crafter en klik in het menu Uitvoering op Contracten.
Om het contracten menu te kunnen zien heb je de contractmodule nodig. Deze is standaard inbegrepen bij het Professional en Enterprise pakket, maar is een losse module voor het Essentials pakket.
Je ziet nu een lijst met alle lopende contracten:
Klik op toevoegen om een nieuw contract toe te voegen. Je ziet nu het volgende venster:
Hier vul je de volgende gegevens in:
Selecteer de organisatie of contact waarbij je het contract wil toevoegen.
Selecteer vervolgens het adres waaraan je het contract wil koppelen. Additioneel kun je het contract koppelen aan een sublocatie of object, zodat je het contract ook kunt verbinden aan een verdieping, gebouwdeel, installatie of machine.
Kies de ingangsdatum waarop het contract ingaat. Dit is tevens de datum waarop de werkzaamheden starten. Daarover later meer.
Vul eventueel een einddatum in waarop het contract eindigt. Als je hier niets invult, loopt het contract oneindig door totdat je hem zelf stopzet.
Vul eventueel een contractnummer in en een referentie.
Klik op opslaan om het contract aan te maken. Je komt nu terecht in de contract pagina:
Nu kun je kiezen wat je wil toevoegen, periodieke werkzaamheden en/of een periodieke factuur.
Periodieke werkzaamheden toevoegen
Klik in de pagina van het contract op de knop '+ Werkzaamheden toevoegen'. Er opent nu een nieuw formulier waarmee je de werkzaamheden kan toevoegen.
Het interval
Selecteer eerst de interval van de werkzaamheden. Je hebt hierbij de volgende keuzes:
Wekelijks
Maandelijks
Per kwartaal
Halfjaarlijkse
Jaarlijks
Aangepaste interval
Eigen weeknummer keuze
Aangepaste interval
Wil je dat de werkzaamheden met een ander ritme worden aangemaakt, bijvoorbeeld eens per vier maanden of eens per twee jaar, kies dan voor de aangepaste interval optie.
Als je wil dat de werkzaamheden eens per twee jaar worden aangemaakt, kies dan bij 'aangepaste interval type' voor jaarlijks en vul bij 'aangepaste werkzaamheden interval' 2 in.
Eigen weeknummer keuze
Wil je dat de werkzaamheden alleen in een bepaald seizoen of periode worden aangemaakt, of hebben jouw werkzaamheden geen ritmisch opvolgend interval, kies dan voor de eigen weeknummer keuze. Hierbij kun je dan zelf de weeknummers selecteren waarin je wil dat de werkzaamheden worden aangemaakt.
Werkbon aanmaak moment
Vervolgens kun je kiezen op welk moment je wil dat de werkbonnen worden klaargezet. Hierbij heb je ook een aantal opties:
Op de dag zelf
Na vorige werkbon
Meteen voor het hele jaar
Op de dag zelf
Bij deze keuze wordt de werkbon klaargezet op de datum dat de werkzaamheden dienen plaats te vinden.
Na vorige werkbon
Hierbij wordt de volgende werkbon pas klaargezet nadat de vorige werkbon is afgerond. Deze optie is handig als je wil dat de toekomstige werkzaamheden meeschuiven als je eerdere werkbon uitloopt.
Meteen voor het hele jaar
Bij deze optie worden de werkzaamheden meteen voor het hele jaar klaargezet. Op die manier kun je in de werkvoorraad vooruitkijken en krijg je een reëel beeld van alle uit te voeren werkzaamheden. In het volgende jaar wordt op 1 januari om 00:01 uur alle werkzaamheden voor het komende jaar klaargezet.
Werkzaamheden informatie
Last but not least kun je wat informatie invoeren over de werkzaamheden zelf, bijvoorbeeld een omschrijving van het werk, de verwachte duur van het werk (vul dit in om een reëel beeld te krijgen van je capaciteitsplanning) en de type dienst.
Klik vervolgens op opslaan om de periodieke werkzaamheden te bewaren.
Waar vind je de werkzaamheden terug?
Bij dit contract worden de werkzaamheden dus meteen voor het hele jaar klaargezet, in week 3, week 37 en week 51. Deze werkzaamheden vind je terug in de werkvoorraad van de planning, zodat je de werkzaamheden gemakkelijk kunt inplannen.
Contract wijzigen
Om een reeds aangemaakt contract te wijzigen, klik dan gemakkelijk op een van de velden. Je ziet dat daarna in op dezelfde plek een invoerveld verschijnt. Als je achteraf de werkzaamheden of interval van een contract aanpast, wordt deze wijziging uiteraard doorgevoerd op de reeds aangemaakte toekomstige werkbonnen die al in de werkvoorraad staan.
Periodieke factuur toevoegen
Lees in het volgende artikel hoe je een periodieke factuur bij het contract kunt toevoegen.