Aangezien we er vanuit gaan dat je al een hoop periodieke werkzaamheden of facturen zult hebben, hebben we het makkelijk gemaakt om in één keer alles te importeren. Op die manier hoef je niet alles handmatig toe te voegen.

De import voorbereiden

Om het je nog makkelijk te maken, hebben we een importeer sjabloon gemaakt in Excel, die je als basis kunt gebruiken om al je contract in te zetten. Het sjabloon kun je hier downloaden.

In het sjabloon vul je per regel één contract in, met op dezelfde regel de periodieke werkzaamheden en eventueel de basis gegevens van de bijbehorende periodieke factuur. Dus één regel maakt één contract aan.

Hieronder volgt een uitleg over hoe je de informatie juist invult. De kolommen met een * zijn verplicht.

Kolom	Informatie
Abonnementsnummer	Dit is het contractnummer. Als je niets invult, wordt aan het contract automatisch een nummer gegeven.
Referentie	Geef hiermee een referentie aan je contract, bijvoorbeeld een beknopte herinnering.
Startdatum*	De startdatum van het contract. Op deze datum starten de werkzaamheden.
Einddatum	Vul hier de einddatum in van je contract. Als je dit veld leeg laat, loopt het contract automatisch door.
Klantnummer*	Vul hier het klantnummer in van de organisatie of contact waar je het contract aan wil verbinden.
Locatie straat*	De straat van de locatie waar je het contract aan koppelt. Let op: vul hier geen huisnummer in.
Locatie huisnummer*	Vul hier het huisnummer in van de locatie
Locatie huisnummer toevoeging	Vul hier de toevoeging in van het huisnummer van de locatie
Locatie postcode	Vul hier de postcode in van de locatie
Locatie plaatsnaam*	Vul hier de plaats in van de locatie
Locatie naam	Vul hier de naam in van de locatie
Werkzaamheden omschrijving*	Vul hier een omschrijving in van de werkzaamheden die bij dit contract moeten worden uitgevoerd
Werkzaamheden interval type*	Vul hier in welk interval type de werkzaamheden moeten hebben. Zie onder de tabel de opties die je hier kunt invullen.
Werkzaamheden interval aantal	Gebruik dit alleen als je een aangepaste interval hebt (bijv: een keer in de twee jaar). Zie onder de tabel een uitleg wat je hier invoert.
Werkzaamheden aanmaak moment*	Vul in deze kolom het werkzaamheden aanmaak moment in. Zie onder de tabel een uitleg hoe je dit invoert.
Werkzaamheden richtduur*	Vul hier de richtduur in van de werkzaamheden. In te vullen in hele getallen. Bijvoorbeeld: 1 = een uur 0,5 = een half uur
Werkzaamheden type diensten	Vul eventueel de type diensten die je aan het contract wil koppelen. Vul hier de exacte naam in zoals de type dienst in het systeem is toegevoegd. Wil je meerdere type diensten koppelen, scheidt deze dan met een punt komma. Bijvoorbeeld: onderhoud; keuring;
Factuur interval type* Wil je geen factuur importeren bij je contract, dan kun je dit veld gewoon leeg laten.	Vul hier in welk interval type de factuur moet hebben. Zie onder de tabel de opties die je hier kunt invullen.
Factuur interval aantal* Wil je geen factuur importeren bij je contract, dan kun je dit veld gewoon leeg laten.	Gebruik dit alleen als je een aangepaste interval hebt (bijv: een keer in de twee jaar). Zie onder de tabel een uitleg wat je hier invoert.
Eerste factuurdatum* Wil je geen factuur importeren bij je contract, dan kun je dit veld gewoon leeg laten.	Vul hier de eerste factuurdatum in.

Let op: overal waar in het voorbeeld haakjes staan, bijvoorbeeld bij 'jaren', moet je alleen het woord jaren invullen zonder de haakjes. De haakjes dienen alleen in dit artikel ter verduidelijking.

Werkzaamheden interval type of factuur interval type

Om aan te geven wat voor interval er gebruikt moet worden bij de werkzaamheden of bij de factuur, vul in het Excel-bestand de volgende interval types in:

Wekelijks > dan vul je 'weken' in
Maandelijks > dan vul je 'maanden' in
Per kwartaal > dan vul je 'kwartalen' in
Jaarlijks > dan vul je 'jaren' in

Als je gebruik wil maken van een aangepaste interval, bijvoorbeeld als je wil dat de werkzaamheden (of factuur) een keer per twee jaar worden aangemaakt, vul dit dan als volgt in:

In de kolom werkzaamheden interval type vul je dan 'jaren' in
In de kolom werkzaamheden interval aantal vul je dan '2' in

Op die manier weet het systeem dat er voor dit te importeren contract eens per twee jaar werkzaamheden moeten worden aangemaakt.

Wil je dit toepassen op je periodieke facturen, vul dit dan op dezelfde manier in in de factuur interval type en factuur interval aantal kolommen.

Werkzaamheden aanmaak moment

Om aan te geven op welke manier de werkzaamheden moeten worden klaargezet, vul in het Excel-bestand de volgende aanmaak momenten in:

Op de dag zelf > dan vul je 'dag' in
Na vorige werkbon > dan vul je 'vorige' in
Meteen voor het hele jaar > dan vul je 'meteen' in

Klant & locatie

Belangrijk is dat de klant en de locatie die je opgeeft in je Excel-bestand exact kloppen en dat deze al in Crafter zijn toegevoegd. Als deze nog niet in Crafter staan, of de ingevulde gegevens kloppen niet, dan kan het contract niet worden geïmporteerd.

Om het contract aan de juiste klant te koppelen, doe je dit dus door het juiste klantnummer van de bijbehorende klant op te geven.

Het bestand importeren

Nu je je Excel-bestand hebt gevuld kun je het bestand gaan importeren. Open de instellingen en klik op importeer data. Sleep vervolgens je bestand naar het bovenste witte document sleep vak.

Nadat je even kort wacht, wordt er een voorbeeld van jouw bestand getoond. In de bovenste regel moet je nu per kolom de velden selecteren die behoren bij de data die in de kolom staat.

Als je klikt op 'kies een veld' zie je alle velden die je kunt importeren. Om de contractvelden te zien, scrol je helemaal naar beneden in de lijst.

Bevat de eerste regel van je Excel-bestand (en het voorbeeld) de namen van de kolommen, zet dan het vinkje onder het voorbeeld aan (standaard staat dit vinkje al aan). Begint je Excel-bestand niet met de namen van de kolommen in de eerste regel, zet het vinkje dan uit. Als je dit niet doet gaat de import namelijk fout.

Staat alles goed, klik dan op de importeren knop. Het importeren zal nu beginnen!

Als je in het contracten menu kijkt, zie je stap voor stap de geïmporteerde contracten verschijnen.

Bestaande contracten wijzigen met een import

Als je in een keer een grote hoeveelheid reeds bestaande contracten wil wijzigen, kun je dit ook doen door middel van de import functie. Belangrijk is dat je in het Excel-bestand dan het nummer van het contract opgeeft. Wijzigingen die je in het Excel-bestand hebt opgegeven, worden dan namelijk bij het importeren toegepast op het bestaande contract.

Vul je geen contractnummer in, dan wordt er een nieuw contract aangemaakt.