De koppeling heeft de volgende functionaliteit:

  1. Synchroniseren van je klantenbestand

  2. Synchroniseren van projecten

  3. Synchroniseren van werkbonnen als verkooporders

  4. Uitgevoerde werkbonnen factureren

  5. Urenregistratie regels exporteren naar Accountview

Nu volgt per onderdeel een beknopte uitleg hoe dit werkt. Helemaal onderaan vind je een uitleg hoe je de koppeling legt en vind je een overzicht van veelgestelde vragen.

1. Synchroniseren van je klantenbestand

De klanten, adressen en contactpersonen die je in Accountview hebt aangemaakt worden in Crafter ingelezen, zodat je deze kunt gebruiken voor het aanmaken van werkbonnen of projecten. Ook kun je er voor kiezen dat de klanten die je in Crafter hebt aangemaakt in Accountview terecht komen.

Bij de klanten worden de volgende velden overgenomen:

  • Bedrijfsnaam

  • Klantnummer

  • Algemeen telefoonnummer

  • E-mail algemeen

Qua adressen geldt het volgende:

Als bij de klant een postadres en eventueel een los adres is ingevoerd, wordt het postadres in Crafter altijd gezien als het hoofdadres van deze klant. Voor het losse adres wordt dan een losse werklocatie aangemaakt. Heb je geen postadres ingevuld en alleen een los adres, dan geldt het losse adres als hoofdlocatie van de klant. De volgende velden worden overgenomen:

  • Straat + Huisnummer

  • Postcode

  • Plaats

Qua contactpersonen geldt het volgende:

Alleen als je gebruik maakt van de contactpersonen module in Accountview worden deze met Crafter gesynchroniseerd. In dit geval worden de volgende velden gekoppeld:

  • Aanhef

  • Voornaam

  • Achternaam

  • E-mail adres privé

  • Telefoon nummer

  • Mobiel nummer

2. Synchroniseren van projecten

De projecten die je in Accountview hebt aangemaakt worden in Crafter ingelezen, zodat je in Crafter bij deze projecten werkzaamheden kunt inplannen. Alleen openstaande projecten worden ingelezen. Je kunt er ook voor kiezen dat dit andersom werkt, zodat in Crafter aangemaakte projecten naar Accountview worden gestuurd. De volgende velden zijn gekoppeld:

  • Project code

  • Omschrijving (dit is de naam van het project)

  • De klant waar het project bij hoort

  • Opmerking (dit is de omschrijving van het project)

  • Begindatum

  • Einddatum

  • Project type

  • Verantwoordelijke medewerker

Project types

Bij Crafter is het verplicht om bij het project een project type op te geven. Daarom worden de project types ook ingelezen zodat je die kunt selecteren.

Verantwoordelijke medewerker

Om de juiste verantwoordelijke medewerker bij het project te koppelen, is het nodig om in Crafter het juiste medewerkersnummer bij je gebruikersaccounts in te geven. Dit doe je in Instellingen > Gebruikersaccounts > Klik op de gebruiker > Vul het veld Unieke code in.

3. Synchroniseren van werkbonnen als verkooporders

Werkbonnen naar Accountview sturen als verkooporders

Je kunt er voor kiezen dat in Accountview verkooporders worden aangemaakt direct nadat je in Crafter een nieuwe werkbon hebt aangemaakt. Tussen de werkbon en de verkooporder zijn de volgende velden gekoppeld:

  • Ordernummer

  • De klant

  • Het project wat gekoppeld is aan de werkbon

  • De omschrijving van de werkbon, komt in Accountview in het opmerking1 veld van de order

  • Type werkzaamheid

  • Richtdatum, komt in Accountview bij leverdatum te staan

Het idee achter deze functie is dat je in Accountview op de order alvast bepaalde administratieve handelingen kunt doen voordat de werkzaamheden daadwerkelijk worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld het doen van een bestelling.

Verkooporders vanuit Accountview inlezen in Crafter

Je kunt er ook voor kiezen dat in Accountview aangemaakte verkooporders in Crafter worden ingelezen. Zo'n werkbon komt dan in de planning in de werkvoorraad te staan, zodat je planner weet dat deze opdracht nog moet worden ingepland.

Aangeven wanneer een verkooporder mag worden ingepland

Om bij je planner duidelijk te krijgen wanneer een verkooporder/werkbon mag worden ingepland, geef je een leverdatum op bij de verkooporder. Deze leverdatum komt in Crafter te staan in het richtdatum veld.

Zodra je namelijk een leverdatum opgeeft, wordt de werkbon in de werkvoorraad in de betreffende week gezet waarna de planner weet dat de werkbon moet worden ingepland.

4. Uitgevoerde werkbonnen factureren

Nadat de werkzaamheden door de buitendienst zijn uitgevoerd, kunnen de geregistreerde artikelen naar Accountview worden gestuurd, zodat je deze dan niet handmatig hoeft over te typen en je dus sneller kunt factureren. Dit werkt als volgt:

Zet de voltooide werkbon in Crafter op gecontroleerd. Alle artikelen die op de werkbon zijn aangevinkt, wordt dan in Accountview bij de verkooporder geplaatst die gekoppeld is aan de werkbon. Vervolgens hoef je enkel nog de verkooporder in Accountview te factureren!

Zorg voor kloppende artikelnummers

Om dit werkbaar te maken is het van belang dat je in Crafter een artikelen lijst hebt staan waarvan de artikelnummers overeen komen met de artikelnummers die in Accountview staan. Alleen artikelen waarvan deze gelijk zijn worden overgenomen naar Accountview.

5. Urenregistratie regels exporteren naar Accountview

Met de koppeling kun je ook de uren die jouw buitendienst medewerkers hebben geregistreerd doorsturen naar Accountview, zodat je in je projecten en urenregistratie overzicht houdt op hun werkzaamheden. Vervolgens worden de uren die in het uren-menu in Crafter zijn geplaatst, doorgestuurd naar Accountview. De volgende velden worden dan overgenomen:

  • De medewerker

  • De projectcode

  • Tijdsoort

  • Datum

  • Omschrijving (werktijd of reistijd)

  • Het aantal uren

Medewerker koppeling

Om te zorgen dat de juiste medewerkers zijn gekoppeld, moet je het juiste medewerkersnummer bij je gebruikersaccounts in te geven. Dit doe je in Instellingen > Gebruikersaccounts > Klik op de gebruiker > Vul het veld Unieke code in.

Tijdsoorten

Om de uren aan de juiste tijdsoorten te koppelen, moet je in de koppelinginstellingen in Crafter het nummer van de tijdsoort zoals deze in Accountview staat invullen voor de reistijd en de werktijd. Ga hiervoor naar Instellingen > Accountview.

De koppeling instellen

De koppeling leggen

Open Crafter en ga naar de instellingen door op je naam te klikken. Ga naar het menu Accountview. Als je deze niet ziet, ga dan eerst naar het Functies menu om de koppeling aan te zetten. Je ziet het volgende scherm:

Stap 1: Inloggen bij Accountview:

Je hoeft nog niets in te vullen. Klik op de knop 'Inloggen bij Accountview om te koppelen'. Er volgt nu een inlog scherm van Accountview waarop je moet inloggen zodat je de koppeling kunt goedkeuren (autoriseren).

Soms lukt het inloggen niet en krijg je een melding te zien dat het autoriseren niet is gelukt. Dit komt dan doordat je inlog niet de juiste rechten heeft. Dus moet je eerst in Accountview bij deze gebruiker de juiste rechten krijgen om de applicatie te gebruiken.

Stap 2: Instellingen in Crafter:

Nu je de koppeling hebt geautoriseerd ga je naar de koppelingsinstellingen in Crafter. Klik hiervoor in de menubalk op je naam en klik op instellingen, en klik daarna in het linkermenu op Accountview. Er zijn nu een paar instellingen:

  • Company: Als je meerdere administraties in je Accountview omgeving hebt, kies je hier de administratie waaraan je Crafter wil koppelen.

  • Vervolgens kies je wat je wil koppelen en of je het wil importeren of exporteren.

  • Als je van de urenregistratie koppeling gebruik wil maken, vul dan de juiste tijdcode in bij werktijd en reistijd in.

Stap 3: De koppeling loopt nu!

Klik op Opslaan om je keuzes te bewaren. De koppeling loopt nu. Bij de eerste synchronisatie worden afhankelijk van jouw keuzes je klantenbestand, projecten en/of werkbonnen ingeladen. Afhankelijk van de hoeveelheid data kan dit even duren, misschien zelfs een paar uur. Ga in Crafter naar het klanten of projecten menu om te controleren welke gegevens al zijn geïmporteerd.

Belangrijke instellingen

Medewerkers koppelen

Om te zorgen dat de juiste medewerkers worden gekoppeld aan de projecten en de urenregistratie, moet je het juiste medewerkersnummer zoals je die in Accountview hebt bij je gebruikersaccounts in Crafter in geven. Dit doe je in Instellingen > Gebruikersaccounts > Klik op de gebruiker > Vul het veld Unieke code in.

Artikelbestand importeren

Als je gebruik wil maken van de functie waarbij artikelen van uitgevoerde werkbonnen naar Accountview worden toegestuurd, moet je in Crafter een artikelen lijst zetten waarvan de artikelnummers overeen komen met de artikelnummers die in Accountview staan. Alleen artikelen waarvan deze gelijk zijn worden overgenomen naar Accountview. Dit kun je doen door een artikelen lijst vanuit Excel te importeren via Instellingen en in het linker menu te klikken op Importeer data.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak synchroniseert de koppeling?

De koppeling loopt elke 10 minuten. Dit betekent dat als bijvoorbeeld een klant in Crafter hebt gezet, dat deze uiterlijk 10 minuten later in Accountview beschikbaar is. Of als je een werkbon hebt aangemaakt, is uiterlijk 10 minuten later de verkooporder in Accountview aangemaakt.

Ik heb een klant of project in Crafter verwijdert, maar hij blijft maar terugkomen. Hoe komt dat?

De koppeling houdt geen rekening met verwijderde gegevens. Dit betekent dat Accountview leidend is als het gaat om het verwijderen van gegevens. Als je namelijk eerst in Crafter iets verwijderd, zal de koppeling bij de eerst volgende synchronisatie de klant missen en opnieuw vanuit Accountview importeren. Om dit te voorkomen moet je dus eerst het item in Accountview verwijderen, en daarna in Crafter verwijderen, zodat ie altijd weg zal blijven.

Er mist een item, of er is iets niet geïmporteerd. Wat kan ik doen?

Als er iets mis gaat in de koppeling, wordt er in Crafter een error melding getoond in de tijdlijn van het betreffende item (bijvoorbeeld in de tijdlijn van de klant, project of werkbon) waarin een melding wordt getoond wat er is mis gegaan.

Ook kun je in de koppelingsinstellingen een lijst van alle foutmeldingen zien. Ga hiervoor naar instellingen > accountview > scroll naar beneden om de meldingen te zien.

Vaak komt een fout doordat iets niet goed is ingevuld. Los dit dus eerst op. Daarna zal uiterlijk 10 minuten later de koppeling opnieuw lopen, en als de fout dan niet meer voorkomt, zal de melding hier dan ook weer verdwijnen.


Heb je het antwoord gevonden?