Inleiding

Verstuur je vanuit Crafter je facturen en plaats je deze daarna in je Exact Online administratie? Vanaf nu kan dit automatisch met de Exact Online verkoopboekingen koppeling. De koppeling bestaat uit de volgende functies:

  1. Synchroniseren van klanten tussen Crafter en Exact

  2. Inlezen van artikelen/producten vanuit Exact naar Crafter, zodat je deze kunt gebruiken op je facturen

  3. In Crafter verstuurde facturen plaatsen als verkoopboeking in Exact Online

Hoe werkt het?

Zodra je in Crafter een factuur aanmaakt en verstuurt, wordt er in Exact Online een verkoopboeking aangemaakt. Via de bankafschriften functie kun je in Exact gemakkelijk de inkomende bedragen afletteren/koppelen aan de verkoopboekingen. Op die manier is je financiële administratie in een handomdraai op orde!

Bij deze koppeling worden ook de debiteuren (klanten) vanuit Exact Online met Crafter gesynchroniseerd. Dit is een twee-wegs koppeling. Dit betekent dat nieuwe klanten die je in Crafter aanmaakt ook in Exact worden geplaatst en vise versa. Dit is nodig want als je een factuur naar een nieuwe klant verstuurt die je in Crafter hebt aangemaakt, is die klant ook nodig om de verkoopboeking in Exact aan te maken.

Op de verkoopboeking vind je dan de volgende gegevens:

  • De klant waar je naar toe hebt gefactureerd

  • De regels die je hebt gefactureerd, met het bedrag en juiste grootboekrekening

  • PDF van de verzonden factuur

  • Factuurnummer

  • Factuurdatum

Dat ziet er in Exact dan ongeveer zo uit:

Je kunt dus gewoon vanuit Crafter facturen opstellen en versturen.

Gebruik de juiste grootboekrekeningen

Om te zorgen dat de artikelen die je factureert op de juiste plek in je Exact Online administratie terecht komen, moet je aan elk artikel wat je factureert een grootboekrekening koppelen.

De artikelen die al in je Exact Online administratie staan worden in Crafter geïmporteerd. Vaak is hier al een grootboekrekening aan gekoppeld. Om zelf in Crafter grootboekrekeningen te koppelen kun je dat op drie manieren doen:

Optie 1: Maak artikelgroepen aan voor elke grootboekrekening

In de instellingen van Crafter kun je artikelgroepen aanmaken, en in het artikelgroep code veld kun je dan het grootboekrekening nummer invullen. Vervolgens als je een factuur aanmaakt, kun je bij je factuurregel een artikelgroep selecteren, waarna de koppeling weet in welk grootboekrekening dit artikel geplaatst moet worden.

Optie 2: Vul het grootboekrekening in bij je artikel

Ga naar de artikelen lijst van Crafter in de instellingen en klik een artikel aan. Hier zie je dat je per artikel nu ook een grootboekrekening kan invullen. Gebruik in dit geval het veld 'Grootboekrekening (verkoop)'.

Optie 3: Standaard grootboek voor nieuwe regels

Je kunt er ook voor kiezen om een standaard grootboekrekening in te stellen, die gebruikt wordt bij alle nieuwe regels die je op een factuur aanmaakt. Ga hiervoor naar Instellingen > Bedrijfsgegevens > Tabblad facturatie > Zie het veld 'Standaard artikelgroep' en selecteer hier het bijbehorende artikelgroep bij je grootboekrekening.

De koppeling instellen

Stap 1: App registeren in Exact Online

Open je Exact Online administratie en volg de volgende stappen:

  1. Klik op het knopje 'Partners' in de menubalk en klik op 'App Center'

  2. Klik vervolgens rechtsboven op Inloggen

  3. Nadat je bent ingelogd, klik dan op 'Mijn apps beheren', rechtsboven in de menubalk

  4. Klik op 'Een app registreren'. Je ziet het volgende scherm:

Vul hier het volgende in:

Vervolgens kom je in de volgende pagina terecht:

Stap 2: Gegevens overnemen in Crafter

Open in een los tabblad de koppelingsinstellingen van Crafter. Hiervoor klik je in Crafter op je naam in de menubalk, klik op Instellingen en klik daarna in het linkermenu op Exact Online. Je ziet dan het volgende scherm:

Kopieer de volgende velden uit het scherm van Exact en plaats het in de velden in het scherm van Crafter:

  • Client ID

  • Client secret

  • Division ID: vul hier de landcode in van je Exact Online administratie. Voor Nederland is dit bijvoorbeeld 'nl'

Stap 3: Inloggen bij Exact om te koppelen

Sluit nu eerst het scherm van Exact Online af en laat het scherm van Crafter open staan. Klik vervolgens op de knop 'Inloggen bij Exact Online om te koppelen' in het instellingen menu van Crafter. Er volgt nu een inlog scherm van Exact Online. Log hier in om de koppeling te bevestigen.

De koppeling is nu gelegd en zal nu starten!

Belangrijke instellingen

Dagboekcode

Om de verkoopboekingen aan te kunnen maken, moet je in de instellingen van de koppeling invullen in welk dagboek de factuur mag worden aangemaakt. Zet hier dus de code van dat dagboek in.

Bijlage documenttype

Om een kopie van de pdf van de verzonden factuur bij de verkoopboeking in Exact te plaatsen, is het nodig om in de koppelingsinstellingen op te geven wat het documenttype is van de bijlage. Vul dit hier in.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak synchroniseert de koppeling?

De allereerste synchronisatie van de bestaande klanten en artikelen duurt altijd wat langer. Dit komt omdat dan in een keer alle gegevens moeten worden ingeladen. Dit kan afhankelijk van als je veel gegevens hebt tot wel een paar uur duren. Controleer in Crafter door bijvoorbeeld de klanten lijst te openen hoe ver het importeren is.

Los van de eerste synchronisatie kun je rekenen met de volgende tijden:

  • Inlezen van gegevens vanuit Exact naar Crafter: elke 10 minuten

  • Exporteren van klanten en facturen vanuit Crafter naar Exact: elke 10 seconde

Ik heb een nieuwe klant aangemaakt, ik zie hem echter niet terug in Exact, wat gaat er mis?

Nieuwe klanten die je in Crafter hebt aangemaakt worden alleen naar Exact toegestuurd op het moment dat er een factuur vanuit Crafter is verstuurd. Dus zodra je bij die klant een factuur verstuurt en van die factuur wordt een verkoopboeking aangemaakt, wordt deze klant ook in Exact Online geplaatst.

Ik heb een klant in Crafter verwijdert, maar hij blijft maar terugkomen. Hoe komt dat?

De koppeling houdt geen rekening met verwijderde gegevens. Dit betekent dat Exact Online leidend is als het gaat om het verwijderen van gegevens. Als je namelijk eerst in Crafter een klant verwijderd, zal de koppeling bij de eerst volgende synchronisatie de klant missen en opnieuw vanuit Exact Online importeren. Om dit te voorkomen moet je dus eerst het item in Exact Online verwijderen, en daarna in Crafter verwijderen, zodat ie altijd weg zal blijven.

Er mist een item, of er is iets niet geïmporteerd. Wat kan ik doen?

Als er iets mis gaat in de koppeling, wordt er in Crafter een error melding getoond in de tijdlijn van het betreffende item (bijvoorbeeld in de tijdlijn van de klant of factuur) waarin een melding wordt getoond wat er is mis gegaan.

Ook kun je in de koppelingsinstellingen een lijst van alle foutmeldingen zien. Ga hiervoor naar Instellingen > Exact Online > Scroll naar beneden om de meldingen te zien.

Vaak komt een fout doordat iets niet goed is ingevuld. Los dit dus eerst op. Daarna zal uiterlijk 10 minuten later de koppeling opnieuw lopen, en als de fout dan niet meer voorkomt, zal de melding hier dan ook weer verdwijnen.

Heb je het antwoord gevonden?