Met het pakket is het mogelijk om offertes per mail naar je klant te versturen. In de mail kun je een link plaatsen, waarmee de klant jouw offerte kan bekijken en bij akkoord meteen kan ondertekenen.

Met het digitaal laten ondertekenen van je offerte haal je extra drempels weg in het onderteken proces. De klant hoeft de offerte niet meer uit te printen en kan makkelijker akkoord geven. Onze ervaring is dat er sneller akkoord komt en daardoor verkoop je uiteindelijk meer!

Hoe werkt het digitaal ondertekenen van offertes?

Maak een offerte aan en als ie klaar is klik je op de knop Verstuur offerte. Er volgt nu een venster waarin je de e-mail naar de klant kunt typen. Plaats in deze e-mail de tag {offerte.link}. Op de plek waar je deze tag plaatst, zal de link verschijnen waarop je klant kan klikken om de offerte digitaal te bekijken.

In de instellingen kun je ook een standaard e-mail bericht instellen. Daarover later meer. De klant ontvangt de e-mail als volgt in zijn postvak in:

Zodra er op de link wordt geklikt, komt de klant terecht in het offerte portal. Hier kan de klant de offerte bekijken en bij akkoord ondertekenen. Het ondertekenen gebeurt gewoon met de muis.

Om het ondertekenen rechtsgeldig te maken, vragen we de klant om opnieuw zijn of haar naam, e-mail en plaats in te voeren. Bij de handtekening wordt ook het IP adres van de klant opgeslagen.

De uitstraling van het offerte portal is instelbaar. Zo kan er een logo worden toegevoegd en kunnen de achtergrond en de knoppen worden ingesteld in jouw huisstijl kleuren.

Nadat de offerte is ondertekend, ontvangt de klant een mail met daarin de getekende offerte, en verandert de status van de offerte in het pakket naar gewonnen.

Hoe stel je een offerte e-mail sjabloon in?

Door een offerte sjabloon in te stellen, hoef je niet steeds opnieuw de offerte.link tag aan je offerte e-mail toe te voegen. Je stelt als volgt een offerte e-mail sjabloon in:

  1. Open de instellingen van het kantoorprogramma

  2. Ga naar het menu Bedrijfsgegevens en ga naar het tabblad E-mail

  3. Scroll naar beneden en klik rechts van de titel 'E-mail sjablonen' op Toevoegen

  4. Je ziet het volgende scherm:

Hier vul je het volgende in:

  • Naam: Geef je sjabloon een naam, bijvoorbeeld 'Offerte mail'

  • Selecteer type: Kies hier voor het type 'Offerte (Automatisch)

  • Onderwerp: Vul hier een onderwerp in voor je e-mail

  • Bericht: Vul hier het standaard bericht in wat je wil versturen naar je klanten. Om de klant toegang te geven tot het offerte portal, voeg je de tag {offerte.link} in op de plek waar je wil. Als je daadwerkelijk de e-mail verstuurt, wordt op deze plek de link naar de offerte getoond.

  • Additioneel kun je nog kiezen om de pdf van de offerte bij te voegen aan de e-mail. Dit raden we echter af als je wil dat je klanten de offertes digitaal gaan ondertekenen, want als je de pdf van de offerte nĂ­et bijvoegt in de mail, is er een extra reden om op de link te klikken om de offerte te bekijken en houd je de kans dat de klant hem direct ondertekent.

  • Ook kun je nog een standaard bijlage toevoegen, bijvoorbeeld een folder of je algemene voorwaarden.

Hierbij een voorbeeld van een standaard offerte e-mail sjabloon:

Geachte heer/mevrouw,

Hierbij sturen we u het voorstel voor de besproken werkzaamheden en producten.

Klik op de volgende link om de offerte te bekijken en bij akkoord te ondertekenen: {offerte.link}

We vertrouwen er op u een passende aanbieding te doen en zijn u graag van dienst!

Met vriendelijke groet,
{gebruikersomgeving.planner.voornaam} {gebruikersomgeving.planner.achternaam}
{gebruikersomgeving.naam}

Klik op Opslaan om het sjabloon te bewaren.

Heb je het antwoord gevonden?