Una vez activa la cuenta de tu organización, podrás crear los usuarios de tu organización de manera masiva.
Previo a la importación de tus contactos, te recomendamos tener configurado lo siguiente para que también puedas agilizar la asignación de cierta información:
En la configuración de Áreas y sedes, indica si usarás los 4 niveles de las áreas y el dato de sedes.
Crea los atributos personalizado (o campos extras) que quisieras considerar en la importación. Ten en cuenta que por defecto la plantilla de la plataforma te proporciona campos como áreas, cargo, categoría de cargo, correo de jefe, sede, tipo de documento, número de documento, sexo (género), estado civil, teléfono, celular, domicilio, ciudad y país. No es obligatorio completarlos todos, ya que en el perfil del usuario algunos datos personales pueden ser proporcionados por ellos mismos.
Crea roles y permisos administrativos, esto te ayudará a que puedas asignarlos desde la importación de usuarios.
Para crear tus usuarios, asegúrate de estar en el panel de administración y dirígete a Gestión > Compañía > Usuarios. En esta sección podrás gestionar a todos los usuarios de tu organización y encontrarás la opción "Agregar usuarios".
Al ingresar a la opción, te sugerimos descargar la plantilla de Excel para que la información que vas a importar coincida con los campos del sistema. Si solo necesitas crear usuarios nuevos, te sugerimos descargar la plantilla sin registros:
Ten en cuenta que puedes subir una base de datos de hasta 2,500 registros por cada carga. Adicional a esto, debes considerar la cantidad de licencias que tienes disponibles para crear nuevos usuarios, ya que la plataforma no permitirá que excedas ese monto.
Para completar la información de la plantilla ten en cuenta lo siguiente:
Campos obligatorios: Nombre, Apellido, Email, Área de nivel 1 ( nombre por defecto "Dirección"), Cargo y Categoría de cargo.
En caso de tener atributos personalizados configurados como obligatorios que se validan desde la creación de un usuario, asegúrate de completarlos.
Correo de jefe: ingresa el correo de un usuario que esté agregado en la plataforma o que esté considerado en la base de datos como usuario a crear. Ten en cuenta que los usuarios que no tengan un jefe no se visualizarán en el organigrama con excepción del CEO o cabeza de la compañía.
Áreas, sedes, cargos y categorías de cargos: Si ingresas valores que no existen previamente en la plataforma para estos campos, estos pueden ser creados en la importación (te alertaremos en el detalle de validación los valores nuevos encontrados antes de que continúes). Ten en cuenta que para el sistema no es lo mismo "RRHH" que "Recursos Humanos" por lo que te recomendamos minimizar esos casos apra tener tu base de datos estandarizada.
Opciones de selección única predefinidas: El sistema maneja una lista de opciones cerradas para los siguientes datos:
Dato | Valores que puedes ingresar |
Tipo de documento | CC, TI, NIT, CE, DNI, RC, Identificación, DUI, RUT, Pasaporte, IFE, Otro |
Sexo (género) | F, M, O |
Estado civil | casado, soltero, separado, unión libre, viudo |
País | (ingresar nombre completo del país) |
Atributos personalizados de tipo selección | (ingresar valores creados por el administrador previamente) |
Rol admin | Super admin (nombre exacto del rol creado por el administrador previamente) |
Una vez tengas ordenada la data de los usuarios que deseas importar, sube el Excel a la plataforma e indica si deseas que esos usuarios reciban el correo de invitación para activar sus cuentas cuando finalices el flujo de creación.
Luego dale continuar y, en el paso 2, se validará el archivo y datos que deseas importar. Si hubiera algún error, el cuadro de la validación se tornara rojo indicando que debes hacer una corrección.
En el caso de tener observaciones en la data, serás enlazado a una pantalla donde se detalla lo siguiente:
La cantidad de usuarios validados correctamente: si deseas puedes continuar la creación de solo esos usuarios, pero te recomendamos tener descargado el detalle de los errores para que puedas solucionarlos e importarlos posteriormente.
La cantidad de usuarios y datos que se actualizarán: en caso se identifiquen usuarios que ya existen previamente en la plataforma, se actualizarán sus datos con lo proporcionado en la importación. Si hay usuarios inactivos, estos se reactivarán (no recibirán ninguna notificación, sus cuentas pasan al estado activo, por lo que se sugiere comunicarles que soliciten restablecer su contraseña en caso la hayan olvidado). Si se identifican nuevos valores para áreas, sedes, cargo y categorías de cargos, también se detallarán aquí y serán creados si decides continuar.
Cantidad de errores detectados: aquí se detallarán todos aquellos errores en cuestión de datos, se indicará en qué celda se ubican y una sugerencia para solucionar el problema.
Si todo está correcto o deseas continuar con la importación de los usuarios validados, se mostrará la pantalla final de confirmación.
🆕 Novedades y Nuevas Funcionalidades
Cambio de contraseñas masivo:
1 - Ingrese al panel de administración.
2 - Haga clic en los tres puntos ubicados en la esquina superior derecha del panel.
3 - Seleccione la opción “Cambiar contraseñas masivamente” (ubicada justo debajo de “Eliminar usuarios masivamente”).
4 - Descargue la plantilla disponible en la plataforma.
5 - Complete el archivo con los correos electrónicos de los usuarios cuyos accesos desea modificar.
6 - Ingrese la nueva contraseña deseada para los usuarios indicados.
7 - Cargue nuevamente la plantilla en el sistema para aplicar los cambios.
Cambio obligatorio posterior al ingreso: Por motivos de seguridad, al iniciar sesión con la nueva contraseña, se le solicitará al usuario que genere una contraseña nueva y personal.
Comunicación interna: Actualmente, no se envía notificación automática a los usuarios sobre este cambio. Es responsabilidad del administrador enviar una comunicación previa o simultánea a los usuarios afectados para evitar confusiones.
Cambio de contraseña 1 a 1:
Acceda a la lista de usuarios desde el panel de administración.
Localice al usuario deseado y haga clic en el botón de acciones.
Seleccione la opción “Cambiar contraseña”.
Ingrese la nueva contraseña y confirme el cambio.
Activar nuevamente usuario eliminado:
Diríjase a la pestaña “Eliminados” en el panel de usuarios.
Ubique al usuario que desea reactivar y haga clic en “Volver a crear usuario”.
Si es necesario, actualice la información del usuario (nombre, correo, etc.).
Confirme el proceso.
Una vez completado, el usuario será movido automáticamente a la pestaña “Pendientes”, desde donde podrá reactivar su cuenta mediante el proceso habitual de acceso
Mejoras en el buscador:
Ahora la búsqueda de usuarios es global y no está limitada a la pestaña actual. Al utilizar el campo de búsqueda:
Se filtrará automáticamente toda la base de usuarios, sin importar si están en la vista de Activos, Pendientes, Inactivos o Eliminados.
Para facilitar la identificación del resultado, se mostrará un nuevo campo llamado “Estado”, visible únicamente al realizar una búsqueda.
Los estados posibles son: Activo, Pendiente, Inactivo o Eliminado.
Esto permite encontrar más fácilmente a cualquier usuario, sin necesidad de navegar entre pestañas manualmente.
