El uso de grupos y tipos de usuarios permite limitar la visibilidad de datos y funciones, pero hace mas compleja la organización dentro del CRM. No es obligatorio utilizar esta configuración si no es necesario.

Cuando creas un nuevo usuario, hay dos aspectos importantes a configurar: el grupo al que pertenece y el tipo de usuario. De hecho, estos dos aspectos de la configuración definen cómo será la experiencia del usuario en la gestión del CRM.

Define los grupos en Configuración > Configuraciones > General > Grupos, haciendo clic en Añadir nuevo grupo.

Debes crear un nuevo grupo para mostrar solo algunos elementos del menú a los usuarios que formarán parte de él.
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Cuando vayas a insertar un nuevo usuario (desde Configuración > Usuarios), en el pop-up que aparece, verás que el grupo se encuentra entre los campos requeridos.
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En la ficha completa del usuario, encontrarás la configuración del grupo en la solapa Seguridad:
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Tipo de usuario
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En la sección Perfil dentro de la configuración de usuario, puedes configurar aquellos que esencialmente funcionan como permisos para ver elementos dentro del CRM.
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​Los tipos de usuario que se pueden seleccionar son:
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​Usuario: no tiene restricciones, de hecho, ve todos los datos personales y todas las oportunidades que están guardadas en el CRM.
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​Administrador de Área: puede ver las empresas, clientes potenciales y oportunidades donde se configura como propietario o es el comercial de referencia. Si no hay comerciales, también ve las empresas y clientes potenciales que pertenecen a su área.
Además, el administrador de área puede ser indicado como Superior de otro usuario: en este caso también podrá ver los elementos de sus subordinados.
Lo mismo ocurre con las oportunidades.
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​Agente: Es un usuario que ve solo las empresas y clientes potenciales donde es el comercial de referencia o propietario. También podrá visualizar aquellos registros que no tengan comercial asignado. Lo mismo ocurre con las oportunidades.
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​Usuario de Sistema: Es un tipo particular de usuario que no tiene restricciones de visibilidad pero que no puede acceder a la interfaz gráfica del CRM (por lo tanto, no puede iniciar sesión como uno de los tipos anteriores). Se utiliza como un usuario ficticio para iniciar sesión a través de WebAPI.
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Puedes ver aquí cómo configurar las Zonas
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Recuerda que el campo propietario no significa que también sea el comercial, sino que es una especie de superusuario del registro. En cualquier caso, un agente o un Administrador de Área debe igualmente ser Comercial para poder verlo .
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​Organigrama
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Configurando correctamente el organigrama de la empresa (Configuración > Empresa > Organigrama) es posible definir jerarquías de visibilidad.
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