¡Comienza a trabajar en tu próximo ciclo lectivo!
Cada año, se habilita automáticamente un nuevo ciclo lectivo en tu cuenta para que puedas comenzar a organizarlo con anticipación.
El proceso consta de 4 etapas:
Etapa de Matriculación
Etapa de Promoción
Etapa de Activación de usuarios
Etapa de Finalización
¿Cómo acceder al nuevo ciclo?
Desde el sitio web presionas en los tres puntitos del margen superior derecho y luego “Cambiar de ciclo”
A continuación te explicamos cada una de las etapas.
1️⃣ Etapa de Matriculación.
En esta etapa, se habilita el acceso al nuevo ciclo lectivo para los usuarios Administradores con el objetivo de inscribir nuevos alumnos.
Desde allí podrás crear los perfiles de los nuevos alumnos, enviar comunicados de bienvenida y generar los avisos de pago correspondientes.
▶️¿Qué información encontrarás cargada automáticamente en el nuevo ciclo lectivo?
Configuración del Centro: Encontrarás cargado el apartado Configuración del Centro con los mismos ajustes del ciclo lectivo actual. Solo deberás completar manualmente los apartados de: Documentos del centro, Días sin clases y Períodos.
Perfiles Administradores: Encontrarás cargados los perfiles Administradores con la misma configuración de permisos del ciclo lectivo en curso.
Cursos: Encontrarás cargados los mismos cursos con su información y sus materias asociadas.
Módulo Cobranzas: Encontrarás cargados los conceptos del Tarifario. Podrás editar sus valores o crear nuevos si los necesitas.
▶️¿Qué acciones podrás realizar en esta etapa?
Crear la ficha de nuevos alumnos.
Invitar a nuevas familias ➡️Artículo: ¿Cómo invitar a las familias?
Enviar comunicados de bienvenida.
Emitir avisos de pago y sus facturas correspondientes (Abono de matrículas, inscripciones)
2️⃣ Etapa de Promoción
En esta etapa podrás promover manualmente los Alumnos a su próximo Curso.
▶️¿Qué acciones podrás realizar en esta etapa?
Eliminar o retirar alumnos que no continúen.
Reasignar alumnos.
Editar cursos.
Crear los planes de pago de alumnos promovidos.
3️⃣ Etapa de Activación de usuarios.
¿Cuándo deberás realizarla? Justo antes de comenzar el nuevo ciclo escolar ⏰
En esta etapa, deberás dar acceso a los usuarios educadores y familiares al nuevo ciclo lectivo. Recuerda que, a partir de este momento, la comunicación se realizará exclusivamente a través del nuevo ciclo lectivo.
Vale aclarar que, igualmente, todos los usuarios podrán acceder a la información del ciclo anterior.
▶️ ¿Qué acciones podrás realizar en esta etapa?
Migrar la deuda de los Alumnos del ciclo anterior: se crearán avisos de pago con el saldo adeudado y la misma configuración de intereses
Sincronizar las materias adeudadas de los alumnos: esta opción está disponible para colegios de Argentina que cuenten con el módulo Calificaciones activo.
Habilitar usuarios familiares y educadores al nuevo ciclo lectivo
Ten en cuenta que al acceder al nuevo ciclo, los perfiles educadores se auto asignarán a sus cursos y materias correspondientes. Podrás modificar esta asignación si fuera necesario.
4️⃣ Etapa de Finalización
En esta etapa podrás finalizar el ciclo lectivo anterior. A partir de ese momento, los usuarios educadores y familiares ya no podrán realizar nuevas acciones en ese ciclo. Únicamente podrán consultar la información existente.
Únicamente los perfiles con permiso de súper administrador podrán seguir realizando modificaciones en el ciclo lectivo anterior, para casos de necesidad..