Un e-mail qui paraît peu fiable ou qui utilise certains termes ou formats peut facilement être perçu comme du spam ou du phishing, même s’il est légitime. Voici nos recommandations pour rédiger des e-mails clairs, fiables et rassurants et ainsi optimiser vos chances de bonne distribution.
Inspirez confiance dès l'objet et l’introduction 💌
Un objet clair et engageant donne envie d’ouvrir le mail.
👉 Exemple : "#nom#, mettez à jour vos informations en 2 minutes" fonctionne beaucoup mieux que "Mise à jour requise", qui manque de précision et peut sembler suspect.
Bonne nouvelle : sur Dahub, vous pouvez personnaliser vos objets pour les rendre encore plus pertinents :#nom# → le nom de la fiche
#type# → le type de la fiche (ex. Restauration)
Un objet personnalisé est plus parlant et renforce la confiance de vos destinataires.
Évitez les mots sensibles pour les filtres anti-spam : limitez les formulations du type "FAITES VITE", "URGENT !!!", "CLIQUEZ ICI" ou "GRATUIT", souvent considérées comme suspectes par les serveurs de messagerie.
Évitez l'utilisation excessive de points d’exclamation et de majuscules : ils peuvent être perçus comme trop promotionnels ou déclencher des filtres anti-spam.
Soyez attentifs aux liens et aux images 🔗🖼️
Évitez la surcharge de liens et d'images : un e-mail trop riche en images ou en liens est plus susceptible d’être filtré. Optez pour un équilibre entre texte et visuel.
Utilisez uniquement des liens sécurisés (https) et faciles à identifier. Bannissez les raccourcisseurs d’URL (bit.ly, tinyurl…) qui peuvent inspirer la méfiance.
Vérifiez que les liens sont fonctionnels et redirigent vers des pages professionnelles, cohérentes avec l’expéditeur.
Rassurez par un expéditeur clair 👩💼
Les filtres anti-spam font très attention à "qui" envoie le message. Un expéditeur déjà connu et reconnu par vos pros a beaucoup plus de chances de passer la barrière qu’un expéditeur utilisant une adresse nouvelle et non identifiée.
Gardez la même adresse d’envoi que celle que vous utilisez habituellement avec vos socio-pros. Ils la reconnaîtront au premier coup d’œil, et leur messagerie aussi. (Un
pro@ot-ville.frfamilier inspire confiance, alors qu’une nouvelle adresse peut paraître louche.)Affichez clairement le nom de votre Office de Tourisme dans le champ expéditeur.
Si vous êtes dans une relation de proximité, n’hésitez pas à ajouter le prénom de la personne derrière l’envoi : "Sophie – Office de Tourisme de La Rochelle". Cela humanise le message, renforce la confiance… et diminue le risque d’être signalé comme spam.
Plus vos destinataires ouvrent vos mails (et y répondent), plus vos prochains envois seront considérés comme "sûrs" par Gmail, Outlook et autres.
Encouragez vos lecteurs à vous aider 🤝
Vous pouvez aussi leur donner un petit coup de pouce :
Invitez-les à vous ajouter à leurs contacts → ça réduit énormément le risque de finir dans les spams.
N’hésitez pas à glisser un rappel qui pourrait ressembler à : "Pour être sûr(e) de bien recevoir nos infos, ajoutez-nous à votre carnet d’adresses."
Choisissez le bon moment pour envoyer ⏰
Alors oui, le timing n’a pas vraiment d’impact direct sur le fait de finir (ou pas) en spam. Mais il joue beaucoup sur l’envie et la possibilité qu’ont vos pros d’ouvrir vos mails.
Vous le savez, ils ont des journées bien remplies :
Évitez d’arriver pile pendant leur rush (service du midi pour les restos, check-in/check-out pour les hébergeurs…).
La fin de matinée ou le début d’après-midi sont souvent des moments plus calmes, où vos mails ont plus de chances d’être lus tranquillement.
En bref, choisir le bon créneau, c’est un petit bonus qui augmente vos chances d’ouverture… et qui rend vos destinataires plus disponibles pour vous répondre.
✅ En résumé : objet clair, expéditeur identifié, contenu structuré, liens fiables, timing malin et un petit coup de pouce de vos lecteurs → vos e-mails auront toutes les chances d’arriver au bon endroit et d’être lus !