1. Mettez à jour vos CGU / CGV
Vos conditions générales apparaissent dans vos formulaires et documents générés via Dahub.
Vérifiez qu’elles portent la bonne année (ex. « CGU 2025 » → « CGU 2026 ») et qu’elles sont toujours en accord avec votre politique interne ou vos pratiques tarifaires si vous traitez vos adhésions/partenariats avec Dahub.
📌 Vous pouvez les modifier dans la configuration de votre compte > Ma structure
2. Vérifiez les accès de votre équipe
Y a-t-il de nouveaux collègues à intégrer à Dahub ?
Des personnes ont-elles quitté votre structure et doivent-elles être retirées des accès ?
Maintenir une équipe à jour sécurise vos données et évite les erreurs de manipulation.
📌 Vous pouvez ajouter/supprimer des membres dans la configuration de votre compte > Mon équipe
3. Mettez à jour vos modèles d’e-mails et de formulaires
Relisez vos modèles :
Sont-ils toujours valables ?
Mentionnent-ils une ancienne saison ou une date dépassée ?
Le ton et le style sont-ils toujours en phase avec l’image de votre office?
Avez-vous besoin d'en créer de nouveaux ?
Une mise à jour rapide peut éviter d’envoyer un mail « Hiver 2024 » en 2025…
📌 À noter : les modèles d’e-mails et les textes d’introduction des formulaires se mettent à jour à des endroits différents.
Les modèles d’e-mails sont à modifier dans l’onglet « Mes modèles d’e-mails ».
Pour les textes d’introduction des formulaires, trois possibilités s’offrent à vous pour personnaliser ce texte : 1- par défaut, dans la configuration du compte ; 2- depuis un modèle de formulaire ; 3- directement lors de la création de la campagne. En savoir plus.
4. Vérifiez votre référentiel Apidae
Dans Dahub, le référentiel Apidae correspond aux listes de choix proposées dans les menus déroulants de vos formulaires de mise à jour.
Ce n’est pas la même chose que les champs :
Les champs = questions du formulaire (ex. « Moyens de paiement »).
Le référentiel = les choix possibles dans ces champs (ex. Espèces, Virement, Chèque, Twint, etc.).
🔵 Important : le référentiel se vérifie pour chaque catégorie de fiche Apidae (hébergements, activités, restaurants, etc.), ce qui peut demander un peu de temps.
Vérifiez que les valeurs proposées sont pertinentes pour votre territoire.
Masquez celles qui ne vous concernent pas (ex. Twint, qui est un moyen de paiement suisse, sera inutile hors zones frontalières suisses).
Laisser trop d’options inutiles risque de rendre les formulaires plus lourds à remplir pour les socio-professionnels et générer des données inutiles ou incohérentes. Un référentiel bien entretenu = des formulaires plus simples, et des données plus propres !
📌 Vous pouvez le modifier dans la configuration de votre compte > Apidae > Mon référentiel Apidae
5. Archivez vos anciennes campagnes
La rentrée est le moment idéal pour faire un peu de ménage dans votre espace Dahub.
L’archivage des campagnes obsolètes n’est pas qu’un geste de rangement.
Pourquoi archiver ?
Vos pros ne pourront plus répondre au formulaire envoyé.
Dans le cadre de l'utilisation des sélections Apidae, cela ne contactera plus les pros si vous en ajoutez à la sélection utilisée dans la campagne en cours.
🔵 Vous pouvez toujours traiter les réponses reçues pendant la campagne, même après son archivage, si elles n'ont pas encore été traitées.
📌 Dans l'onglet "Campagnes" en cliquant sur les 3 points verticaux à droite du nom de la campagne que vous souhaitez archiver > Archiver
6. Vérifiez vos sélections Apidae
Assurez-vous que vos sélections soient toujours à jour et cohérentes avec vos projets.
Vérifiez si de nouvelles fiches doivent être ajoutées ou si certaines ne sont plus d’actualité.
Vérifiez si vous n'avez pas un grand nombre de fiches avec des périodes d'ouverture périmées depuis longtemps. Si c'est le cas, vous pouvez les supprimer en masse facilement en cliquant sur l'onglet "Périodes d'ouverture périmées" > Sélectionnez tout > bouton Traitements > Supprimer les périodes périmées.
Cela prévient les difficultés potentielles liées à la réécriture sur Apidae lorsque vous traiterez vos réponses reçues.
📌 Sur Apidae
✅ Petit bonus : profitez de la rentrée pour envoyer un message à vos socio-professionnels pour maintenir un lien régulier et les sensibiliser à l'outil Uska, en leur rappelant qu'ils peuvent créer un compte pour mettre à jour leurs informations à tout moment, de leur propre initiative.
En résumé : une demi-heure de vérification suffit souvent à partir sur de bonnes bases pour la saison ! N’hésitez pas à consulter notre centre d’aide si vous avez un doute sur une configuration ou une fonctionnalité.