El módulo de Tesorería permite gestionar pagos electrónicos a proveedores y personas (honorarios), así como registrar ingresos desde documentos de venta. Esta guía cubre la configuración inicial, el flujo de pagos y las preguntas más frecuentes de los usuarios.
1. Configuración inicial
1.1 Crear cuenta corriente
Ruta: Configuración → Tesorería → Bancos y Cuentas Corrientes
• Ingrese el código de cuenta corriente y una descripción identificable.
• Registre el RUT de la empresa asociado a esa cuenta.
• Defina el máximo de sobregiro: controla que los pagos no superen el saldo disponible configurado.
• Los campos Sucursal y Ejecutivo son informativos y no afectan el funcionamiento.
⚠️ IMPORTANTE | Para generar el archivo TXT de pago masivo al banco, la cuenta corriente debe tener activadas las opciones 'Se utiliza para pago electronico proveedor' y/o 'Se utiliza para pago electronico honorarios'. Si estas opciones no aparecen, solicite la activacion al area de soporte - no tiene costo adicional. |
Para honorarios, solo se permite tener una cuenta corriente activa. Si ya existe una asociada, el sistema no permitirá asignar otra.
Las cuentas de tarjeta de crédito también pueden crearse aquí si se requiere conciliación con cartola.
1.2 Activar pago electrónico en proveedores
Ruta: Compras → Orden de Compra → Listado de Proveedores → (proveedor) → Datos de Facturación
• Active la opción de pago electrónico en la ficha de cada proveedor.
• Seleccione la cuenta corriente habilitada y complete la información bancaria del proveedor (número de cuenta, tipo de cuenta: corriente/ahorro/vista, tipo de operación).
• Los campos requeridos varían según el banco. Consulte con su ejecutivo de banco qué información es obligatoria.
�� TIP | Si ya tiene muchos proveedores creados, puede usar el importador de compras (Excel) para cargar la información bancaria de forma masiva. Está disponible en el Centro de Ayuda o puede solicitarlo por el chat de soporte. |
1.3 Activar pago electrónico en personas (honorarios)
Ruta: Contabilidad → Honorarios y Personas → (persona) → Editar
• Active la opción de pago electrónico de honorarios.
• Complete la información bancaria con los mismos criterios descritos para proveedores.
1.4 Configurar cuentas contables para ingresos
Ruta: Configuración → Tesorería → Comprobante Contable
• Seleccione las cuentas contables (ej. caja chica, bancos) que aparecerán como opciones al registrar un pago de cliente.
• Esta configuración es necesaria para el módulo de Ingresos.
2. Pagos electrónicos a proveedores y honorarios
2.1 Consultar documentos pendientes antes de pagar
Ruta: Compras → Libro de Compras → Informe → Libro de Compras
• Filtre por proveedor, fecha u otros criterios para ver saldos pendientes.
• El informe incluye facturas de compra, liquidaciones de sueldo y otros documentos registrados en contabilidad.
2.2 Registrar un pago egreso
Ruta: Tesorería → Pagos Electrónicos → Listado de Documentos → Nuevo Egreso
• Defina la fecha del pago (puede ser diferente a la fecha actual).
• Seleccione el banco y la cuenta corriente.
• En Tipo de Movimiento, seleccione Cargo (transferencias recibidas).
• Ingrese el número de transacción (se recomienda un número genérico de 6 dígitos si no usa conciliación por movimiento).
• Busque y seleccione los documentos a pagar. Puede seleccionar uno o varios proveedores.
• Use el filtro 'Solo documentos vencidos' o 'Solo proveedores con pago electronico activo' según necesidad.
• Puede ingresar un monto menor al total de la factura; el saldo queda pendiente. No se permite pagar montos superiores al documento.
ℹ️ NOTA | Al guardar el pago, el comprobante contable se genera automáticamente y la factura queda saldada, independientemente de si el pago fue aprobado o no. |
2.3 Estados del pago: Por Aprobar vs. Aprobado
• Por Aprobar: permite editar líneas del pago, aprobar en detalle (eliminando facturas individuales) o eliminarlo.
• Aprobado: el pago queda cerrado. Habilita la descarga del archivo TXT para subir al banco. Ya no se puede editar.
• Si necesita corregir un pago aprobado, debe eliminarlo desde Tesorería y crearlo nuevamente.
2.4 Descarga del archivo TXT para el banco
Una vez aprobado el pago, use la opción Descargar Archivo para obtener el TXT en el formato requerido por su banco. Los formatos disponibles dependen de cada institución. Si ninguno es compatible, envíe la estructura requerida por el banco al equipo de soporte para evaluarlo.
⚠️ REGLA CRÍTICA | Los pagos realizados desde Tesorería solo deben editarse o eliminarse desde Tesorería, nunca desde Contabilidad. Editar el comprobante contable en Contabilidad no actualiza el pago en Tesorería y genera inconsistencias. |
3. Ingresos (pagos de clientes)
3.1 Registrar un pago de cliente
Ruta: Tesorería → Ingresos → Listado de Documentos → Nuevo Ingreso
• Seleccione los documentos a saldar. Puede hacer pago múltiple seleccionando varios clientes desde el listado.
• En Tipo de Movimiento, seleccione Abono.
• Elija la cuenta contable de destino (banco o caja configurados previamente).
• Ingrese número de transacción genérico y glosa opcional.
• Al guardar, el sistema crea un comprobante contable separado por RUT de cliente.
�� TIP | Para ver el historial de pagos por fecha, use el filtro 'Fecha de Pago' — corresponde a cuándo se registró el pago en el sistema, no al vencimiento del documento. |
3.2 Consultar estado de documentos y pagos
• Proveedores: Compras → Libro de Compras → Informe → Estado de Proveedor
• Clientes: Ventas → Informe de Ventas → Estado de Clientes
Ambos informes muestran saldo pendiente, pagos asociados y documentos totalmente saldados.
4. Preguntas frecuentes
Pregunta | Respuesta |
¿Puedo pagar varios proveedores en un solo pago? | Sí. En el listado de documentos, seleccione los proveedores deseados y el sistema los incluye en un mismo egreso. |
¿Qué pasa si no apruebo el pago? | El comprobante contable igual se genera y la factura queda saldada. Solo no podrá descargar el TXT para el banco. |
¿Puedo pagar un monto parcial de una factura? | Sí. Puede pagar montos menores al total; el saldo queda pendiente. No se permiten pagos superiores al valor del documento. |
¿Cómo elimino un pago ya registrado? | Desde Tesorería → Listado de Documentos → tres puntos del pago → Eliminar. Esto elimina también el comprobante contable. |
El formato TXT no es compatible con mi banco, ¿qué hago? | Envíe la estructura requerida por su banco al equipo de soporte por chat para evaluar la habilitación. |
¿Puedo conciliar con tarjeta de crédito? | Sí, puede crear la cuenta y subir cartola de forma manual (importación genérica). Solicite el formato al chat de soporte. |
La conciliación automática con el banco, ¿tiene costo? | Sí. La conexión directa con el banco para importación automática tiene costo. La carga manual de cartola es gratuita. |
¿Cada cuánto se recomienda conciliar? | Semanalmente. El ciclo diario puede generar demoras si no hay movimientos en algún día (ej. domingos). |
¿Por qué los documentos no desaparecen de Cuentas por Cobrar tras pagar en Contabilidad? | El pago debe hacerse desde Tesorería para saldar correctamente el análisis contable. Contacte soporte por chat para revisar el procedimiento. |
¿Las opciones de pago electrónico no aparecen en la cuenta corriente? | Solicite la activación a soporte. Es gratuita y se realiza internamente. |
¿Necesitas más ayuda? Contacta al equipo de soporte desde el chat de Defontana. Los pagos generados desde Tesorería siempre deben gestionarse desde ese mismo módul