¿Qué cubre esta guía?

Esta guía detalla paso a paso cómo configurar y utilizar la funcionalidad Arma tu reporte BI en Defontana Analytics. Está dirigida a administradores del sistema que necesiten activar conjuntos de datos y gestionar el acceso de los usuarios a la plataforma de reportes.

Flujo completo cubierto en esta guía:

1 Acceder a Defontana Analytics Portal Defontana → Módulo Analytics

2 Ir a Configuración Menú lateral → Crea tu Reporte → Configuración

3 Conocer las 4 pestañas Pantalla de Configuración

4 Activar el Conjunto de Datos Configuración → Conjuntos de datos

5 Dar acceso a usuarios Configuración → Administración

6 Crear un Reporte Constructor de Reportes → Análisis

⚠️ Solo el usuario administrador puede activar conjuntos de datos y gestionar accesos. Una vez configurado, los demás usuarios pueden crear y consultar reportes.

1 Acceder a Defontana Analytics Ruta: portal.defontana.com › Defontana Analytics

El punto de partida es el Portal principal de Defontana. Desde aquí el usuario administrador navega hacia el módulo de Analytics.

→ Abre un navegador e ingresa a https://portal.defontana.com

→ Ingresa con tu usuario y contraseña de Defontana.

→ En el panel principal ubica el módulo "Defontana Analytics" con la descripción "Analytics e IA para decisiones estratégicas" y haz clic.

💡 💡 TIP: Si no encuentras el módulo en "Abiertos recientemente", haz clic en "Ver todos" para ver la lista completa de módulos disponibles.

Pantalla del Portal Defontana — Módulo Analytics:

Imagen 1.1 — Portal Defontana: módulo "Defontana Analytics" en el panel de inicio

Una vez dentro de Defontana Analytics, el menú lateral izquierdo es tu punto de navegación principal. La sección "Crea tu Reporte" contiene todas las herramientas para gestionar y construir reportes personalizados.

→ Observa el menú lateral izquierdo de la pantalla.

→ Haz clic en la opción "Crea tu Reporte". El menú se expande mostrando dos sub-opciones: Configuración y Constructor de Reportes.

→ Haz clic en "Configuración".

💡 💡 TIP: El ícono "Crea tu Reporte" tiene un símbolo de gráfico de barras. Cuando está expandido verás las sub-opciones con indentación debajo del título principal.

Al ingresar a Configuración verás en la parte superior 4 pestañas que agrupan las distintas funcionalidades de administración. Familiarízate con ellas antes de continuar.

La pestaña "Conjuntos de datos" es el corazón de esta funcionalidad. Aquí se controla qué módulos de datos estarán disponibles para construir reportes. Cada conjunto corresponde a un área de negocio del ERP Defontana.

→ Haz clic en la pestaña "Conjuntos de datos".

→ Verás la lista de todos los conjuntos disponibles según tu contrato Defontana.

→ Revisa la columna "Estado" de cada conjunto.

→ Si el estado muestra el botón verde "Conjunto Activado", el conjunto ya está listo para usar.

→ Si el conjunto aparece sin activar, haz clic sobre él para activarlo y espera la confirmación del sistema.

⚠️ IMPORTANTE: La primera activación demora un día hábil, Defontana sincroniza los datos históricos. Si el estado no cambia y no puedes visualizar los datos comunícate con tu ejecutivo comercial o el equipo de soporte por medio del chat.

Lista de conjuntos de datos con estados de activación:

Conjuntos de datos disponibles en Defontana:

Una vez activados los conjuntos de datos, es necesario definir qué usuarios de la empresa podrán acceder a Defontana Analytics. Esto se gestiona desde la pestaña "Administración".

Paso 5A — Ver la lista de usuarios:

→ Haz clic en la pestaña "Administración".

→ Verás una tabla con tres columnas: Usuario, Nombre de usuario y Acceso BI.

→ La columna "Acceso BI" indica si el usuario tiene permiso activo para ingresar a Analytics.

→ Los usuarios con botón verde "Activado" ya tienen acceso. Los demás no pueden ingresar.

→ Usa el campo "Filtro" en la parte superior para buscar un usuario específico por nombre.

Paso 5B — Activar o denegar acceso a un usuario:

→ Ubica al usuario en la lista (usa el filtro si es necesario).

→ Haz clic en el ícono de tres puntos (⋮) que aparece al extremo derecho de la fila del usuario.

→ Se desplegará un menú con dos opciones:

→ "Activar acceso" → Otorga permisos de acceso a Defontana Analytics para ese usuario.

→ "Denegar Acceso" → Revoca el acceso. El usuario no podrá ingresar a Analytics.

✅ RESULTADO: Una vez activado, el usuario podrá ingresar a los datos del Defontana Analytics y tendrá disponibles los Conjuntos de Datos habilitados para crear sus propios reportes.

Con los conjuntos de datos activados y los usuarios con acceso, el paso final es crear el reporte. El Constructor de Reportes es una herramienta visual e intuitiva que permite armar análisis sin necesidad de conocimientos técnicos.

Paso 6A — Acceder al Constructor de Reportes:

→ En el menú lateral izquierdo haz clic en "Constructor de Reportes".

→ Se cargará el entorno del constructor con 3 secciones internas:

→ 📊 Paneles — Dashboards completos que agrupan varios análisis.

→ 📈 Análisis — Reportes individuales. Aquí se crean los reportes con los datos.

→ 🗄️ Conjuntos de datos — Lista de datasets disponibles como fuente de información.

Paso 6B — Crear un Nuevo Análisis:

→ Haz clic en "Análisis" en el submenú.

→ Haz clic en el botón "+ "Nuevo análisis".

💡 💡 TIP: Una vez guardado el análisis, puedes añadirlo a un Panel. Ve a "Paneles" → selecciona tu panel → "Editar" → agrega el análisis al dashboard.

✅ RESULTADO: Tu reporte ya está creado y disponible para ser consultado y compartido con los usuarios que tienen Acceso BI habilitado.

Paso Acción Dónde hacerlo

1 Acceder a Defontana Analytics Portal Defontana → Módulo "Defontana Analytics"

2 Ir a Configuración Menú lateral → Crea tu Reporte → Configuración

Paso Acción Dónde hacerlo

3 Revisar las 4 pestañas Barra superior de la pantalla de Configuración

4 Activar Conjunto de Datos Configuración → pestaña "Conjuntos de datos"

5 Dar acceso a usuarios Configuración → pestaña "Administración" → ícono ⋮

6 Crear el Reporte Menú lateral → Constructor de Reportes → Análisis → + Nuevo análisis

Resumen del Flujo Completo

Paso Acción Dónde hacerlo

1 Acceder a Defontana Analytics Portal Defontana → Módulo "Defontana Analytics"

2 Ir a Configuración Menú lateral → Crea tu Reporte → Configuración

Paso Acción Dónde hacerlo

3 Revisar las 4 pestañas Barra superior de la pantalla de Configuración

4 Activar Conjunto de Datos Configuración → pestaña "Conjuntos de datos"

5 Dar acceso a usuarios Configuración → pestaña "Administración" → ícono ⋮

6 Crear el Reporte Menú lateral → Constructor de Reportes → Análisis → + Nuevo análisis

Notas importantes:

📅 Actualización de datos Los datos se sincronizan una vez al día, durante la noche. Las operaciones ingresadas hoy al ERP se verán en el reporte a partir del día siguiente.

🔒 Gestión de accesos Solo el usuario administrador puede activar datasets y gestionar accesos. Revisa periódicamente la lista de usuarios para mantener los permisos actualizados.

📤 Exportar reportes Puedes descargar tus reportes en formato Excel o PDF. No es posible programar envíos automáticos por correo electrónico.

🔗 Módulos independientes Cada reporte trabaja con un solo conjunto de datos. No es posible mezclar información de contabilidad con ventas en un mismo visual.

¿Tienes dudas o necesitas ayuda? Visita analytics.defontana.com o contacta a tu ejecutivo de cuenta Defontana.