El panel “Ecommerce” de Defontana ERP y Tivendo, permite conectar una plataforma de ecommerce externa a la facturación e inventario de Defontana. Esto, en base a órdenes con estado pagadas.
Acceso al módulo
En Tivendo:
En la interfaz se puede visualizar ingresando al menú “Ecommerce“ del panel de navegación:
En ERP:
Desde el ERP, se debe ingresar a través del menú Ventas > Ecommerce > Ecommerce del panel de navegación:
Configurar Plugins
Actualmente se encuentran disponibles para integración los siguientes e-commerce:
Shopify
Jumpseller
Woocommerce
Mercado Libre
Prestashop
Multivende
Centry
VTEX
El usuario tiene la posibilidad de conectar más de un e-commerce.
El proceso de integración con un e-commerce consta de dos pasos:
Generación de credenciales de acceso, que puede varias mucho según el e-commerce.
Configuración de integración en el sistema.
Estos pasos se detallan a continuación:
Generación de credenciales de acceso
Para la generación de las credenciales de acceso se sugiere seguir los pasos descritos en la documentación de cada uno de los e-commerce.
Ingresamos al Menú Cuenta >> Preferencias del panel de navegación.
Luego, se debe editar la cuenta con rol “Administrador”
Seguido, en la parte superior derecha, copiar las llaves, una llamada Login y la otra Auth Token
Ingresamos al Menú “Aplicaciones y canales de ventas” del panel de navegación
Seguido de esto se debe hacer click en el enlace “Gestionar aplicaciones privadas“
Se debe hacer click en “Crear una nueva aplicación privada“.
Luego debe ingresar el nombre a la aplicación y su correo electrónico.
Seguido, debemos seleccionar opción API credentials >> Configurar los ámbitos de la API de administración.
Luego, debemos dar todos los permisos de “Leer y Escribir“ a la aplicación o los que apliquen y le damos Guardar.
Para finalizar, presionamos el botón Instalar aplicación.
Finalmente se obtendrá las claves privadas para poder configurar el e-commerce de Shopify.
En la sección de Token de Acceso, debemos revelar el token, de tal manera de poder copiarlo.
también debemos copiar el API Key, para poder utilizarlo en la configuración de la integración.
Las API de WooCommerce funcionan en un sistema de control de acceso basado en claves, las que están asociadas al usuario de WordPress de tu sitio web.
Para crear o administrar las claves para un usuario específico de WordPress:
Ir a WooCommerce > Setting > Advanced > REST API
Seleccionar Add Key en donde serás redireccionado al siguiente formulario:
3. Agregar una descripción
4. Seleccionar el usuario para que quieres generar las credenciales.
5. Selecciona el nivel de acceso Read/Write.
6. Click en Generate API Key y WooCommerce creará las credenciales para ese usuario.
Luego de esto, podrás ver las credenciales en forma de Consumer Key y Consumer Secret, que son los datos que necesitarás para la integración.
Por omisión, la característica de webservice de Prestashop está deshabilitada y necesita ser habilitada antes del primer uso.
Habilitación del Webservice.
En el backoffice de Prestashop, ir a Advance Parameters > Web Service y luego seleccionar Yes en el campo Enable PrestaShop Webservice
Crear credenciales de acceso.
Para permitir el acceso a la API es necesario crear credenciales de acceso. Esto te permitirá definir el acceso a los distintos datos de tu tienda. Estas credenciales serán utilizadas en cada llamada a las API.
Para crear estas credenciales debes ir a Advanced Parameters > Webservice y darle click al botón Add New Webservice Key para acceder a la sección de configuración.
Cada clave de acceso está definida por esta información:
Key: Es el identificador prinicpal para la cuenta con acceso a webservice. Click en el botón Generate para obtener un identificador único. Este dato debes recordar al momento de configurar la integración PrestaShop en el sistema.
Key Description: Te permitirá recordar para quién creaste la clave y cuáles son sus derechos de acceso.
Status: Donde puedes habilitar o deshabilitar una clave en cualquier momento.
Permissions: Donde puedes establecer el nivel de acceso a cada dato de la tienda. En el caso de esta integración sugerimos habilitar todos los accesos a todos los datos para evitar problemas en el procesamiento automático de la información.
Para crear claves de aplicación en su cuenta, vaya a Configuración de la cuenta > Gestión de la cuenta > Claves de aplicación y haga clic en el botón Administrar mis claves. Esto le llevará a la página Mis claves, donde podrá encontrar todas las claves de aplicación internas
Vea a continuación los campos que se muestran en la página Mis claves:
Label: Campo de texto que describe el propósito de la clave de aplicación.
Key: Campo de texto que contiene el identificador único de la clave de aplicación.
Status: Campo booleano que indica si la clave de aplicación está activa o inactiva.
Dado que las claves de aplicación permiten que sistemas externos accedan a su cuenta, su creación está restringida a los usuarios con el recurso License Manager / Services access control / Save user incluidos en sus perfiles de acceso.
Para generar una nueva clave de aplicación, siga los pasos a continuación:
Haga clic en el botón ⊕ Generar clave.
(Opcional) Rellene la Etiqueta con una descripción del propósito de la clave de aplicación. Este campo es inmutable y solo se puede definir cuando se está generando la clave de aplicación. Si se deja en blanco, el campo se rellenará con el valor del campo Clave de la clave de aplicación generada.
(Opcional) Haga clic en el botón + Agregar perfiles para gestionar los permisos de la clave de aplicación.
Haga clic en el botón Generar.
Haga clic en el botón para copiar el token de aplicación Este secreto solo se mostrará una vez. Guárdelo en un lugar seguro.
Configuración de integración
Existen 2 formas de configurar la integración de cada e-commerce:
Los e-commerces en donde se deben generar las credenciales de accesos en la configuración de su tienda: Shopify, WooCommerce, Prestashop, VTEX.
Los e-commerce que se integran directamente en el módulo Plugin Ecommerce y que no necesitan generar credenciales API de accesos: Jumpseller, Mercado Libre, Multivende, Centry.
Para comenzar la integración, se debe ingresar a la configuración del módulo Plugin E-Commerce, opción “Configurar Plugin“.
Para realizar la conexión, se debe verificar si el plugin contratado con anterioridad sale en el listado, caso contrario, se puede adquirir el plugin directamente en el módulo, asociado a un valor en UF, el cual se adiciona al contrato.
Se debe seleccionar en el listado el ecommerce a adquirir y un nombre de conexión.
Volviendo al listado de plugin, el registro queda listo para poder ser configurado, ya sea con las credenciales de accesos que fueron generadas o directamente con el usuario o contraseña de cada e-commerce.
Para el caso de los siguientes e-commerce: Jumpseller, Shopify, WooCommerce, Prestashop, VTEX.
EndPoint: El siguiente valor debe ser ingresado tal cual y sirve para todas las conexiones de jumpseller: https://api.jumpseller.com/v1
Login: Valor copiado en la configuraciòn de la cuenta jumpseller: 80098bcc777415c991c0a6aa574xxxxx
Auth Token: Valor copiado en la configuraciòn de la cuenta jumpseller: 9f25546755ea45f9f777fdbf68cxxxxx
Shopifyapikey: Valor de API Key, que se generó al crear las credenciales de acceso.
Myshopifyurl: Endpoint o url de la tienda. Ejemplo: https://defontanatienda.myshopify.com
Shopifysecretkey: Valor de API token acceso. Ejemplo: shpat_f17xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Endpoint: https://dominiotienda (por ejemplo https://defontanatienda.com). Pero a este endpoint se debe agregar los siguientes parámetros: /wp-json/wc/v3. Por lo tanto, en el endpoint debe quedar https://defontanatienda.com/wp-json/wc/v3
Consumer Secret: Valor cs_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, que se generó al crear las credenciales de acceso.
Consumer Key: Valor ck_xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, que se generó al crear las credenciales de acceso.
Endpoint: https://dominiotienda/api (por ejemplo https://defontana-prestashop.com/api)
Username: Valor KEY, obtenido en el paso paso de obtención de credenciales.
Password: Valor opcional, solamente lo debes colocar si en el paso anterior se generó un
password.
Appkey: Campo de texto que contiene el identificador único de la clave de aplicación. Ejemplo: vtexappkey-defontana-ANHVLC
Apptoken: token o clave secreta que se generó en la configuración.
Endpoint: Valor opcional, se puede ingresar el nombre de la tienda a integrar.
Para el caso de los siguientes e-commerce: Mercado Libre, Multivende, Centry. al seleccionar en los 3 puntos Configuración Plugin, aparecerá un modal de autorización.
Al hacer click en Autorizar se redirigirá al login de cada Ecommerce, en donde se debe ingresar usuario y contraseña.
Luego de hacer la autentificación, se volverá al módulo de configuración de plugin, quedando el estado como configurado.
De esta manera, la integración del e-commerce tanto por la via de autorización directa, como el ingreso de las credenciales de acceso generadas, el módulo Plugin E-Commerce queda correctamente realizada.
Configuración General
Actualizar stock en e-commerce
Al activar esta opción permitirás que el ERP envíe actualizaciones de stock a cada uno de los e-commerces que tengas configurados en donde exista una relación entre los productos del e-commerce y los productos del ERP.
Es importante destacar que esta actualización se realizará con el stock de los artículos del ERP que se encuentren en la bodega que se configura en los siguientes pasos.
Actualizar precios en e-commerce
Similar a la configuración anterior, pero en esta oportunidad se actualizan los precios de los artículos.
Los precios serán obtenidos a partir del precio de venta del maestro de artículo o de la lista de precios seleccionada.
Cuando solo está seleccionada la opción de Actualizar precio de los productos en ecommerce externo y no tenemos chequeado la opción de Aplicar IVA a los precios de venta de la ficha o seleccionada una lista de precios, quiere decir que el precio de venta que tiene el producto en el la ficha, será que se actualizará en el e-commerce.
Aplicar IVA a los precios de venta de la ficha: esta opción toma los precios de venta de la ficha que se encuentra en el maestro de artículos, agregando el 19%.
Lista de precios seleccionada: esta opción toma los precios configurados en la lista de precio selecciona y a la cual es posible aplicar un factor de multiplicación al precio para considerar impuestos adicionales.
Multiple listas de precios: esta opción permite configurar distintas listas de precios para cada e-commerce que se tenga configurado. También es popsible aplicar un factor de multiplicación al precio para considerar impuestos adicionales.
Facturación
Generar automáticamente documentos de venta a medida que se obtengan nuevas órdenes:
Esta opción es para que se facturen las ordenes automaticamente, sin tener que ir al listado a procesar la venta. Este proceso se realiza cada 30 minutos, en donde tomará todas las ordenes pendiente de venta, pero que su estado de pago sea pagada.
Almacenar clientes nuevos con RUT formateado con puntos (99.999.999-9):
Esta opción es para cuando se facture la orden y el rut no exista en el maestro de clientes, este se registre automáticamente de manera formateada 99.999.999-9.
Utilizar ciclo de generación de facturas:
Al activar esta opción, cada vez que se realice una venta por e-commerce le enviaremos un email al cliente para que indique si necesita boleta o factura. En caso de que el cliente seleccione factura le presentaremos un formulario en donde podrá ingresar los datos mínimos requeridos para la emisión de una factura.
El campo minutos permite establecer un tiempo de espera para la respuesta del cliente. Si se cumple el plazo establecido el sistema generará automáticamente una boleta de venta.
En el caso de que esta opción se encuentre desactivada, el sistema generará una boleta de
venta con los datos disponibles.
Procesar automáticamente Pagos de venta a medida que se generen nuevos documentos:
Esta opción es para que se registre contablemente el pago de las ordenes que tienen generada la venta, sin que ir al listado a generar el pago. Este proceso se realiza cada 30 minutos, en donde tomará todas las ordenes con venta generada, pero pendiente de pago.
Local de Ventas y Bodega
El local de ventas será el utilizado por omisión al momento de generar nuevas ventas.
La bodega será la utilizada para determinar el stock de los artículos que serán actualizados en el e-commerce.
Automatización de Documentos de Venta
La automatización permite pre-ingresar los datos que serán necesarios al momento de emitir documentos de venta a partir de las órdenes capturadas de los distintos e-commerces. Estos datos son los requeridos por la venta propiamente tal y que no vienen en las órdenes capturadas, e información asociada a la generación de los comprobantes contables asociados a estas ventas.
Para acceder a esta configuración debes ir a Menú > Automatización.
Aquí podrás ver los tipos de documentos de venta que se pueden emitir:
Quiero utilizar comprobante voucher
Utilizar solo documentos exentos
Quiero utilizar documentos con impuestos
Quiero utilizar documentos con impuestos y sin impuestos
En el caso de que los documentos no se encuentren configurados verás el listado de la siguiente manera:
Para configurar un tipo de documento debes darle click al botón Configurar o Editar correspondiente.
Configuración de la venta
El formulario que verás a continuación te permitirá seleccionar el tipo de documento configurado en el sistema, un vendedor por omisión, el servicio utilizado para el cobro del despacho, y la condición de pago.
Configurar valor de despacho sin IVA: Esta opción es para que en la venta, el valor de despacho sea exento.
Configuración Contable
En la siguiente sección podrás configurar la información contable asociada a las ventas. Básicamente la información contable vendrá precargada a partir de la definición contable del tipo de documento de venta seleccionado en la sección anterior.
Análisis de cliente permite seleccionar la cuenta contable de cliente
Análisis de IVA permite seleccionar la cuenta contable del impuesto a las ventas en el caso de ventas afectas a impuesto.
Análisis de líneas de detalle permite seleccionar la cuenta de ingreso en la que se reflejará el total de la venta.
Análisis de líneas de detalle configuración múltiple permite crear análisis contable por línea de producto. Se debe configurar una cuenta contable por defecto.
Posterior, se debe crear lista, en donde se debe agregar un nombre y asociar una cuenta distinta a la por defecto, si así sea el caso. Además se debe seleccionar el o los productos que pertenecen a la cuenta contable seleccionada.
Análisis de inventario permite seleccionar el tipo de documento utilizado en la rebaja de stock, siempre y cuando el documento seleccionado en la sección anterior permita realizar la rebaja del stock.
Análisis de cobro de despacho permite seleccionar la cuenta contable a la que será cargado el servicio de despacho. Esto solo aplica para aquellas órdenes que incluyen un servicio de despacho. Por lo general, se recomienda utilizar la misma cuenta seleccionada en Análisis de líneas de detalle.
Para finalizar la configuración de automatización de ventas debes presionar el botón Guardar del formulario.
Configurar Pago
La configuración de pago permite seleccionar la cuenta de ingreso para el pago de la venta, de tal manera que esta se salde contablemente.
Activación Pago de Ventas
Las cuentas que salen en el listado, serán aquellas que se encuentre configuradas en ERP, Configuración >> Tesorería >> Configuración Comprobante Contable.
Utilizar configuración múltiple
Se debe seleccionar una cuenta por defecto para el caso que el tipo método de pago que venga en la orden recibida no se encuentre configurada, por defecto se saldará la venta con esta cuenta.
Se permite configurar tipos de pago, si se desea que la cuenta contable que saldé según el método de pago que se haya pagado en la orden.
El nombre del tipo de pago debe ser tal cual al que encontramos en la orden, para que el comprobante de Ingreso tome la cuenta configurada.
Funcionalidades
Listado de órdenes
En el listado “Órdenes” del panel se pueden ver todas las ventas ERP que se han generado en base a las órdenes obtenidas en las tiendas ecommerce conectadas al módulo.
Para cada orden obtenida, nos aparece Plugin origen, ID Ecommerce, estado ecommerce, el cliente, fecha que se generó, el tipo de documento asociado a la transacción, el estado de la orden (si es que fue pagada o no), el monto total de la misma y un ícono que nos indica si la venta fue generada en el ERP o no.
Las opciones si el Estado Pago de un orden es No Pagada:
Cambiar estado a Pagada: Opción para cambiar el estado pago a Pagada.
Obtener orden nuevamente: Opción para traer nuevamente la orden desde el ecommerce de origen.
Editar orden de venta: Opción para poder editar los campos de detalle, detalle de productos y despacho de la orden.
Detalle orden de venta: Opción para visualizar la información de la orden originada en el ecommerce externo, mostrando el datos del cliente, detalle de productos y datos del despacho, si corresponde.
Las opciones si el Estado Pago de un orden es Pagada:
A diferencia de las opciones cuando el estado pago es No Pagada, cuando el estado es Pagada se habilitan las opciones de Procesar Venta y Cambiar tipo de documento. Además puedes cambiar el estado de pago a No Pagada.
Procesar Venta: Opción para poder facturar electrónicamente la orden, se generará la factura o boleta según el tipo de documento definido. Una vez generada la venta en la columna Venta Generada ERP aparecerá con símbolo ✔, caso contrario el símbolo será ✖.
Productos con lotes y/o series: Para aquellos productos que tienen lotes y/o series ingresadas en inventario, al momento de procesar la venta de la orden, se abrirá un modal, en el cual pedirá ingresar el lote o serie, según corresponda:
Ingreso de Lotes: Según la cantidad de cada producto se debe seleccionar el lote y la cantidad.
En la opción de los 3 puntos, podemos seguir ingresando detalle de ser necesario.
Ingreso de Serie: Según la cantidad de cada producto se debe seleccionar la serie de forma manual o automática.
- Automática: Se debe conocer el prefijo, index y sufijo de la primera serie a utilizar, de tal manera que se relacione con la serie antes ingresada en inventario para ese producto. (serie desde, esto es para tomar desde la primera serie ingresada hasta la final según cantidad de productos del detalle).
- Manual: Se debe seleccionar la serie del producto ingresada en inventario.
Importante: Para el caso, si la columna de Venta Generada ERP sea ✖, y por alguna otra razón la orden se ha intentado facturar sin tener éxito, al hacer click en este ícono podemos ver las últimas 5 acciones que se realizaron para esa orden. Estos son algunos mensajes más recurrentes que podemos encontrar:
Los productos con los siguientes IDs externos, no poseen un producto ERP asociado (7175). Por favor configúrelos en el listado de productos ecommerce
Inventario > No hay stock suficiente para el producto ABCDE de la línea de detalle #1.
El producto Ecommerce con ID 9908383 y SKU ABCDE no posee un producto ERP asociado, por favor configúrelo.
Para el caso, si la columna de Venta Generada ERP sea ✔, el mensaje que mostrará será el siguiente:
Venta Guardada Exitosamente.
Cambiar tipo de documento: Esta funcionalidad nos entregan la opción de modificar el tipo de documento seleccionado, si se escoge Boleta, tienes la posibilidad de que se realice con el RUT genérico 66.666.666-6 o de actualizar los datos de facturación. Para el caso de la Factura, si o si se debe ingresar los datos de facturación, RUT, Nombre, Actividad, Teléfono, Correo, Región, Comuna, Ciudad y Dirección.
Las opciones cuando una orden ya se encuentra facturad (columna Venta generada ERP ✔) son las siguientes:
Detalle de venta ERP: Opción que nos permite ver el detalle de la boleta o factura generada.
Descargar PDF: Opción que nos permite descargar el pdf de la boleta o factura configurada en el ERP (Configuración >> Ventas >> Formato Documentos).
Descargar PDF 8 cms: Opción que nos permite descargar el pdf de boleta o factura.
Detalle de orden de Venta: Opción para visualizar la información de la orden originada en el ecommerce externo, mostrando el datos del cliente, detalle de productos y datos del despacho, si corresponde.
Generar pago de Venta: Opción que nos permite generar el pago de la venta generada. Esta acción salda la boleta o factura, creando el comprobante contable de ingreso.
Detalle pago de Venta: Opción que nos permite ver el detalle del comprobante contable de ingreso.
Listado de Productos
El listado de productos permite gestionar los productos que se han capturado de los e-commerces integrados. Se puede consultar el e-commerce de origen, su identificador único en el e-commerce, su SKU, descripción, precio unitario, stock, su estado de asociación con algún producto del ERP. En el caso de precio unitario y stock, estos valores son recuperados del ERP.
En el menú junto a cada artículo se encuentra la opción que permite realizar las siguientes acciones:
Asignar producto ERP: Al ingresar en esta opción se desplegará un formulario que te permitirá buscar el artículo correspondiente. Luego debes chequear la casilla junto al producto y para finalizar debes presionar el botón Aceptar.
De esta manera el producto del e-commerce externo queda asociado con el producto del ERP.
Marcar como exento: Opción que nos permite marcar producto como exento. De esta manera al momento de facturar la orden, toma en cuenta el producto para no considerarlo para el impuesto IVA.
Editar producto: Opción que permite editar el SKU y nombre del producto.
Obtener producto nuevamente: Opción para traer nuevamente el producto desde el e-commerce externo.
Desvincular producto: Opción que permite desasociar el producto ERP del producto e-commerce externo.
Eliminar producto: Opción que permite eliminar el producto del e-commerce externo del listado de productos e-commerce.
Botón Acciones (Asignar productos según SKU): Opción que permite asociar masivamente los productos del e-commerce externo con los productos del ERP, siempre y cuando el SKU del producto del e-commerce externo, sea el código del producto del ERP.
** Para que la funcionalidades de actualización de stock y precios, siempre y cuando los productos estén asociados, estas funcionalidades realizaran la actualización de información correctamente en el e-commerce externo.**
** Para que la funcionalidad de procesar venta se realice correctamente, los productos del listado de ecommerce deben estar vinculados**
Listado de Bodegas
La pestaña de Bodegas, solo aparecerá para los plugins de Shopify y Multivende.
En el listado de bodegas se podrá configurar las distintos bodegas según los locales que tengan configurados en el e-commerce externo.
Para estos plugins (Shopify y Multivende) son los únicos e-commerce que pueden tener más de un bodega configurada, según local. De esta manera, se podrá rebajar el stock de distintas bodegas según sea el caso.
