⇢ Ga naar Bedrijven - Bedrijven en klik je op het groene plusje.
Identificatiegegevens
Btw-nummer: indien het bedrijf gevestigd is in een Europese lidstaat, kan je hier het btw-nummer toevoegen. Door op het wolkje te klikken zal Douano automatisch de juiste naam- en adresgegevens invullen. Voor landen buiten de EU geef je het Btw-nummer in bij het Ondernemingsnummer.
⚠️ Douano aanvaardt enkel Btw-nummers van de Europese lidstaten voor het opmaken van bestellingen en facturen voor Intracommunautaire zendingen (IC). Indien Douano meldt dat het btw-nummer ongeldig, ongekend of onvolledig is, kan het zijn dat:
De leverancier wel over een btw-nummer beschikt, maar geen toestemming heeft voor grensoverschrijdende transacties.
Dat het btw-nummer nog niet gekend is in de officiële Europese database van btw-nummers. In dat geval kan je het btw-nummer nog steeds invullen en handmatig de adresgegevens aanvullen.
Ondernemingsnummer (België): vul, indien gekend, het ondernemingsnummer van de klant in.
KvK-nummer (Nederland): vul, indien gekend, het KvK-nummer van de klant in. Door op het wolkje te klikken zal Douano automatisch de juiste naam- en adresgegevens invullen.
Maatschappelijke naam: de naam waaronder de klant wettelijk geregistreerd is. Deze naam komt op de factuur.
Commerciële naam: de naam waaronder een klant beter gekend is.
Identificatienummer: of klantnummer. Dit veld kan zowel cijfers als letters bevatten. Als je dit veld niet invult, zal Douano automatisch een identificatienummer toekennen.
Algemene gegevens
Bedrijfsstatus: de huidige status van een bedrijf. Enkel bedrijven met een actieve status kunnen geselecteerd worden in bestellingen. Omgekeerd kan je een bedrijf een niet-actieve status geven zodat het ook niet meer kan geselecteerd worden bij het aanmaken van bestellingen en/of facturen. Meer info over bedrijfsstatussen vind je in deze 👉 gids.
Bedrijfscategorieën: de categorieën waartoe een bedrijf behoort. Een bedrijf kan aan meer dan één categorie worden toegekend.
💡 Een nieuwe bedrijfscategorie kan je aanmaken door de naam van een categorie te typen in het veld. Vervolgens klik je op 'Als nieuwe optie aanmaken'.
💡 Je kan de bedrijfscategorieën ook op voorhand definiëren in de Instellingen. Volg daarvoor deze 👉 gids.
Klant: vink aan om van dit bedrijf een nieuwe klant te maken. Klanten kan je selecteren in verkoopbestellingen en -facturen.
💡 Vink ook het vakje leverancier aan indien het bedrijf zowel klant als leverancier is.
Facturatieadres
💡 Het facturatieadres is het adres van de maatschappelijke zetel van de klant. Indien je hierboven het btw-nummer en/of ondernemings-/KvK-nummer hebt ingegeven, werden de adresgegevens automatisch ingevuld.
Adreslijn 1: dit veld bevat typisch de straatnaam en het huisnummer. Aangezien dit een vrij veld is, kan je de vormgeving gebruiken die typisch is voor een bepaald land. In de Verenigde Staten wordt bijvoorbeeld eerst het huisnummer getoond, gevolgd door een komma en de straatnaam.
Adreslijn 2: dit veld kan je gebruiken om andere informatie in te geven dat in het adres moet getoond worden.
Postcode: dit veld kan zowel cijfers als letters bevatten. Voor adressen in Nederland moet je hier ook de 2 letters aan toevoegen die typisch deel uitmaken van de postcode.
Stad: in dit veld vul je de stad of de plaatsnaam in.
Provincie/staat: dit veld is optioneel en wordt vooral gebruikt voor bedrijven in bijvoorbeeld de Verenigde Staten, waar de staat ook steeds onderdeel is van het adres.
Land: selecteer het land. Douano houdt rekening met het land voor het ontvangen van goederen onder schorsing van accijnzen.
💡 Standaard zijn de landen België, Nederland, Frankrijk en Duitsland opgenomen in Douano. Om een nieuw land aan te maken, kan je deze 👉 gids volgen.
T.a.v.: als de factuur steeds gericht moet zijn aan een bepaald persoon of een bepaalde afdeling, dan kan je dit hier invullen. De tekst "T.a.v." wordt in dat geval automatisch toegevoegd aan het factuuradres.
Commerciële gegevens
Prijsklasse: selecteer de prijsklasse waartoe deze klant behoort.
💡 In Douano worden klanten ingedeeld in groepen op basis van de prijs die je voor dat type klant aanrekent. Deze groepen worden Prijsklassen genoemd.
Elke klant wordt aan één specifieke prijsklasse gekoppeld. Voorbeelden van prijsklassen zijn: Horeca, Groothandel, Export, Particulier, enzovoort.
Per prijsklasse bepaal je de betaaltermijn en het betaaltermijntype. Door de prijsklasse bij een klant te selecteren worden deze gegevens automatisch overgenomen. Dit kan je nog steeds per klant overschrijven.
In de module Verkoop kan je voor elke prijsklasse een prijslijst aanmaken en de prijzen instellen per product.
Betaaltermijn: het aantal dagen dat Douano zal gebruiken om de vervaldatum van een factuur te berekenen.
Betaaltermijntype: de basis die Douano zal gebruiken om de vervaldatum van een factuur te berekenen. Typisch is dit op basis van de factuurdatum, maar in sommige gevallen kan er afgesproken zijn om dit te doen op basis van de laatste dag van de maand waarin de factuurdatum valt.
Standaard commerciële korting: de korting die je standaard wil toepassen op de volledige maatstaf van heffing van een factuur. Deze korting kan je per bestelling of factuur nog aanpassen. Deze korting blijft steeds geldig, ook al wordt de factuur te laat betaald.
Kredietlimiet: het bedrag dat je hier invult zal je een waarschuwing genereren bij het aanmaken van een nieuwe bestelling indien de klant een openstaand bedrag aan facturen heeft dat gelijk is aan of hoger dan deze kredietlimiet. Je zal de bestelling alsnog kunnen bevestigen.
Betaalprovider: dit veld is optioneel en hoeft alleen ingevuld te worden als je gebruik maakt van de Mollie-integratie.
Standaard financiële korting: de korting die je standaard wil toepassen op de volledige maatstaf van heffing van een factuur. Deze korting kan je per bestelling of factuur nog aanpassen. Deze korting is enkel geldig gedurende het aantal dagen dat werd ingesteld in het veld Termijn financiële korting.
Termijn financiële korting: het aantal dagen waarin een gegeven financiële korting geldig is. Dit wordt ook duidelijk op de factuur vermeld.
Communicatiegegevens
Verzendwijze documenten: je kan kiezen om documenten per e-mail te verzenden vanuit Douano ofwel via de post. In dit laatste geval vink je 'Geen' aan en kan je telkens aanduiden dat een document via de post werd verzonden.
💡 Kies je voor de optie 'E-mail' dan is het veld 'Algemeen e-mailadres' een verplicht in te vullen veld.
Algemene e-mailadressen: in dit veld kan je het algemeen e-mailadres invullen van dit bedrijf. Je kan ook meerdere adressen toevoegen door deze met een komma van elkaar te scheiden.
Algemeen telefoonnummer: in dit veld kan je het algemeen telefoonnummer van dit bedrijf invullen.
Taal: alle PDF-documenten die Douano genereert voor een bedrijf, worden opgesteld in de hier geselecteerde taal. Ook de standaard e-mailberichten worden in de gekozen taal getoond.
Standaard e-mailadressen
💡 Standaard e-mailadressen kunnen gebruikt worden om per documenttype een ander e-mailadres te gebruiken om deze documenten naartoe te zenden. Indien er geen standaard e-mailadres beschikbaar is voor een bepaald documenttype, dan worden de Algemene e-mailadressen gebruikt.
Documenttype: hier kies je voor welk type document je een ander e-mailadres wil gebruiken, zoals bijvoorbeeld Bestelling.
E-mailadressen: in dit veld vul je één of meerdere e-mailadressen in waar de documenten van het gekozen type naartoe verzonden moeten worden. Je kan meerdere adressen toevoegen door deze met een komma (,) van elkaar te scheiden.
Logistieke gegevens (optioneel)
Transportmethode: met dit veld kan je de algemene standaard transportmethode per klant instellen. In een verkoopbestelling zal deze transportmethode automatisch geselecteerd worden, maar je kan ze nog steeds overschrijven. Is de transportmethode nog niet aangemaakt? Volg dan deze 👉 gids.
Transportdrager: met dit veld kan je de algemene standaard transportdrager per klant instellen. Is de transportdrager nog niet aangemaakt? Volg dan deze 👉 gids.
Uit dezelfde batch reserveren: je kan per bedrijf instellen dat het automatisch picking voorstel van Douano zoveel mogelijk van eenzelfde lot-/batchnummer moet komen. Op die manier is het makkelijker om (grotere) bestellingen voor deze klanten steeds vanuit één lot-/batchnummer te leveren.
Accijnsgegevens
Accijnsnummer: indien het bedrijf over een accijnsnummer beschikt, kan je dit hier invullen. Dit accijnsnummer is een noodzakelijk veld indien je in Douano werkt met de EMCS-plugin.
Standaard opmerkingen op documenten
Documenttype: hier kies je voor welk type document je een standaard opmerking wil gebruiken, zoals bijvoorbeeld Bestelling.
Opmerking: de opmerkingen die je hier toevoegt voor een bedrijf worden standaard toegevoegd aan het gekozen documenttype. Deze standaard opmerkingen kan je nog overrulen bij het opmaken van een aan-/inkoopbestelling.
Interne herinneringen en waarschuwingen
💡 Op bedrijfsniveau kan je waarschuwingen en herinneringen instellen. Deze worden gedurende een aantal seconden automatisch getoond in de gekozen schermen. Je kan de waarschuwing/herinnering ook steeds opnieuw opvragen door op het blauwe driehoekje te klikken naast het bedrijf.
Scherm: selecteer het scherm waarin je de waarschuwing/herinnering voor dit bedrijf wil zien.
Opmerking: geef de opmerking in die moet getoond worden.
Begindatum: geef een begindatum in indien de waarschuwing/herinnering pas vanaf een specifieke dag moet getoond worden.
Einddatum: geef een einddatum in indien de waarschuwing/herinnering tot en met een specifieke dag moet getoond worden.
Bankrekeningen
Naam: de naam van de bank van deze bankrekening.
IBAN: het IBAN nummer van deze bankrekening. Douano zal valideren of dit een correcte bankrekening is.