💡 Om vanuit Douano documenten, zoals orderbevestiging en facturen, te kunnen verzenden zal je eerst de e-mailsjablonen moeten aanvullen.
💡 Douano heeft al heel wat standaardsjablonen voor jou klaargezet. Zo zie je sjablonen voor een 'Normaal bericht' klaar staan voor in-/aankoop en verkoop en dit telkens in de vier talen: Nederlands-NL, Nederlands-BE, Frans-BE, Engels-VS.
⇢ Ga naar Instellingen - Communicatie - E-mailsjablonen en klik op de lijn van een e-mailsjabloon om te openen.
E-mailsjablonen - Normale berichten
Algemene gegevens
In dit blok staan de gegevens reeds correct ingevuld voor het versturen van een 'Normaal bericht'.
Standaard e-mailadressen
Verstuur met e-mailadres: geef hier het e-mailadres in waarmee je naar de klant communiceert voor het verzenden van deze documenten.
⚠️ Verkoopdocumenten worden vanuit Douano verzonden met e-mailadres no-reply@mail.douano.com. Dit is een specifiek e-mailadres dat geregistreerd staat als een veilig en betrouwbaar adres van waaruit de e-mails verzonden worden via een e-mail serviceprovider.
Het reply-to adres is het e-mailadres voor verkoop. Dat betekent dat, als de klant antwoordt op de e-mail, dit bericht bij jullie zal toekomen.
Verstuur met e-mailnaam: hier kan je een alias voor het 'e-mailadres voor verkoop' ingeven die de ontvanger van de mail te zien krijgt in de inbox.
Verstuur in cc naar: geef de e-mailadressen in wanneer je facturen steeds naar meerdere adressen wil sturen. Je voegt meerdere e-mailadressen toe door een komma na elk e-mailadres te plaatsen.
Verstuur in bcc naar: wil je een blinde kopie sturen? Vul dan hier het (de) e-mailadres(sen) in waarnaar je een kopie wil sturen.
💡 Daar je mails vanuit Douano verstuurt, vind je daar geen referentie van terug in je eigen mailbox. Zo is het aan te raden een kopie van de facturen naar je eigen mailbox te sturen om daar een database aan te leggen met verzonden facturen.
Bijlagen
Voeg document toe als: standaard staat 'Pdf' al geselecteerd.
💡 Wil je, naast PDF, de factuur ook in UBL-formaat doorsturen naar de klant? Vink dit dan hier aan.
Extra bijlages: laadt de bijlage(s) op die je als extra bestand mee wilt versturen.
💡 Indien je in de tekst algemene voorwaarden gekozen hebt om deze in bijlage te verzenden, laad je hier de PDF op.
💡 De opgeladen bestanden worden naast de kader voor opladen getoond.
Sjabloon
💡 In deze stap ga je je eigen touch geven aan de sjablonen zodat die bij de eigen huisstijl passen.
💡 Je kan zowel bij Onderwerp als in het tekstbericht macro's gebruiken. Macro's zullen automatisch vervangen worden door de correcte informatie voor een specifiek bericht. Macro's gebruik je door ze tussen dubbele accolades, {{ }}, toe te voegen.
Vb: "Factuur" wordt automatisch vervangen door "Factuur 2021123" door gebruik te maken van de macro {{invoice_number}}, indien je een bericht voor factuur 2021123 uitstuurt.
Dit is de macro die je kan gebruiken voor berichten met betrekking tot bestellingen:
{{transaction_number}}: het ordernummer.
{{first_name}}: deze macro neemt de voornaam over van de persoon die ingelogd is en het document verzendt.
Dit zijn de macro's die je kan gebruiken voor berichten met betrekking tot facturen:
{{invoice_number}}: het factuurnummer.
{{trade_reference}}: de (klant)referentie.
{{invoice_due_date}}: de vervaldatum van de factuur.
{{attn}}: ter attentie van.
{{company_tag}}: het klantnummer.
{{ogm}}: gestructureerde mededeling.
{{payment_message}}: betaalinformatie van de betaalprovider (indien ingesteld bij de klant).
{{payment_link}}: betaallink (op dit moment enkel icm Mollie).
{{first_name}}: deze macro neemt de voornaam over van de persoon die ingelogd is en het document verzendt.
Herinneringen en aanmaningen
💡 De e-mailsjablonen die je hebt opgemaakt voor de standaard berichten kan je nu eenvoudig dupliceren en aanpassen voor de herinneringen en aanmaningen die je vanuit Douano wilt versturen. Klik daarvoor op het dupliceer icoon op de lijn van het e-mailsjabloon.
Bij Type bericht vervang je 'Normaal bericht' door 'Herinnering' of 'Aanmaning'.
De tekst in het sjabloon kan je nu aanpassen naar een tekst die beter geschikt is voor het versturen van herinneringen en aanmaningen. Je kan hierbij terug gebruik maken van de gekende macro's en aanvullen met volgende macro's:
{{date_last_reminder}}: datum laatste herinnering.
{{number_of_reminders}}: aantal reeds verstuurde herinneringen.
{{invoice_balance}}: openstaand bedrag van de factuur.
Leverorders
💡 Een leverorder kan je verzenden:
naar de relatie die de levering uitvoert,
met in CC de relatie die beleverd wordt,
uit naam van de vertegenwoordiger die de leverorder uitstuurt.
Daarvoor maak je gebruik van enkele macro's.
Standaard e-mailadressen
Verstuur met e-mailadres: geef de macro {{account_manager_email}} in om de mail met het e-mailadres van de vertegenwoordiger te versturen.
Verstuur met e-mailnaam: geef de macro {{account_manager_name}} in om de mail vanuit de naam van de vertegenwoordiger te versturen.
Verstuur in cc naar: geef de macro {{customer_email}} in om de mail in cc te versturen naar de relatie die beleverd wordt.
Sjabloon
💡 Ook in het sjabloon kan je een aantal macro's gebruiken.
In het onderwerp kan je met de macro {{customer_name}} verwijzen naar een bestelling voor deze klant.
In de handtekening kan je met de macro {{account_manager_name}} tekenen met de naam van de persoon die is ingelogd en de leverorde verzendt.