💡 In Douano kan je je banktransacties inladen via de MyPonto plugin. Hierdoor hoef je facturen niet meer manueel af te punten en zal dit semi-automatisch gebeuren in Douano.
💡 Wens je meer info over MyPonto? Klik dan op deze 👉 link.
💡 Wens je op te starten met deze plugin? Volg dan deze 👉 gids.
⇢ Ga naar Facturatie - Banktransacties.
💡 Banktransacties worden elke ochtend en elke middag ingeladen.
💡 Alvorens je facturen toewijst, verwijder je eerst de transacties die niets met Douano te maken hebben door deze manueel of met een Toewijzingsregel te Negeren.
Banktransacties negeren
Manueel negeren
Een banktransactie kan je eenmalig negeren door op de lijn van de transactie op het groene oogje te klikken.
Met een toewijzingsregel negeren
💡 Banktransacties die helemaal niet thuishoren in Douano kan je automatisch negeren via een toewijzingsregel.
Open de banktransactie door op de lijn van de transactie te klikken. Via het menu icoon rechts bovenaan klik je op Maak bank toewijzingsregel.
In de pop up controleer je de gegevens en kan je eventueel nog een omschrijving ingeven voor de velden 'Algemeen' en 'Criteria'.
Je kan voor dit rekeningnummer ook een regel maken die rekening houdt met een specifieke referentie of een specifiek bedrag.
Deze transactie negeer je nu nog eens manueel door bovenaan op de Negeer knop te klikken.
💡 De volgende keer dat je de binnenkomende transacties in bulk gaat toewijzen zal Douano de transacties van dit rekeningnummer automatisch negeren.
💡 Je aangemaakte toewijzingsregels vind je terug bij Instellingen - Facturatie - Toewijzingsregels banktransacties. Meer info hierover vind je in deze 👉 gids.
Banktransacties toewijzen en inboeken
In bulk toewijzen en inboeken
💡 Nu je, na het negeren van transacties, enkel nog de transacties overhoudt die moeten gekoppeld worden, kan je deze in bulk toewijzen.
Klik onder het tabblad 'Nog toe te wijzen' op In bulk automatisch toewijzen via het menu icoon rechts bovenaan en bevestig. Aan de hand van parameters zoals rekeningnummer, referentie, bedrag... gaat Douano voor de transacties op zoek naar de bijhorende factuur.
Onder het tabblad 'Toegewezen' staan de transacties die Douano automatisch kon koppelen met een factuur. Deze transacties kan je nu in bulk Inboeken door op 'In bulk inboeken' te klikken via het menu icoon bovenaan rechts. Bevestig in de pop up.
Manueel toewijzen
💡 Indien Douano voor bepaalde transacties onvoldoende informatie vindt om te koppelen, zullen deze transacties onder 'Nog toe te wijzen' blijven staan.
💡 Deze transacties kan je manueel in boeken. Hierdoor wordt het systeem steeds slimmer en zullen er na verloop van tijd steeds meer transacties automatisch toegewezen worden.
Klik op een transactie om deze te openen.
In het veld 'toewijzingen' kan je op bedrijf of factuur zoeken.
Zodra je de toe te wijzen factuur hebt gevonden en het totaalbedrag komt overeen, kan je deze Inboeken.
💡 Indien het rekeningnummer voor deze klant nog niet ingevuld is in het formulier van het Bedrijf, zal Douano voorstellen om dit rekeningnummer toe te voegen. Hierdoor zullen de transacties voor deze klant in de toekomst automatisch kunnen toegewezen worden.
Wat als totaalbedrag niet overeen komt?
Binnengekomen bedrag inboeken
💡 Indien het bedrag in de transactie niet overeen komt met het factuurbedrag kan je dit bedrag al inboeken. Op de factuur zal nog het resterende openstaande bedrag getoond worden.
Klik op een transactie om deze te openen. In het veld 'toewijzingen' kan je op bedrijf of factuur zoeken.
Pas het bedrag aan naar het bedrag dat binnengekomen is via de transactie en boek in.
Restbedrag als korting
💡 Indien het bedrag van de transactie met een klein bedrag niet overeenkomt en je wil de factuur met de transactie toch in zijn geheel inboeken, kan je dat restbedrag als een korting ingeven.
Klik op een transactie om deze te openen. In het veld 'toewijzingen' kan je op bedrijf of factuur zoeken.
Pas in de eerste lijn het bedrag aan naar het bedrag dat binnengekomen is via de transactie.
In de tweede lijn selecteer je nogmaals de factuur en geef je het restbedrag in. Bij 'Type toewijzing' selecteer je Korting.
💡 Bij Facturatie - Verkoopfacturen zie je dat de factuur voor het volledige bedrag werd ingeboekt.