En esta guía, te mostraremos las funciones relacionadas con órdenes de compra, desde como cargar una nueva orden de compra hasta las gestiones disponibles en las mismas.
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¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es un pedido a proveedor, cumple la función de una pre-compra.
Te permite generarle un pedido a tu proveedor con los productos y cantidades que necesitas comprar.
Registrar una nueva orden de compra
Pasos a seguir:
1. Ir al módulo de compras > órdenes de compra > +NUEVO.
2. Dentro de la nueva orden de compra, deberás completar los campos disponibles para cargar la misma:
>Datos del comprobante
Proveedor(*): aquí deberás elegir a que proveedor le realizaras la orden de compra, podrás buscar por nombre o haciendo clic en el botón de la lupita acceder al listado de todos los proveedores. En caso de no ser un proveedor cargado, podrás agregarlo desde el botón +.
Fecha(*): aquí deberás colocar la fecha que tendrá el comprobante.
Sucursal: aquí deberás elegir en que sucursal se realizará la orden de compra.
Depósito: aquí deberás elegir en que deposito ingresara luego la mercadería de esa orden de compra.
Personal(*): aquí deberás elegir el personal que quedara asociado a la carga de la orden de compra.
Moneda: los valores disponibles son PESOS o DÓLARES (en caso de tener la moneda agregada)
Condición de pago: aquí podrás elegir la condición de pago que tenga el comprobante. La misma debe haber sido creada previamente en sistema, para más información podés acceder a la siguiente guía ¿Cómo activar Condiciones de Pago?
Lugar de entrega: aquí podrás definir un lugar de entrega, que a modo de registro podés dejar donde debe ser entregada la mercadería.
Condiciones Entrega: podrás definir condiciones que se deberán seguir al momento de realizar la entrega de mercadería.
Fecha Entrega: podrás ingresar una fecha estimada de entrega de mercadería.
Fecha vencimiento: podrás ingresar una fecha de vencimiento para la orden de compra.
Observaciones: podrás añadir un comentario a la orden de compra.
Cotización: aquí podrás visualizar la cotización que se utilizará para el comprobante (en caso de realizarla en dólares), y de ser necesario podrás modificarla.
>Detalles del comprobante
Podrás buscar el producto por nombre o SKU (código de producto). En caso de ingresar un nombre o código exacto, el sistema de manera automática agregará el producto al listado, en caso de que no sea exacta se abrirá la búsqueda avanzada:
Código de Producto o Código de barras: podrás buscar el producto a través de su código o escaneando el código de barras.
Producto(*): podrás buscar el producto a través de su nombre.
Proveedor: podrás buscar el producto a través del proveedor que tenga configurado.
Rubro/Subrubro: podrás buscar el producto a través del rubro y subrubro que tenga configurado.
3. Por último, deberás hacer clic en generar.
4. ¡Y listo! Tu orden de compra estará lista para enviar al proveedor.
Podrás agilizar el proceso de registrar una orden de compra, utilizando la función de ASISTENTE DE COMPRA INTELIGENTE. Para más información, podrás acceder a la siguiente guía Asistente de compra inteligente.
También podrás generar una orden de compra de las siguientes maneras:
>Desde pedidos/presupuestos
Podrás registrar una orden de compra a proveedor, desde un pedido o un presupuesto generado a cliente. Esta función te será de utilidad para aquellos casos donde un cliente te genera un pedido o un presupuesto, y no tenés las cantidades suficientes de stock de los productos solicitados.
Para ellos deberás ir al módulo de facturación > pedidos o facturación > presupuestos, utilizando los filtros disponibles podrás buscar el comprobante que necesites y:
-En caso de pedido:
Deberás hacer clic en el botón de la ruedita > otras acciones > generar orden de compra.
Luego deberás cargar la orden de compra normalmente, con la diferencia de que los productos ya estarán cargados, ya que tomara la información del pedido. Allí podrás sacar productos que no quieras que estén en la orden de compra, o modificar las cantidades/costos.
-En caso de presupuesto:
Deberás hacer clic en el botón de la ruedita > generar orden de compra.
Luego deberás cargar la orden de compra normalmente, con la diferencia de que los productos ya estarán cargados, ya que tomara la información del presupuesto. Allí podrás sacar productos que no quieras que estén en la orden de compra, o modificar las cantidades/costos.
Gestionar órdenes de compra
Desde una orden de compra generada, podrás realizar diferentes acciones que se encuentran disponibles.
Deberás ir al módulo de compras > órdenes de compra y allí podrás acceder al listado de todas las órdenes que fueron cargadas.
Tendrás disponibles filtros que te ayudaran en la búsqueda de las órdenes de pago que necesites gestionar.
>Acciones
Desde cada orden de compra, podrás acceder al botón de la ruedita para gestionar la misma:
Imprimir: podrás imprimir la orden de compra en formato A4, A5 y en caso de tener una impresora térmica de tickets integrada, también en formato Ticket.
Generar Factura: podrás convertir la orden de compra en una factura o comprobante de compra.
Recepcionar: podrás recepcionar la mercadería de la orden de compra para hacer ingreso de stock.
Modificar: si la orden de compra no fue ni facturada ni recepcionada, podrás editar la misma y cambiar la información que necesites.
👉Si la orden de compra se facturó o recepcionó de manera parcial, ya no será posible editar la misma.
Anular: podrás cancelar la orden de compra realizada.
Duplicar Ord. Compra: podrás duplicar la orden de compra, para no tener que cargar todos los datos desde 0.
-Posibles situaciones:
*El proveedor te envía la factura junto con la mercadería:
En este caso, deberás elegir la acción de facturar y desde la nueva compra podrás cargar el comprobante o factura y generar la recepción para que se haga todo junto y queden los procesos asociados.
*El proveedor te envía la factura y un tiempo después la mercadería:
En este caso, deberás elegir la acción de facturar y desde la nueva compra no realizar la recepción de compra para que no se genere el ingreso de stock.
Recién cuando tu proveedor te envía la mercadería, deberás buscar la compra ya generada (factura o comprobante de compra) y desde el botón de la ruedita de la misma, hacer clic en recepcionar. De esta forma los 3 procesos te quedarían relacionados entre sí.
Si generas la recepción desde la orden de compra y no desde la compra misma, te quedará, por un lado, el comprobante y por otro la recepción, y no quedarán relacionados entre ellos.
*El proveedor te envía la mercadería y un tiempo después la factura:
En este caso, deberás elegir la acción de recepcionar (para que se genere el ingreso de stock).
Una vez que tu proveedor te envíe la factura o comprobante, deberás buscar la recepción de compra realizada y desde el botón de la ruedita de la misma, hacer clic en facturar. De esta forma los 3 procesos te quedarían relacionados entre sí.
Si generas la compra desde la orden de compra y no desde la recepción misma, te quedará, por un lado, el comprobante y por otro la recepción, y no quedarán relacionados entre ellos.
>Otras acciones
Dentro del módulo de órdenes de compra, podrás encontrar acciones que rigen para todo el listado:
Exportar: podrás descargar todo el listado de órdenes de compra en un archivo Excel.
Configurar: podrás realizar configuraciones relacionadas con las órdenes de compra:
*Mostrar número de producto: en la impresión de la orden de compra, podés elegir mostrar el código de producto que tenés configurado en tu cuenta Dux.
*Mostrar código externo: en la impresión de la orden de compra, podés elegir mostrar el código externo que tenés configurado en tu cuenta Dux.
*Ocultar precio en impresión: en la impresión de la orden de compra, podés determinar si va a mostrar el precio del producto o no.
*Permite cargar sin precio: podrás generar una orden de compra sin incluir el precio del producto.
*Leyenda orden compra: en la impresión de la orden de compra, podés dejar predefinida una leyenda para que salga al final del comprobante.
*Leyenda ticket orden compra: en la impresión con formato ticket de la orden de compra, podés dejar predefinida una leyenda para que salga al final del comprobante.
*Envío mail: podrás dejar un asunto y/cuerpo de mensaje para el envío de mail de las órdenes de compra.
Estamos para acompañarte en lo que necesites.
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