O objetivo deste artigo é ajudar os organizadores de retiros e acampamentos na configuração dos seus eventos aqui na E-inscrição. 🚀

São mais de 10 anos organizando e promovendo eventos religiosos, e algumas ferramentas você só encontra aqui na E-inscrição. Por isso, vamos direto às dicas para explorar ao máximo as ferramentas disponíveis.
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Nota: Se você estiver começando agora, sugiro que veja o tutorial de primeiros passos para a configuração de um evento.
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​Importante: certifique-se de respeitar as leis vigentes na sua cidade e adotar todos os protocolos de proteção ao COVID-19.
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​1 - Flexibilize as formas de pagamento
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Geralmente, os retiros e acampamentos são os eventos de maior custo para o participante e é comum que mais de um membro da família participe do encontro. Outra realidade é da equipe, que em alguns casos, também paga para poder servir no encontro. Geralmente, são pessoas que estão envolvidas em outros eventos da igreja e participam de forma recorrente.
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Pensando nisso, que tal disponibilizar para o seu público o parcelamento em até 12x no boleto?! Esse é um recurso exclusivo E-inscrição, que vai dar aquele incentivo extra para que ninguém fique de fora! Veja aqui como configurar.
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2 - Use os dados para ajustar a logística e encantar os participantes
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O formulário de inscrição é um aliado poderoso para conhecer o perfil dos participantes, e no caso de retiros e acampamentos, detalhes fazem muita diferença, afinal, o evento tem em média 72 horas de duração.
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E pra que você mande bem e receba os participantes com zelo e excelência, preparamos uma lista de perguntas que você pode criar no formulário:
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Lista de opções (respostas: sim/não):
- É PCD (Pessoa Com Deficiência)?
- É membro da sua organização/igreja?
- Participa de uma célula / pequeno grupo?
- Nome e telefones de um amigo ou parente que não irá no Retiro
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Campo de texto:
- Se sim, qual tipo de deficiência?
- Nome e telefone do Líder de Célula / Pequeno Grupo
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Além de campos básicos como: data de nascimento, sexo, celular e estado civil.
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Uma dica que damos é levantar alguns dados posteriormente à confirmação do participante, como:
- Possui alguma restrição alimentar?
- Faz uso de algum medicamento controlado / contínuo?
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Esses dados vão te ajudar a ser inclusivo:
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- Ter o cuidado necessário com PCDs. A organização do evento precisa estar apta para hospedar as PCDs em quartos adaptados (sempre que possível) e de fácil acesso, auxiliar na locomoção dos mesmos durante toda a programação do evento, providenciar tradutores de libras e o que for necessário para que todos sejam incluídos e tenham uma experiência incrível;
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- Preparar a alimentação considerando restrições alimentares. Imagina uma pessoa que é diabética passar 3 dias no seu retiro, onde as refeições contém opções diet, o café da manhã tem frutas, o almoço tem uma sobremesa diet. Oferecem pra ela suco e refrigerante sem açúcar, o lanche tem um bolinho sem açúcar. Para essa pessoa, o adoçante não é um detalhe, faz toda a diferença!
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​Dica de ouro: aproveite os contatos de parentes e amigos não só para casos de emergência, mas para surpreender o participante. Em alguns retiros esses dados são utilizados para preparar cartinhas e mimos para o participante.
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​3 - Seja transparente! Crie um SAC do evento
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Se tem uma coisa que é comum nos retiros e acampamentos, são as dúvidas. Por isso, é fundamental a organização do evento disponibilizar na página do evento um SAC com as principais respostas, a fim de preparar o seu público para ter uma ótima experiência e levar somente o essencial para o encontro:
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- o que levar (itens de higiene pessoal, roupa de cama, máscara, álcool em gel, repelente);
- ponto de encontro e check in (local e horário);
- transporte individual / coletivo (estacionamento, carona);
- uso da piscina e quadra;
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​4 - Faça uma cadência de contato pré-evento. Prepare o público para o encontro!
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O retiro começa antes mesmo do encontro! Mantenha o contato com os participantes, gerando expectativa neles com conteúdo relevante para prepará-los para os dias de retiro. Utilize nossa ferramenta gratuita de envio de e-mails.
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​5 - Gerencie a hospedagem sem sair da plataforma.
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Sim! Você pode gerenciar a hospedagem dos participantes sem sair da plataforma. O pessoal da logística a.d.o.r.a essa ferramenta! Veja aqui como utilizar.
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​6 - Venda a próxima edição durante o evento
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Se fizer sentido para o seu retiro, reserve um momento durante o encontro para vender a próxima edição com exclusividade para os participantes. Aproveite a emoção do momento e prepare aquele lote especial para esse público! Imagina vender 80% das inscrições antes mesmo de divulgar para o grande público? É possível e acontece com grande frequência em retiros de casais e acampamentos de jovens.
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​7 - Dica bônus
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A E-inscrição possui um recurso de campos internos, que você pode utilizar para fazer anotações na inscrição do participante, sem que o mesmo tenha acesso a esses dados. Sabe aquela observação que você anota em um bloco de notas ou em uma planilha à parte? Pode deixar ela de lado e configurar o campo agora mesmo.
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Nós já vimos esse campo ser usado de diversas formas, agilizando processos e facilitando a comunicação dos organizadores do evento. Adapte à sua realidade.
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Preparamos um evento como exemplo pra te inspirar: Retiro Vitoriosos 2022 😃
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Gostou das dicas? Conta pra gente.

Desejamos a todos os nossos organizadores, eventos de sucesso e abençoados! Estamos aqui para ajudá-los! 🚀
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