Verwenden Sie Zertifikatsvorlagen, um Aussehen und Daten auf Zertifikaten für Lernpfade, Events und Lernreisen zu standardisieren. Diese Anleitung erklärt, wie Sie auf Vorlagen zugreifen, sie erstellen und gestalten, ihren Status verwalten und Best Practices befolgen.

Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf Zertifikatsvorlagen, die für Zertifikate von Lernpfaden, Events oder Lernreisen verwendet werden. Um die Liste der Zertifikatstypen zu verwalten, aus denen Benutzer bei Uploads eigener externer Zertifikate wählen können, öffnen Sie Administration → Zertifikatstypen. Erfahren Sie hier mehr.

Wer kann diese Funktion nutzen?

Verfügbar für Benutzer mit der Rolle Besitzer
Verfügbar in allen Plänen
Verfügbar auf Desktop

Zugriff auf Zertifikatsvorlagen

Öffnen Sie den Bereich Administration und wählen Sie in der linken Navigation Zertifikatsvorlagen aus.

Die Vorlagenliste verstehen

Die Liste zeigt alle Vorlagen mit folgenden Spalten:

Titel: Der Name der Vorlage
Status: Entwurf oder Veröffentlicht
Verwendungen: Die Anzahl der Entitäten, die die Vorlage derzeit nutzen
Erstellt von: Der Benutzer, der die Vorlage erstellt hat
Zuletzt aktualisiert am: Datum der letzten Änderung

Verfügbare Aktionen:

+ Zertifikatsvorlage: Neue Vorlage erstellen
Einträge filtern: Nach Sprache, Ersteller und letztem Aktualisierer filtern

Suchen und filtern

Verwenden Sie die Suchleiste oberhalb der Liste, um nach dem Vorlagentitel zu suchen.

Nutzen Sie Einträge filtern, um Vorlagen schnell nach Sprache, Erstellt von und Zuletzt aktualisiert von zu finden.

Eine Vorlage erstellen

Klicken Sie auf + Zertifikatsvorlage.
Geben Sie einen Titel ein.
Wählen Sie einen Aktivitätstyp: Lernpfad, Event oder Lernreise.
Wählen Sie die Sprache aus.
Klicken Sie auf Vorlage erstellen.

Hinweis: Den Aktivitätstyp können Sie nach dem Erstellen der Vorlage nicht mehr ändern.

Die Vorlage gestalten

Öffnen Sie die Zertifikatsvorlage, gehen Sie zum Bereich Vorlagendesign und klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Zertifikatsdatei hochzuladen und Felder zuzuordnen.

DOCX hochladen: Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie Ihre Microsoft Word-.docx-Datei aus.
Live-Vorschau: Rechts sehen Sie eine Vorschau Ihres Zertifikats.
Erkennung benutzerdefinierter Felder: Fügen Sie Variablen in Ihrer DOCX mit geschweiften Klammern ein (zum Beispiel: {userName}). Das System erkennt diese Variablen und listet sie als Benutzerdefinierte Felder auf.
Variablen zuordnen: Wählen Sie für jede erkannte Variable ein Datenbankfeld oder Textfeld, um statischen Text einzugeben.

Unterstützte Variablen

Fügen Sie in Ihrer DOCX-Datei Variablennamen zwischen geschweiften Klammern ein (zum Beispiel: {learningPathTitle}). Anschließend können Sie Ihre Variablen Benutzer- oder Entitätsdaten zuordnen, die von der edyoucated-Plattform automatisch gefüllt werden

Allgemein: Empfängername, Empfänger-E-Mail, Verifizierungslink, Ausgestellt am, Organisationsname
Events: Event-Titel, Startdatum, Enddatum
Journeys: Lernreisen-Titel, Startdatum, Enddatum
Lernpfade: Lernpfad-Titel, Lernpfad abgeschlossen am

Sie können in der Zuordnung auch Textfeld auswählen. Das bedeutet, dass Sie beim Zuweisen der Vorlage zu einem bestimmten Lernpfad, Event oder einer Lernreise einen statischen Wert für das Feld eingeben können.

Klicken Sie auf Design speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

Hinweis: Wenn Ihre DOCX keine Variablen enthält, kann die Plattform keine Benutzer- oder Entitätsdaten einfügen. Fügen Sie Variablen für personalisierte Inhalte hinzu.

Vorlagendetails bearbeiten

Öffnen Sie die Zertifikatsvorlage, gehen Sie zum Bereich Details und klicken Sie auf Bearbeiten, um Titel, Beschreibung und Sprache zu aktualisieren. Der Aktivitätstyp ist nach dem Erstellen fix und kann nicht geändert werden.

Veröffentlichen und Status

Vorlagen haben drei Zustände:

Entwurf: Die Vorlage ist in Entitäten nicht zur Auswahl verfügbar.
Veröffentlicht: Die Vorlage kann in Entitäten ausgewählt und genutzt werden, die denselben Typ wie der Aktivitätstyp der Vorlage haben (Lernpfad, Event oder Lernreise).
Veraltet: Veraltete Vorlagen können nicht mehr für neue Zertifikatskonfigurationen verwendet werden. Bereits bestehende Konfigurationen funktionieren weiterhin.

Hinweis: Sie können eine Vorlage mit dem Status Veraltet reaktivieren. Der Status wechselt zu Veröffentlicht.

Vorlagen-Verwendung

Der Bereich Vorlagen-Verwendung listet alle Referenzen auf, in denen die Vorlage konfiguriert ist. Sie können auf die verlinkten Entitäten klicken, um deren Detailseiten zu öffnen.

Eine Vorlage löschen

Bewegen Sie in der Liste der Zertifikatsvorlagen den Mauszeiger über einen Vorlagennamen.
Klicken Sie auf das Löschsymbol.
Bestätigen Sie mit einem Klick auf Zertifikatsvorlage löschen.

Hinweis: Sie können eine Vorlage nur löschen, wenn sie von keiner Entität verwendet wird. Wenn eine Vorlage in Verwendung ist, zeigt die Oberfläche eine Warnung an und blockiert das Löschen, bis die Vorlage aus allen Verwendungen entfernt wurde.

Schriftartenunterstützung

Vorlagen unterstützen Standardschriftarten. Benutzerdefinierte Schriftarten werden möglicherweise systemübergreifend nicht wie erwartet dargestellt.

Bitte stellen Sie sicher, dass die .docx-Datei, die Sie für die Vorlage verwenden, unter Microsoft Word 365 problemlos funktioniert. In einigen seltenen Fällen können sich die Layouts von Vorlagen, die mit Mac-basierten Microsoft-Word-Versionen erstellt wurden, von dem unterscheiden, was generiert wird.